Budget och prognos
Budgeten är en prognos för vad den verksamhet som ni vill genomföra kommer att kosta. Grunden för budgeten är den verksamhetsplan som ni i styrelsen lägger fram till medlemmarna att besluta om. Det är medlemmarna på höstmötet som beslutar om kommande års budget.
Budgeten är en central handling i styrelsearbetet, eftersom den talar om hur medlemmarna vill använda pengarna.
När du som kassör gör ett budgetförslag ska du titta på
- verksamhetsplanen
- föregående års budget
- faktiskt utfall föregående år.
Titta på föregående års siffror, men tänk efter vad som behövs inför kommande år och gör de förändringar som du anser behövs. Var realistisk!
I bokföringsprogram finns ofta valet att ha med föregående års siffror i resultatrapporten för jämförelse.
Budgeten består av
- intäkter
- kostnader
- beräknat resultat (intäkter minus kostnader).
Intäkter
- Vilka intäkter kan ni räkna med?
- Kommer antalet medlemmar att öka eller minska?
- Vad kan ni göra för att rekrytera fler medlemmar?
Kostnader
- Vilka kostnader kommer ni att ha under året?
- Vad kommer medlemsaktiviteter, styrelsemöten och utbildningar att kosta?
- Vad kommer ni att behöva köpa in?
- Kommer ni att betala ut arvoden under året och kommer det i så fall innebära att ni får betala arbetsgivaravgifter?
Beräknat resultat
Om kostnaderna verkar bli större än intäkterna behöver ni ställa er några frågor:
- Har ni överskott från tidigare år som ni kan använda er av?
- Kan ni planera aktiviteterna på ett annat sätt med lägre kostnad, eller måste ni ställa in några?
Eget kapital
För att klara löpande utgifter rekommenderar Vision att ni i avdelningen eller klubben har 3–6 månaders kostnader i eget kapital. Har ni anställd personal bör det egna kapitalet uppgå till minst en årslönekostnad.
Tänk på att ha en kontoplan som överensstämmer med budgeten. Annars blir det svårt att göra prognoser under kommande år.
Förslag till kontoplan
Budgetuppföljning och prognos
Under året är det viktigt att göra budgetuppföljningar (vad har hänt?) och prognoser (vad väntas hända under resten av året?)
Om uppföljningen visar på avvikelser från budgeten ska ni se om ni måste prioritera om för att få ett bokslut som stämmer överens med budgeten. Eventuella avvikelser ska ske medvetet och beslutas i styrelsen.
Exempel på budgetuppföljning
Så här kan det se ut vid en budgetuppföljning efter första kvartalet.
|
|
Årsbudget |
Utfall 31/3 |
Prognos 31/12 |
Kommentar prognos |
| Intäkter |
|
|
|
|
| Medlemsavgifter |
50 000 kr |
12 000 kr |
50 000 kr |
Budgeten blir 12 500 kr per kvartal vilket gör att utfallet är något under budget. Behöver någon justering göras? |
| Summa intäkter |
50 000 kr |
12 000 kr |
50 000 kr |
|
| |
|
|
|
|
| Kostnader |
|
|
|
|
| Årsmöte |
10 000 kr |
7 000 kr |
7 000 kr |
Årsmötet är genomfört. Väntas någon ytterligare faktura? Annars sätts prognosen till 7 000 kr. |
| Arvoden (inklusive arbetsgivaravgift) |
12 000 kr |
3 000 kr |
12 000 kr |
Budgeten blir 3 000 kr per kvartal. Om arvodena ser ungefär lika ut varje kvartal blir prognosen samma som budgeten. |
| Styrelsemöten |
2 000 kr |
700 kr |
2 000 kr |
700 kr per kvartal blir 2 800 kr. Behöver årssumman justeras något? |
| Medlemsutbildningar |
23 000 kr |
2 000 kr |
25 000 kr |
Ser utbildningsplanen ut att hålla eller behöver några justeringar göras? |
| Julmiddag |
3 000 kr |
0 kr |
3 000 kr |
Kostnad för julmiddag kommer ju först i december, allt annat än 0 kr efter första kvartalet visar att något är felbokfört. |
| Summa kostnader |
50 000 kr |
12 700 kr |
49 000 kr |
|
Är det något som behöver prioriteras utifrån budgetuppföljningen eller går det att omfördela några kostnader?
Tänk på att budget och prognos är två skilda rapporter. Budgeten är fastställd av medlemmarna på höstmötet och får inte ändras. Prognosen är en ny rapport som ska visa hur det ekonomiska utfallet troligen kommer att bli – kommer det att avvika från budget? Om det verkar bli stora avvikelser kan styrelsen behöva informeras.