Stöd vid distansarbete

Arbetsgivarens arbetsmiljöansvar gäller även vid hemarbete och detta ansvar går inte att delegera eller avsäga sig. Arbetsmiljölagen stipulerar att arbetsgivaren ska vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga att arbetstagaren utsätts för ohälsa eller olycksfall.

Arbetstagaren har inget formellt ansvar, men deltar i arbetsmiljöarbetet genom att till exempel

• rapportera risker, tillbud, sjukdom och olycksfall
• föreslå åtgärder
• lämna synpunkter på det som genomförts.

Det är därför oerhört viktigt att du som medarbetare har en kontinuerlig dialog med din chef om din arbetsmiljö vid distansarbete.

Som skyddsombud företräder du arbetstagarna i arbetsmiljöfrågor och ska verka för en god arbetsmiljö, även för de medarbetare som arbetar på distans.

Bland annat ska du medverka vid planering av exempelvis nya arbetsmetoder och arbetssätt och vaka över skyddet mot ohälsa och olycksfall, oavsett om arbetstagarna arbetar på den ordinarie arbetsplatsen eller på distans.

Följande riskområden har uppmärksammats i samband med hemarbete, och bör därför särskilt tas i beaktande när arbetstagare arbetar på distans.

• Social isolering. Arbetsplatsen och kollegorna fyller ofta en viktig social funktion för medarbetarna. Vid långvarigt hemarbete är det inte ovanligt att arbetstagare upplever en viss social isolering.
• Den digitala arbetsmiljön. Distansarbete har blivit möjligt för många yrkesgrupper tack vare den digitala utvecklingen. I dag går det att sköta sina arbetsuppgifter, medverka vid möten och arbeta i diverse gruppkonstellationer via digitala kanaler och plattformar. Detta ställer krav på att de digitala systemen är ändamålsenliga, men även på medarbetarna som delvis kan behöva tillämpa nya arbetssätt i sin yrkesvardag. En del arbetstagare vittnar om en digital trötthet efter ändlösa Zoom- eller Teams-möten, och en del upplever att de blir störda regelbundet av notifieringar från exempelvis sms, mejl och chatt- eller pushmeddelanden.
• Fysiska risker. Vid långvarigt distansarbete bör man ställa liknande krav på den fysiska arbetsmiljön vid hemarbetsplatsen som vid den ordinarie arbetsplatsen. Att arbeta från soffan eller på en pinnstol vid köksbordet med en bärbar dator som huvudsakligt arbetsredskap är inte acceptabelt i det längre perspektivet. På den ordinarie arbetsplatsen bör det exempelvis finnas en god allmänbelysning, ergonomisk kontorsstol, extern datorskärm och separat tangentbord. Dessa arbetsredskap och förutsättningar bör även finnas på distansarbetsplatsen vid långvarigt distansarbete.
• Introduktionen av nyanställda. Arbetsgivare har ofta rutiner för att introducera nya medarbetare till arbetsplatsen. På en arbetsplats där många arbetar på distans måste man delvis hitta nya sätt att introducera sina nyanställda.
• Arbetstagare i början av yrkeslivet. Arbetstagare som är i början av sitt yrkesliv är av naturliga skäl inte lika trygga i sin yrkesroll och är ofta i större behov av handledning. Det är många människor att lära känna på arbetsplatsen och uppgifter, rutiner och system att lära sig. Distansarbetet måste utformas så att dessa medarbetare får god möjlighet till regelbundet stöd.
• Risker kopplade till hemmiljön i övrigt. Medarbetarnas möjligheter att kunna arbeta på distans skiljer sig åt. Av olika skäl finns inte alltid förutsättningar till en god arbetsmiljö vid distansarbete. Detta måste respekteras av arbetsgivaren som måste hitta en annan lösning än distansarbete för dessa arbetstagare.

Skador som inträffar vid distansarbete – hemma, på ett café eller på något annat ställe – täcks av den kollektivavtalade arbetsskade­försäkringen och lagens regler om arbetsskada. Det förutsätter dock att skadan inträffade medan du var sysselsatt med arbetsgivarens ärende, eller åtminstone utförde något i arbetsgivarens intresse.

