Riktlinjer och material

En uppdragshandling är en beskrivning av vad som ingår i ett visst fackligt uppdrag. Uppdragshandlingen kan vara bra för dig som har uppdraget, dina kollegor och din arbetsgivare.

Uppdragshandlingen kan också användas

• av valutskottet, för att förklara vad ett visst fackligt uppdrag innebär
• vid konstituerande sammanträde, för att prata arbetsfördelning
• när du och andra förtroendevalda verksamhetsplanerar och fördelar ansvar mellan er.

Uppdragshandlingar för olika roller

• Uppdragshandling Vision-ombud (pdf)
• Uppdragshandling ledamot avdelningsstyrelse (pdf)
• Uppdragshandling ledamot klubbstyrelse (pdf)
• Uppdragshandling ledamot sektionsstyrelse (pdf)
• Uppdragshandling ordförande (pdf)
• Uppdragshandling kassör (pdf)
• Uppdragshandling revisor (pdf)
• Uppdragshandling valutskott (pdf)
• Uppdragshandling skyddsombud (pdf)
• Uppdragshandling huvudskyddsombud (pdf)
• Uppdragshandling kursledare (pdf)
• Uppdragshandling bolagsstyrelse (pdf)
• Uppdragshandling chefsombud (pdf)
• Uppdragshandling ansvarig för löneprocessen (pdf)
• Uppdragshandling klimatombud (pdf)
• Uppdragshandling koncernombud (pdf)

Detta är förbundsstyrelsens rekommendationer om arvoden för förtroendevalda.

• Utgångsläget för en avdelning eller klubb i Vision är att det inte utgår arvoden för fackliga uppdrag.
• Arbetet som förtroendevald måste organiseras på ett sådant sätt att den ideella arbetsinsatsen blir rimlig.
• Om medlemmarna i avdelningen eller klubben ändå vill arvodera vissa uppdrag ska det beslutas på ett medlemsmöte en gång per år och vara en egen dagordningspunkt. Medlemmarna ska vid medlemsmötet motivera varför arvode bör utgå och vilken nivå på arvoderingen som föreslås för respektive uppdrag.
• Storleken på arvodena måste vara rimliga utifrån arbetsinsats och de ekonomiska förutsättningarna hos avdelningen eller klubben.
• Hur stor andel (i procent) av avdelningens eller klubbens budget som går till arvoden och andra ersättningar till förtroendevalda ska redovisas i samband med medlemsmötets beslut om arvoden.
• Utgångsläget är att förtroendevalda inte tar emot ersättningar från arbetsgivaren för fackliga uppdrag.
• Om förtroendevalda ändå får ersättning från arbetsgivaren för det fackliga uppdraget ska det redovisas årligen på ett medlemsmöte.
• Revisorerna i avdelningen eller klubben har ett särskilt ansvar att föra diskussioner med styrelse och medlemmar om dessa rekommendationer och hur de tolkas i avdelningen eller klubben.
• När det gäller arvoden av förbundsstyrelsen och andra centrala uppdrag inom Vision så regleras det i stadgarna att det är förbundsmötet som beslutar om dessa arvoden. Arvodena redovisas och diskuteras öppet i samband med förbundsmötet.

Förbundsstyrelsens rekommendation för arvoden i avdelningar och klubbar (pdf)

Här finns stöd för samtal för att utveckla styrelsearbetet och för att du ska kunna utbyta tankar om ditt uppdrag och om Visions lokala fackliga arbete.

Dialogen

• handlar om dig och ditt förtroendeuppdrag, dina förutsättningar samt dina utvecklingsbehov utifrån ditt uppdrag
• genomförs mellan dig och en annan förtroendevald i din avdelning eller klubb
• bygger på ömsesidig respekt och gärna med öppet och nyfiket sinne
• blir bäst om var och en är förberedd – ta fram uppdragshandling samt Visions mål, strategier och verksamhetsplan och reflektera över hur de påverkar dig.

Dialog om mitt uppdrag, faktablad och handlingsplan (pdf)

I det dagliga arbetet uppkommer en hel del handlingar. En del är bara arbetsmaterial och annat ska arkiveras.

Vision har arbetat fram en dokumenthanterings­plan för förtroendevalda, för att få en enhetlig dokument­hantering och inte råka ut för att viktiga dokument kastas.

I dokumenthanteringsplanen kan du se

• vilka dokument som ska sparas, gallras eller kastas
• hur länge dokumenten ska sparas innan du får gallra dem
• var dokumenten ska slutförvaras.

Alla handlingar i pappersformat ska sparas i två arkivexemplar i mån av plats. Du ska rensa dubbletter, kladdpapper, kopior utan anteckningar samt gem, tejp, plastfickor, post-its och annat som kan skada handlingarna. På de volymer som ska gallras ska du skriva du årtal och en anteckning om när de kan gallras.

Dokumenthanteringsplan för Visions förtroendevalda (xlsx)

GDPR för dig som förtroendevald

Om du har frågor om arkivering kan du kontakta Åsa Söderberg som är arkiveringsansvarig på Vision.

Telefon:

08-789 63 43
070-397 67 74

Mejladress:

asa.soderberg@vision.se

Vision arrangerar många konferenser och utbildningar. Vi har tydliga riktlinjer som ställer krav på konferensanläggningar och kursgårdar.

Boka anläggning

Tänk på att Vision kräver att anläggningen har kollektivavtal. Hör också om anläggningen serverar Fairtrade-märkta produkter. Utgå från tanken att Vision är en Fair Union. Vision anlitar även bara talarförmedlare med kollektivavtal.

Riktlinjer för konferensbokning (pdf)

Riktlinjer för bjudning av alkohol (pdf)

Schyst matbord

Riktlinjerna gäller också maten som serveras. Vision vill erbjuda ett schyst matbord när vi träffas på konferenser och utbildningar. En så stor konferensköpare som Vision har stor möjlighet att påverka.

Schyst matbord (pdf)

Digitaliseringen och annan utveckling gör att fackliga utbildningar inte längre ser ut som de gjorde förut.

Här hittar du en beskrivning av hur Vision tolkar möjligheterna till ledighet för facklig utbildning enligt förtroendemannalagen.

Ledighet vid fackliga utbildningar (docx)

Använd den här blanketten när du vill nominera någon till ett uppdrag, eller dela ut den när du vill uppmana andra att nominera någon.

Nomineringsblankett (pdf)

Resebyrå

Vision har ett avtal med American Express Global Business Travel (GBT). Avdelningar och klubbar kan välja att använda sig av avtalet.

Boka resor

Resepolicy

I Visions resepolicy finns regler för resor och aktiviteter. Läs den innan du bokar din resa.

Visions resepolicy (pdf)

Reseräkningar för resor och aktiviteter som ordnas av Vision på central regional nivå ska du registrera i systemet Flex HRM.

Reseräkning (logga in)

Visions avdelningar, klubbar och pensionärssektioner beslutar själva vilken nivå på ersättningar som gäller vid lokalt anordnade aktiviteter. Kontakta din avdelning, klubb eller pensionärs­sektion om du har frågor om detta.

Kontakta Vision om du har frågor om rese­räkningen eller om beräkningar av förlorad arbetsinkomst.

Kontakta Vision

Inför semestern behöver er avdelning eller klubb fördela lokala kontaktpersoner för semesterperioden och kommunicera det till medlemmar och arbetsgivare. Här finns Visions rutiner för hur ni hänvisar till lokala kontaktpersoner.

Rutin för hänvisning under semesterperioder