Frågor och svar om GDPR

Dataskyddsförordningen, GDPR, gäller från och med den 25 maj 2018.

Dataskyddsförordningen införs för att säkerställa individens integritet och för att harmonisera lagstiftningen inom EU.

En personuppgift är information som direkt eller indirekt går att koppla till en individ, till exempel namn eller personnummer. Men även sådan information som medlemsnummer, mobilnummer, foton, IP-nummer och e-postadress är personuppgifter.

Vi vill skydda våra medlemmars integritet. Medlemskap i fackförbund är en så kallad känslig uppgift enligt dataskydds­förordningen. Det ställer extra höga krav på oss att hantera informationen rätt. Andra känsliga uppgifter är ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, uppgifter om en fysisk persons sexualliv eller sexuella läggning och uppgifter om hälsa som till exempel kost och allergier.

Det finns information på förtroendevalda­sidorna på vision.se. Där är också Visions riktlinjer för förtroendevalda publicerade.

Vision har en integritetspolicy som beskriver hur medlemmarnas personuppgifter behandlas av Vision.

Visions integritetspolicy

Sedan slutet av mars 2018 finns en obligatorisk e-utbildning som riktar sig till Visions förtroendevalda.

Gå till e-utbildningen (logga in)

Vision centralt är personuppgiftsansvarig – det innebär att det är Visions förbundsstyrelse som är personuppgifts­ansvarig. Förbunds­styrelsen har det yttersta ansvaret och har beslutat om riktlinjer för anställda och förtroendevalda om hur vi jobbar med personuppgifter inom Vision.

Visions dataskyddsombud är anställda av TCO och har som uppdrag att stödja Vision i arbetet kring dataskydds­förordningen tillsammans med dataskydds­ansvarig på Vision. Förbundets dataskydds­ansvariga är en samordnare mellan Vision och dataskydds­ombuden.

Ett personuppgiftsbiträde är en part utanför Vision som vi delar information till. Det kan till exempel vara en it-leverantör eller ett tryckeri. Om vi delar information till extern part ska vi alltid upprätta ett personuppgifts­biträdes­avtal där det bland annat regleras vad informationen får användas till och hur den ska gallras. Sådana avtal upprättas av kansliet med stöd av förbundets dataskydds­ansvariga.

Ja. Det är viktigt att alla förtroendevalda går e-utbildningen för att få en grundläggande förståelse för varför det är viktigt att veta vad du ska tänka på när du hanterar personuppgifter för Visions räkning.

Läs också noga de riktlinjer som förbundsstyrelsen beslutat om.

En medlem eller en annan person kan begära att få se all information som finns sparad hos Vision, det vill säga både i kansliet och i den lokala organisationen. Det gäller då all information som lagras av Vision oavsett teknik, exempelvis i din mejlbox som du använder för medlems­kontakter och olika typer av dokument på din dator. Fysiskt material kan också omfattas om det är sökbart utifrån två kriterier. Detta kallas registerutdrag och om du får denna fråga ska du be medlemmen vända sig till kansliet på mejladressen dataskyddsansvarig@vision.se.

Det innebär att Vision ska ta fram all information om medlemmen som vi har i våra register. Det gäller både vårt medlems­register men också andra dokument och vår mejl, både i kansliet och i den lokala organisationen. Om du får en sådan förfrågan ska du be medlemmen kontakta kansliet på mejladressen dataskyddsansvarig@vision.se.

Om en medlem har valt att avsluta medlemskapet hos Vision har hen en rätt enligt dataskydds­förordningen att bli glömd. Den före detta medlemmen har rätt att höra av sig och be oss radera alla hens personuppgifter. Detta är möjligt för Vision att genomföra om det inte av annan lagstiftning krävs att förbundet sparar uppgifterna en längre tid (exempelvis genom bokföringslagen). Detta hanteras i så fall genom ett avtal med Vision där villkoren för raderingen regleras. Om du får en sådan förfrågan ska du be medlemmen kontakta kansliet på mejladressen dataskyddsansvarig@vision.se.

