• Sköta löpande bokföring.
• Sköta rapportering och betalning till Skatteverket.
• Se till att tillräckligt med pengar finns innan beställning eller köp.
• Ha koll på utfall kontra budget och göra prognoser löpande under året.
• Förse styrelsen och revisorerna med viktig information under året.
• Göra bokslut och ta fram underlag för beslut till årsmötet.
• Ta fram ekonomiska underlag för uppföljning till styrelsen.
• Förse revisorer med nödvändiga och efterfrågade underlag.
• Ta fram lämplig nivå på kommande års lokala medlemsavgift.
• Ta fram förslag till kommande års budget.

• Betala aldrig ut ersättningar till dig själv utan att någon annan i styrelsen attesterat (skrivit under och godkänt) underlaget.
• Kvitton är oftast inte arkivbeständiga, utan texten bleknar relativt fort. All bokföring ska arkiveras i sju år så det kan vara bra att ta en kopia på originalkvitton (originalet häftas då ihop med kopian).
• Använd nya pärmar vid nytt år, så är det enkelt att hitta och gallra när det är dags.
• Om du använder bokföringsprogram i din dator, glöm inte att ta backup. Om du använder Swedbanks e-bokföring behöver du inte ta backup, utan då görs det automatiskt.

Här finns några saker som är bra att tänka på om du är ny i din roll som kassör.

• Boka en tid för överlämning med tidigare kassör, om det är möjligt. Förbered dig med frågor.
• Kontrollera alla balanskonton, alltså kolla så att saldot på banken stämmer överens med vad som står i bokföringen. Räkna eventuell handkassa. Se om det finns några bokförda skulder (utöver eget kapital). Stämmer i så fall dessa skulder? Ju tidigare du hittar frågor eller fel, desto mer sannolikt är det att den tidigare kassören kan hjälpa dig att räta ut frågetecknen.
• Ta reda på var nödvändiga dokument finns, till exempel tidigare års bokföring och beslutsunderlag. Beslutsunderlag kan till exempel vara budget, policydokument, firmateckning, attestordning, årsmötesbeslut eller styrelsebeslut.
• Gå igenom dokumentation och se till att ordna administrationen som du vill ha den, för att få den ordning som fungerar för dig. Både du, styrelsen och revisorerna ska kunna hitta bokföringen, kontoutdrag, blanketter från Skatteverket med mer.
• Lita inte automatiskt på hur det är gjort tidigare. Föreslå förändringar om du hittar något du inte förstår eller tycker kan göras bättre. Vid större förändringar kan det vara bra att ta upp det i styrelsen, så att alla får samma information och möjlighet att komma med synpunkter.
• Kontakta revisorerna för att skapa kontakt. Vad förväntar de sig av dig?
• Se till att ändra firmateckningen. Det kräver ett styrelsebeslut. Vanligen är kassören också firmatecknare. När det finns protokoll på att du är firmatecknare, kontakta banken för att ändra behörigheter och skapa kontakt med banken.
  Om firmatecknare (docx)
• Använd aldrig privata konton för klubbens eller avdelningens medel. Vision rekommenderar starkt att skapa konton för den juridiska personen (klubben eller avdelningen) eftersom det inte är lämpligt att blanda privata konton med annan juridiskt person. Annars kommer till exempel klubben eller avdelningens saldo att ingå i privatpersonens dödsbo om privatpersonen avlider.

• Ekonomisk granskning vid bokslut, men bör även göras löpande under året.
• Verksamhetsgranskning, bland annat att kontrollera att beslut som tas stämmer överens med medlemmars och avdelningens intressen och stadgar.
• Ta del av relevanta handlingar under året.
• Ta initiativ till att förbättra rutiner och arbetssätt.
• Vara ett stöd för styrelsen.
• Skriva revisionsberättelsen och föreslå det beslutande årsmötet om styrelsen ska få ansvarsfrihet. Detta är inget självklart beslut, utan du som revisor ska tänka på att du företräder medlemmarnas intressen.
• Delta på årsmötet och där läsa upp revisionsberättelsen.

