Bokföring och bokföringsprogram
Om avdelningen eller klubben har någon ekonomi, alltså inkomster och utgifter samt pengar på banken eller i handkassa, ska bokföring ske. Här är några regler och tips.
Så här står det i stadgarna
Räkenskaper skall avslutas för varje kalenderår och tillsammans med styrelsens protokoll, vara tillgängliga för revisorerna den sista februari eller senast 21 dagar före avdelningens årsmöte.
Kassören har hand om avdelningens ekonomi i enlighet med avdelningsstyrelsens anvisningar och beslut.
Om ni är en liten klubb räcker det ofta att göra manuell bokföring i kassabok. Annars bokför ni i ett bokföringsprogram.
Det vanliga är att ni bokför enligt kontantmetoden. Det innebär att fakturor bokförs när ni betalar dem (till skillnad från faktureringsmetoden som innebär att fakturor bokförs en gång när de erhålls och en gång till när de betalas, faktureringsmetoden används oftast av större företag).
I e-utbildningen för kassörer lär du dig mer om bokföring (debet och kredit), bokslut, skatter mm.
Gå till e-utbildningarna (logga in)
Spårbarhet
Alla bokföringshändelser ska vara spårbara. Detta innebär att om ni för manuell kassabok får blyerts inte användas eftersom det går att radera. Alla ändringar ska vara tydliga. I bokföringsprogram är detta inbyggt, det går inte att ta bort något ur bokföringen utan att det syns. Detta gör att Excel inte är ett godkänt program för bokföring.
Bokföringsprogram
Ni väljer själva om ni vill ha manuell bokföring eller ett bokföringsprogram. Om ni ska ha ett bokföringsprogram väljer ni själva vilket. Ett bokföringsprogram som Vision kan rekommendera är Swedbanks e-bokföring som många avdelningar redan använder. Det är ett webbaserat system som är direkt kopplat till ert bankkonto i Swedbank. Varje transaktion på kontot skapar automatiskt en post i bokföringen. I månadsavgiften till Swedbank ingår dessutom både tekniksupport och bokföringsrådgivning.
Vid köp av annat bokföringsprogram, tänk på att leverantören ska ha kollektivavtal.
Att tänka på vid byte av bokföringssystem:
- Det är lämpligt att göra bytet vid nytt bokföringsår.
- Glöm inte att registrera ingående balanser.
- Passa på att se över kontoplanen och uppdatera vid behov.
Bokföringsrapporter
I alla bokföringssystem finns ett antal inbyggda rapporter. Här är en genomgång av de viktigaste:
- Resultaträkning. Sammanställning av alla intäkter och kostnader.
Resultaträkningen visar om det finns ett överskott (mer intäkter än kostnader) eller underskott (mer kostnader än intäkter). Resultaträkningen avslutas årligen med att bokföra årets resultat (över- eller underskott). Detta nollställer året och nya året börjar med en tom resultaträkning.
- Balansräkning. Sammanställning av alla tillgångar och skulder.
I skulderna ingår posten Eget kapital. Detta kan beskrivas som föreningens skuld till medlemmarna. Det egna kapitalet består av samtliga tillgångar (bank, kassa med mer) minus eventuella skulder (till exempel skuld till leverantör). Vid nytt år överförs föregående års saldo (utgående balans) till nya årets ingående balans. Tänk också på att överföra årets resultat till eget kapital vid nytt år.
- Huvudbok. Rapport som visar alla kontohändelser per konto.
- Verifikationslista. Rapport som visar alla verifikationer i nummerordning.
- Saldolista. Visar saldo på samtliga konton.