Kassör eller revisor

Några saker är särskilt bra att tänka på om du är ny i din roll som kassör.

• Boka en tid för överlämning med tidigare kassör, om det är möjligt. Förbered dig med frågor.
• Kontrollera alla balanskonton, alltså kolla så att saldot på banken stämmer överens med vad som står i bokföringen. Räkna eventuell handkassa. Se om det finns några bokförda skulder (utöver eget kapital). Stämmer i så fall dessa skulder? Ju tidigare du hittar frågor eller fel, desto mer sannolikt är det att den tidigare kassören kan hjälpa dig att räta ut frågetecknen.
• Ta reda på var nödvändiga dokument finns, till exempel tidigare års bokföring och besluts­underlag. Besluts­underlag kan till exempel vara budget, policy­dokument, firma­teckning, attest­ordning, årsmötes­beslut eller styrelse­beslut.
• Gå igenom dokumentation och se till att ordna administrationen som du vill ha den, för att få den ordning som fungerar för dig. Både du, styrelsen och revisorerna ska kunna hitta bokföringen, konto­utdrag, blanketter från Skatteverket med mer.
• Lita inte automatiskt på hur det är gjort tidigare. Föreslå förändringar om du hittar något som du inte förstår eller tycker kan göras bättre. Vid större förändringar kan det vara bra att ta upp det i styrelsen, så att alla får samma information och möjlighet att komma med synpunkter.
• Kontakta revisorerna för att skapa kontakt. Vad förväntar de sig av dig?
• Se till att ändra firmateckningen. Det kräver ett styrelse­beslut. I de flesta fall är kassören också firma­tecknare. När det finns protokoll på att du är firma­tecknare ska du kontakta banken för att ändra behörigheter och skapa kontakt med banken.
  Exempel firmateckningsbevis (docx)
• Använd aldrig privata konton för klubbens eller avdelningens medel. Vision rekommenderar starkt att skapa konton för den juridiska personen (klubben eller avdelningen), eftersom det inte är lämpligt att blanda privata konton med annan juridiskt person. Annars kommer till exempel klubben eller avdelningens saldo att ingå i privat­personens dödsbo om privat­personen avlider.

Som kassör har du i uppgift att

• sköta löpande bokföring
• sköta rapportering och betalning till Skatteverket
• se till att tillräckligt med pengar finns innan beställning eller köp
• ha koll på utfall kontra budget och göra prognoser löpande under året
• förse styrelsen och revisorerna med viktig information under året
• göra bokslut och ta fram underlag för beslut till årsmötet
• ta fram ekonomiska underlag för uppföljning till styrelsen
• förse revisorer med nödvändiga och efterfrågade underlag
• ta fram lämplig nivå på kommande års lokala medlemsavgift
• ta fram förslag till kommande års budget.

• Betala aldrig ut ersättningar till dig själv utan att någon annan i styrelsen har attesterat (skrivit under och godkänt) underlaget.
• Spara gärna kvitton och andra underlag digitalt. All bokföring ska arkiveras i sju år. Om kvitton sparas fysiskt är de oftast inte arkivbeständiga, utan texten bleknar relativt fort, så det kan vara bra att ta en kopia på originalkvitton och häfta ihop kopian med originalet. 
• Använd nya pärmar vid nytt år, så är det enkelt att hitta och gallra när det är dags.
• Glöm inte att ta backup om du använder bokförings­program i din dator. Om du använder Swedbanks e-bokföring behöver du inte ta backup, utan då görs det automatiskt.

Som revisor har du i uppgift att

• göra en ekonomisk granskning vid bokslut, men det bör även göras löpande under året
• göra verksamhetsgranskning, bland annat kontrollera att beslut som tas stämmer överens med medlemmars och avdelningens eller klubbens intressen och stadgar
• ta del av relevanta handlingar under året
• ta initiativ till att förbättra rutiner och arbetssätt
• vara ett stöd för styrelsen
• skriva revisions­berättelsen och föreslå det beslutande årsmötet om styrelsen ska få ansvars­frihet (detta är inget självklart beslut, utan du som revisor ska tänka på att du företräder medlemmarnas intressen)
• delta på årsmötet och där läsa upp revisionsberättelsen.

