Rutin för hänvisning av medlemmar och arbetsgivare under semesterperioder
2022-05-01
Snart är det sommar och semester. Inför denna period är det viktigt att ni i er styrelse, och vid behov bland ombuden, gör en fördelning av kontaktpersoner så att era medlemmar och arbetsgivaren i första hand alltid har någon lokalt att kontakta vid behov.
Gör ett bemanningsschema
Inventera hur era respektive semesterperioder ser ut och fördela så gott det går utifrån detta. Vi rekommenderar att ni på er avdelnings-/klubbsida eller de kanaler ni använder er av tydliggör på vilket sätt medlemmar ska ta kontakt med er under sommarmånaderna/semesterperioder.
Skapa en förtroendevaldamejl
Hänvisning
Vill ni skapa en egen sida för att kunna sprida information gör ni detta genom att i god tid ta kontakt med det center som ni tillhör för att få information om hur ni går tillväga. Förutom att ni kan hänvisa i era kanaler som exempelvis avdelnings-/klubbsidan kan ni även genom ert personliga autosvar, eventuell uppdragstelefon och nyhetsbrev hänvisa korrekt.
Det är extra viktigt att det finns hänvisningar i autosvar från er förtroendevaldamejl (FV-mejl) och det uppdragstelefonnummer som finns angivit i Carma eftersom dessa kontaktuppgifter också visas i Vision-appen.
Vilka uppgifter behöver framgå i hänvisningen?
- Berörda datum/veckor
- Namn på aktuell kontaktperson för respektive datum/vecka
- Uppgift om kontaktpersonens förtroendeuppdrag (ombud, ordförande)
- Kontaktuppgifter (exempelvis FV-mejl och/eller telefon)
- Vilka tider personen går att kontakta
- Eventuellt övrig information som behöver framgå är kontaktuppgifter till Vision Direkt/Chef Direkt
Hur fungerar Visions centers ärendehantering?
Visions center har en ärendehantering där vårt uppdrag är att ge coachning och stöd till förtroendevalda i ärenden och kontakter med arbetsgivare där lokala företrädare helt saknas. Som förtroendevald har du även en egen telefonlinje hos Vision Direkt (använd knappval 2) som du kan kontakta för snabb rådgivning.
Medlemmar kan hänvisas till Vision Direkt
Medlemmar ska i första hand vända sig till er lokalt även under sommaren. Hänvisa därför inte medlemmar till centrets mejladress under sommaren/semesterperioder. Medlemmar som har frågor som är av allmän karaktär ska vända sig till Vision Direkt/Chef Direkt, men de som har specifika frågor utifrån sin arbetsgivare får bäst stöd och svar från er lokalt.
Förbered även arbetsgivaren
Kommunicera även med arbetsgivaren på vilket sätt de kan nå er och när ni kan förhandla och inte under sommaren. Exempelvis kan ni skicka ett mejl till personalfunktionen med information om er bemanning under sommaren. På så sätt kan ni gemensamt planera så att ärenden i så stor utsträckning som möjligt kommer under perioder som passar er lokalt.