Nej, Vision har med rekommendation från dataskydds­ombuden gjort bedömningen att det inte är okej att använda arbetsgivarens mejl enligt dataskydds­förordningen. Det finns också andra problem med att använda arbetsgivarens mejl, till exempel i samband med en konflikt. Därför har förbundsstyrelsen beslutat om en mejltjänst för Visions förtroendevalda. Tjänsten lanserades i maj 2018 och ni hittar er förtroendevalda­mejl på Mina sidor.

Ja, och denna tjänst är tillgänglig för samtliga förtroendevalda. Den är obligatorisk för alla förtroendevalda att använda. Även avdelningar, klubbar och sektioner kan ha en egen mejladress.

Du kan skicka listor till mottagare inom Vision, det vill säga till kansliet och till andra förtroendevalda som använder FV-mejlen på Mina sidor. Men tänk också på att ordföranden kan tilldela andra förtroendevalda behörighet till Mina sidor och att man då kan se informationen i realtid direkt på Mina sidor.

Du kan däremot inte skicka listor med person­information till mottagare utanför Vision utan att kontrollera att personuppgifts­biträdes­avtal finns, och att du då ska skicka listan på ett säkert (krypterat) sätt. Läs mer under rubriken "'Dela information till andra". Manual för hur du skickar krypterade mejl finns på Mina sidor.

Ja, det är obligatoriskt. Vi måste ha en säker mejllösning och det är också en fördel att inte vara beroende av arbetsgivarens system.

Ja, det kan du.

Ja, det fungerar att skapa en adress enligt formeln avdelning/klubbnamn@fv.vision.se.

Nej, det är inte tillåtet. Om du ska skicka ut massutskick, exempelvis medlemsbrev eller inbjudningar ska du använda utskicks­verktyget på Mina  sidor.

Om du ska skicka till fler än en medlem via FV-mejlen ska du alltid skicka via "Hemlig kopia". Tänk på att inte ange en rubrik i utskicket som direkt talar om att mottagaren är medlem i Vision.

Då ska du använda utskicks­verktyget på Mina sidor.

Om du skickar till flera mottagare via FV-mejlen på Mina sidor ska du alltid skicka via "Hemlig kopia". Annars kan alla se vilka andra som fått mejlet och det är inte tillåtet enligt dataskydds­förordningen. Det räknas som ett röjande av ett medlemskap och kan behöva anmälas till Integritets­skydds­myndigheten som en personuppgifts­incident. Tänk också på att inte ange en rubrik i utskicket som direkt talar om att mottagaren är medlem i Vision.

Vi har gjort bedömningen att vi i dag inte kan använda andra sätt att kommunicera detta än via mejl. Använd utskicks­verktyget på Mina sidor och tänk på att aldrig mejla flera medlemmar samtidigt utan att använda "Hemlig kopia". Tänk på att inte ange en rubrik i utskicket som direkt talar om att mottagaren är medlem i Vision.

När du skickar information till många medlemmar bör du göra det via utskicks­verktyget på Mina sidor. Om du vill skicka per arbetsplats kan du använda FV-mejlen. Oavsett detta ska du inte använda din arbetsgivares mejlsystem. Tänk på att inte ange en rubrik i utskicket som direkt talar om att mottagaren är medlem i Vision.

Nej, inte hur som helst. Grundregeln är att vi inte kan dela till några andra utanför Vision. För att kunna dela uppgifter till arbetsgivaren (vilket vi ibland behöver) krävs ett avtal, vilket kansliet kan upprätta. Vänd dig till Visions medlemsenhet på medlem@vision.se om du behöver ta reda på om ett avtal med din arbetsgivare finns. Diskussioner pågår också centralt mellan arbetsgivare och fackförbund om hur vi framöver ska dela information med varandra och hur vi ska avtala om detta.

Här krävs ett avtal med Vision där arbetsgivaren talar om vad vi får använda uppgifterna till och hur de ska hanteras. Det är arbetsgivarens ansvar att teckna ett sådant avtal med Vision. Vänd dig till Visions medlemsenhet på medlem@vision.se om du behöver ta reda på om ett avtal med din arbetsgivare finns. Om du får information från din arbetsgivare ska du vara noga med att radera informationen och listan när du har arbetat klart med uppgiften.