Så här står det i Visions stadgar om dina uppgifter som revisor:

"Vid årsmötet utses revisorer, och suppleanter för dem, som ska granska styrelsens förvaltning och avdelningens räkenskaper. När revisionen är verkställd ska revisions­berättelsen lämnas till styrelsen senast fjorton dagar före årsmötet. Revisorerna ska ha ständig tillgång till avdelningens alla böcker, räkenskaper och övriga handlingar."

Om du som revisor hittar något som inte stämmer ska du agera, till exempel om något i ekonomin avviker från fattade beslut.

1. Börja med att ta upp saken med den berörda personen. Det kan vara ett missförstånd eller något som enkelt kan justeras.
2. I andra hand ska du ta kontakt med styrelsen.
3. I sista hand ska du ta upp saken i revisions­berättelsen som underlag för beslut av medlemmarna på årsmötet. Innan du gör det är det bra om kassören eller styrelsen har haft chans att åtgärda problemen eller felaktigheterna. Om de inte åtgärdar saken kan du ta upp det i revisions­berättelsen.

Revisorerna ska följa ekonomin och verksamheten under året och kan ge stöd och råd till styrelsen samt ta initiativ till förbättringar.

Den ekonomiska granskningen ska ske löpande under verksamhets­året genom kontroll av bokföringen. Bokföringen ska vara förd med noggrannhet och ordning.

Som revisor ska du även granska bokslut och verksamhetsberättelse i slutet av verksamhetsåret.

Löpande granskning

Kontrollera att

• det finns verifikationer till samtliga transaktioner och att kostnaderna är relevanta för verksamheten
• det finns utsedd och behörig firmatecknare
• attestinstruktioner och betalningsrutiner följs
• attester finns på utbetalningar
• skyldigheter mot Skatteverket har skötts, till exempel betalning av arbetsgivar­avgifter
• kontrolluppgifter har lämnats till Skatteverket och berörda personer om skatte­pliktiga ersättningar har betalats ut
• bokföringen följer uppgjord kontoplan och budget.

Bokslutsgranskning

Kontrollera att

• balansräkningen balanserar, det vill säga att tillgångs- och skuldsidan är lika stora
• samtliga balans­poster kan styrkas, till exempel med årsuppgift från banken
• utgående balans från föregående år stämmer överens med ingående balans för innevarande år
• årets resultat är detsamma i både resultat- och balansräkningen
• kostnader och intäkter har blivit bokförda på rätt räkenskapsår.

Verksamhetsgranskning

Kontrollera att

• uppgifterna i verksamhetsberättelsen och i resultat- och balans­räkningen är korrekta
• verksamhetsberättelsen och resultat- och balans­räkningen är underskrivna av hela styrelsen
• beslut inte strider mot stadgarna
• beslut överensstämmer med medlemmarnas och avdelningens eller klubbens intressen
• beslut på medlemsmöten och styrelsemöten har verkställts
• det finns protokoll och att de är riktigt numrerade, underskrivna och justerade.

Avvikelser måste åtgärdas

Om du hittar avvikelser vid granskningarna behöver du som revisor agera.

• Lämna i första hand anmärkningen muntligt till den eller de personer som är berörda.
• Revisorerna kan också skriftligt redogöra för synpunkter på styrelsen arbete. Dessa synpunkter och uppgifter behöver inte ingå i revisions­berättelsen.
• Om felen inte rättas till efter anmärkningarna är det medlemmarna som via revisions­berättelsen på årsmötet ska ta ställning till vad som ska göras.

Vänd dig till Vision om du har frågor eller behöver stöd.

Revisionsberättelsen

Revisionsberättelsen är en redovisning av det utförda arbetet som revisorerna lämnar till årsmötet. I den skriver revisorerna också sitt förslag till beslut.

Revisions­berättelsen ska ta upp

• vad som har granskats
• förslag till beslut om fastställande av resultat- och balans­räkning
• förslag till beslut om ansvars­frihet för styrelsens ledamöter.