Däremot omfattas skadan inte av arbetsskade­försäkringen om du skadar dig medan du till exempel kokar kaffe eller lagar lunch, det vill säga saker som inte innebär arbete.

Skadan måste ha ett tydligt samband med arbetet även när den sker i arbetsgivarens lokaler. Enligt tidigare domstols­avgöranden kan skador ibland räknas som arbetsskada om den inträffar i arbetsgivarens lokaler men inte när arbetstagaren utför sitt egentliga arbete, till exempel när arbetstagaren sitter vid sin dator.

På Afa Försäkrings webbplats kan du läsa mer om försäkringsskyddet vid arbetsskada, både i arbetsgivarens lokaler och vid distansarbete.

Afa Försäkring (afaforsakring.se)

En fritidsolycksfallsförsäkring är ett bra komplement till arbetsskade­försäkringens skydd, oavsett om du arbetar i arbetsgivarens lokaler eller från någon annan plats. Skandia erbjuder en sådan försäkring till Visions medlemmar.

Medlemsförsäkringar

Vision anser att det inte bör krävas lokala kollektivavtal för att reglera frågor om distansarbete.

En av våra utgångspunkter är att möjliggöra individuell valfrihet. Ju fler krav som ställs på en arbetsgivare för att tillåta distansarbete för de som vill, desto större är risken att arbetsgivaren inte väljer att möjliggöra distansarbete. Därför är Visions fokus att minska svårigheterna med att få arbeta på distans.

Lokala kollektivavtal om distansarbete kan ge ökad tydlighet om förutsättningarna och en möjlighet till kollektivavtals­tvister. Däremot fyller inte lokala avtal något tekniskt behov av regleringar.

Det handlar om en intresse­avvägning mellan möjligheten att reglera frågor lokalt och risken att minska medlemmarnas individuella valfrihet. Vision har sett exempel på lokala kollektivavtal som reglerar möjligheten till distansarbete till högst två dagar i veckan. Det ser vi inte som en fördel för den individuella möjligheten, eftersom det kan se så olika ut för olika individer.

Även om Vision inte kräver lokala kollektivavtal kan arbetsgivare ändå vilja upprätta avtal eller gemensamma riktlinjer för distansarbete. I dessa fall ska Vision inte motsätta sig att ta fram detta. I stället ska vi vara med och utforma dem med medlemmarnas individuella valfrihet som utgångspunkt.

Det är varken nödvändigt eller särskilt vanligt att skriva in en överenskommelse om att arbeta på distans i anställnings­avtalet. Arbetstagarens personliga förhållanden, kraven i arbetet eller annat kan förändras och göra att man inte längre vill arbeta på distans.

Däremot är det bra om arbetstagare och arbetsgivare kommer överens om att regelbundet utvärdera distans­arbetet tillsammans.

Hur kan arbetsmiljöarbetet hålla jämn takt med den snabba utvecklingen mot mer distansarbete?

Systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM) innebär att regelbundet undersöka, riskbedöma, åtgärda och följa upp arbetsmiljön, även för dem som arbetar på distans. Använd SAM-hjulet, men ta hänsyn till de olika miljöer där medarbetarna vistas. Gör till exempel en skyddsrond som inkluderar medarbetare på distans och som fokuserar på de arbetsmiljörisker som finns där.

Om medarbetare huvudsakligen arbetar från hemmet ska deras arbetsplatser i stort sett vara lika väl utrustade som på ett kontor. I den situationen är det viktigt att vara pragmatisk och försöka hitta lösningar. Om det inte är möjligt att köpa in utrustning kanske medarbetarna kan låna hem arbets­utrustningen från sin ordinarie arbetsplats.

Ett oerhört viktigt led för en god arbetsmiljö vid distansarbete är att ge cheferna goda förutsättningar för sitt ledarskap.

Många chefer har på kort tid varit tvungna att ställa om och förhålla sig till ett nytt sorts ledarskap. Ledarskapet på distans kräver tid, stöd och delvis ny kompetens. Därför är det viktigt att arbetsgivaren tillsätter resurser för ledarskaps­utveckling och utvecklar chefsstödet.