Diskussioner pågår också centralt mellan arbetsgivare och fackförbund om hur vi framöver ska dela information med varandra och hur vi ska avtala om detta.

Om du som förtroendevald använder FV-mejlen på Mina sidor så kan ni mejla information och listor till varandra. Tänk på att gallra din mejl regelbundet.

Om ombuden har en FV-mejl är det okej. Men tänk på att skickade listor och lagrade listor ska gallras, både hos den som skickar och ombuden som tar emot dem. Ett bra alternativ är att ombuden har tillgång till Mina sidor.

Du kan bara skicka listor med person­information till andra inom Vision (med Visions mejlsystem för förtroendevalda) och till de externa parter som har personuppgifts­biträdes­avtal med Vision. Du får skicka de uppgifter som mottagaren behöver för att göra sin uppgift. Det bästa är om de förtroendevalda som behöver information själva har behörighet till Mina sidor och på så sätt kan se informationen själva.

Om du har använt Mina sidor för att ordna kursen har de anmälda samtyckt till att vi delar informationen. Om du skriver ut listor eller annat ska de förstöras så snart aktiviteten är klar. Detta är särskilt viktigt eftersom de kan innehålla information om kost och hälsotillstånd (allergier exempelvis).

Du ska och får inte berätta för andra, förutom för egna ombud på arbetsplatsen, vilka som är medlemmar i Vision.

Ja, den finns att tillgå på Mina sidor.

Grundregeln enligt dataskyddsförordningen är att du bara får spara information som du behöver för att kunna utföra ditt uppdrag men ärenden ska sparas i tio år och bokföringsmaterial i sju år. Det är viktigt att du går igenom din mejl och de ytor som du sparar dokument på i dag och gallrar det som du inte längre behöver. Du kan läsa mer om vilka lagrings- och gallringstider som finns i dokumenthanterings­planen som finns på Mina sidor.

Excel-filer och andra dokument med medlems­uppgifter ska gallras bort så snart du inte behöver dem längre. Till exempel ska du gallra bort Excel-listor med löner när kollektivavtals­perioden är över. Om du vill spara för statistik kan du avidentifiera uppgifterna eller bara spara samman­ställningar där inte enskilda personuppgifter finns med.

Ja, det är ingen skillnad. Dataskyddsförordningens regler gäller oavsett lagringsmedium.

Nej. Vision har egna lagringsytor som erbjuds dig som förtroendevald och som du kommer åt på Mina sidor. Listor och andra dokument med person­information ska gallras när de inte är aktuella och tänk på att ni i stället för att spara dessa kan ta ut aktuell information direkt från Mina sidor.

Lagra endast sådan information som är aktuell och som behövs i uppdraget.

Dokument och bilder som inte är sökbara kan därför inte återfinnas och lämnas ut, till exempel inskannade protokoll i pdf-format. Tänk också på att inte spara bilder utan att först kontrollera att alla som är med på fotot tycker att det är okej.

Hänvisa inte till personer i protokollen, använd i så fall "medlem A och B eller liknande". Om ni går igenom status på ärenden så använd en lista för detta som ni sedan förstör. De protokoll som finns ska bevaras på Visions lagringsplats som ni kommer åt via Mina sidor.

Dokument som hör till arbetsskade­ärenden ska sparas i tio år. Antingen på lagringsyta med begränsad behörighet eller fysiskt i låst utrymme.

Rehabärenden ska sparas i tio år. Antingen på lagringsyta med begränsad behörighet eller fysiskt i låst utrymme.

Både medlemmar och arbetsgivare behöver veta vilka som är ombud på arbetsplatsen så listorna behövs. Som förtroendevald ingår det också att medlemmarna vet om vilka som är ombud. Se till att listorna är aktuella och att tidigare inaktuella listor gallras.

Vision har egna lagringsytor som erbjuds dig som förtroendevald och som du kommer åt på Mina sidor. Listorna ska gallras när de inte behövs för att fullgöra vårt uppdrag mot medlemmarna. För lönelistor gäller att de kan sparas kollektivavtals­tiden ut. Listor utan personinformation, exempelvis utfall på total nivå eller med avpersonaliserad information får sparas längre.