Om du som revisor hittar något som inte stämmer ska du agera, till exempel något som avviker från fattade beslut.

1. Börja med att ta upp saken med den berörda personen. Det kan vara ett missförstånd eller något som enkelt kan justeras.
2. I andra hand ska du ta kontakt med styrelsen.
3. I sista hand ska du ta upp saken i revisionsberättelsen som underlag för beslut av medlemmarna på årsmötet. Innan du gör detta är det bra om kassören eller styrelsen har haft chans att åtgärda problemen eller felaktigheterna. Om de inte åtgärdar saken kan du ta upp det i revisionsberättelsen.

Så här står det i Visions stadgar om dina uppgifter som revisor:

"Vid årsmötet utses revisorer, och suppleanter för dem, som ska granska styrelsens förvaltning och avdelningens räkenskaper. När revisionen är verkställd ska revisionsberättelsen lämnas till styrelsen senast fjorton dagar före årsmötet. Revisorerna ska ha ständig tillgång till avdelningens alla böcker, räkenskaper och övriga handlingar."

Revisorerna ska följa ekonomin och verksamheten under året och kan ge stöd och råd till styrelsen samt ta initiativ till förbättringar. Den ekonomiska granskningen ska ske löpande under verksamhetsåret genom kontroll av bokföringen. Bokföringen ska vara förd med "noggrannhet och ordning".

Löpande granskning

Kontrollera att

• det finns verifikationer till samtliga transaktioner och att kostnaderna är relevanta för verksamheten.
• det finns utsedd och behörig firmatecknare.
• attestinstruktioner och betalningsrutiner följs.
• attester finns på utbetalningar.
• skyldigheter mot Skatteverket har skötts, till exempel betalning av arbetsgivaravgifter.
• kontrolluppgifter har lämnats till Skatteverket och berörd person om skattepliktiga ersättningar utbetalats.
• bokföringen följer uppgjord kontoplan och budget.

Bokslutsgranskning

Kontrollera att

• balansräkningen balanserar, det vill säga tillgångs- och skuldsidan är lika stora.
• samtliga balansposter kan styrkas, till exempel med årsuppgift från banken.
• utgående balans från föregående år stämmer överens med ingående balans för innevarande år.
• årets resultat är detsamma i både resultat- och balansräkningen.
• kostnader och intäkter har blivit bokförda på rätt räkenskapsår.

Verksamhetsgranskning

Kontrollera att

• uppgifterna i verksamhetsberättelsen och i resultat- och balansräkningen är korrekta.
• verksamhetsberättelse och resultat- och balansräkning är underskrivna av hela styrelsen.
• beslut inte strider mot stadgarna.
• beslut överensstämmer med medlemmarnas och avdelningens eller klubbens intressen.
• beslut på medlemsmöten och styrelsemöten har verkställts.
• det finns protokoll och att de är riktigt numrerade, underskrivna och justerade.

Avvikelser måste åtgärdas

• Lämna i första hand anmärkningen muntligt till den eller de personer som är berörda.
• Revisorerna kan också skriftligt redogöra för synpunkter på styrelsen arbete. Dessa synpunkter och uppgifter behöver inte ingå i revisionsberättelsen.
• Rättas inte felen till efter anmärkningarna är det medlemmarna som via revisionsberättelsen på årsmötet ska ta ställning till vad som ska göras.

Vänd dig till Vision om du har frågor eller behöver stöd.

Revisionsberättelsen

Revisionsberättelsen är en redovisning av utfört arbete som revisorerna lämnar till årsmötet. I denna skriver revisorerna också sitt förslag till beslut. Revisionsberättelsen ska innehålla uppgift om

• vad som har granskats.
• förslag till beslut om fastställande av resultat- och balansräkning.
• förslag till beslut om ansvarsfrihet för styrelsens ledamöter.