Bokföring och bokföringsprogram
Bokföring ska göras om avdelningen eller klubben har någon ekonomi, alltså inkomster och utgifter samt pengar på banken eller i handkassa. Här är några regler och tips för bokföringen.
Om ni är en liten klubb räcker det ofta att göra manuell bokföring i kassabok. Annars bokför ni i ett bokföringsprogram.
Det vanliga är att bokföra enligt kontantmetoden. Det innebär att fakturor bokförs när ni betalar dem (till skillnad från faktureringsmetoden, som innebär att fakturor bokförs en gång när ni får dem och en gång till när ni betalar dem. Faktureringsmetoden används oftast av större företag.)
I e-utbildningen för kassörer lär du dig mer om bokföring (debet och kredit), bokslut, skatter med mer.
Gå till e-utbildningarna (logga in)
Spårbarhet
Alla bokföringshändelser ska vara spårbara. Det innebär att om ni för manuell kassabok får ni inte använda blyerts, eftersom det går att radera. Alla ändringar ska vara tydliga. I bokföringsprogram är detta inbyggt; det går inte att ta bort något ur bokföringen utan att det syns. Av den anledningen är Excel inte är ett godkänt program för bokföring.
Bokföringsprogram
Ni väljer själva om ni vill ha manuell bokföring eller ett bokföringsprogram. Om ni ska ha ett bokföringsprogram väljer ni själva vilket. Ett bokföringsprogram som Vision kan rekommendera är Swedbanks e-bokföring som många avdelningar redan använder. Det är ett webbaserat system som är direkt kopplat till ert bankkonto i Swedbank. Varje transaktion på kontot skapar automatiskt en post i bokföringen. I månadsavgiften till Swedbank ingår dessutom både tekniksupport och bokföringsrådgivning.
Om ni köper ett annat bokföringsprogram ska ni tänka på att leverantören ska ha kollektivavtal.
Att tänka på vid byte av bokföringssystem:
- Det är lämpligt att göra bytet vid nytt bokföringsår.
- Glöm inte att registrera ingående balanser.
- Passa på att se över kontoplanen och uppdatera vid behov.
Bokföringsrapporter
I alla bokföringssystem finns ett antal inbyggda rapporter. Här är en genomgång av de viktigaste:
- Resultaträkning. Sammanställning av alla intäkter och kostnader.
Resultaträkningen visar om det finns ett överskott (mer intäkter än kostnader) eller underskott (mer kostnader än intäkter). Resultaträkningen avslutas årligen med att bokföra årets resultat (över- eller underskott). Detta nollställer året och nya året börjar med en tom resultaträkning.
- Balansräkning. Sammanställning av alla tillgångar och skulder.
I skulderna ingår posten Eget kapital. Detta kan beskrivas som föreningens skuld till medlemmarna. Det egna kapitalet består av samtliga tillgångar (bank, kassa med mer) minus eventuella skulder (till exempel skuld till leverantör). Vid nytt år överförs föregående års saldo (utgående balans) till nya årets ingående balans. Tänk också på att överföra årets resultat till eget kapital vid nytt år.
- Huvudbok. Rapport som visar alla kontohändelser per konto.
- Verifikationslista. Rapport som visar alla verifikationer i nummerordning.
- Saldolista. Visar saldo på samtliga konton.
Så här står det i stadgarna
"Räkenskaper skall avslutas för varje kalenderår och tillsammans med styrelsens protokoll, vara tillgängliga för revisorerna den sista februari eller senast 21 dagar före avdelningens årsmöte.
Kassören har hand om avdelningens ekonomi i enlighet med avdelningsstyrelsens anvisningar och beslut."