I dag finns det listor med varje medlems lön och lönepåslag och uträkningar i kronor samt procent för både innevarande år och bakomvarande år:

• Hur hanterar jag det framöver? Du kan hantera det som tidigare. Vi behöver denna information för att kunna genomföra vårt uppdrag gentemot våra medlemmar.
• Hur länge får jag spara uppgifterna och listorna jag har? Listorna kan sparas under kollektivavtals­perioden. Lagra listorna på en säker lagringsyta med begränsad behörighet.
• Kan jag spara lönestatistik? Ja, men spara den inte på personnivå. Listor med individuella löner per person ska gallras när kollektivavtals­perioden är över.
• Kan jag spara turordnings­listor? Ja, de ingår i ett ärende och ska sparas i tio år. Tänk på att lagra dem på säker plats med begränsad behörighet.

Det kan vi inte synkronisera utan Vision gör en egen bedömning av gallringstider och arbetsgivaren får göra sin egen bedömning av detta.

Ja, de ingår i ett ärende och ska sparas i tio år. Tänk på att lagra dem på säker plats med begränsad behörighet.

MBL protokoll ska aldrig lämnas ut om de innehåller personuppgifter. I stället beskrivs för medlemmen den del av protokollet som medlemmen omfattas av.

De har bevarandestatus och ska inte gallras.

Det är ordföranden som delar ut behörigheter till Mina sidor. Om du i ditt uppdrag har behov av information om medlemmar kan du ha behörighet till Mina sidor.

På Mina sidor, där du måste logga in, kan du ta ut information om medlemmar som ingår i din avdelning, klubb eller sektion. Det är din ordförande som tilldelar behörigheterna. Kontakta supporten för Mina sidor om du har frågor på minasidor@vision.se.

Kursfunktionen på Mina sidor ska användas för att ordna och ta emot anmälningar till aktiviteter. När man anmäler sig där ger man sitt samtycke till att vi lagrar och också delar vissa uppgifter till, till exempel en konferens­anläggning. Alla listor ska gallras eller avidentifieras när aktiviteten är klar.

Om du har använt kursfunktionen på Mina sidor för utbildningen är det okej. Där får den som anmäler sig till kursen ge samtycke till att vi delar informationen och vi gallrar också med automatik information om kost­önskemål när utbildningen hållits. Du ska inte skicka person­nummer till konferens­anläggningen utan det räcker med namn för att veta vilka som deltar.

Ja, du kan använda en lista eftersom du behöver den för att kunna genomföra ditt uppdrag. När mötet är genomfört ska du radera listan. Ett tips är att använda kurs­funktionen för Mina sidor för att administrera aktiviteter som ni genomför.

Det bästa är att använda utskicks­verktyget på Mina sidor för utskick av inbjudningar. Om du skickar via din FV-mejl ska du använda hemlig kopia vilket innebär att det tyvärr inte fungerar med att använda din kalender för inbjudningar.

Om du bara bjuder in förtroendevalda med FV-mejl kan du använda din kalender för inbjudningar.

Nej.

Nej, du ska bara använda molntjänster som Vision godkänt. Detta eftersom vi annars inte har kontroll på var informationen lagras och vem som kan ha åtkomst till den.

Nej, alla tips ska registreras på Mina sidor. Detta eftersom vi inte får spara tips under en längre tid (max tre månader).

Det är viktigt att du talar om för den potentiella medlemmen att du registrerar dennes uppgifter och att någon från Vision kommer att ta kontakt för att berätta mer om ett medlemskap.

Du kan bara skriva om andra och lägga ut bilder i sociala medier om du har fått deras godkännande att göra detta.

Du ska inte göra det om du inte vet att det är okej för den berörda personen.

Ja, är man skyddsombud eller har ett förtroende­uppdrag ingår det i uppdraget att vara kontaktbar och medlemmarna måste ju veta vilka som är kontaktpersoner för Vision.

Har man ett förtroende­uppdrag ingår det i uppdraget att vi kan skriva om personen i verksamhets­berättelsen.