Ett aktivitetsbaserat kontor är en typ av kontor där anställda inte har egna fasta arbetsplatser, utan växlar mellan olika arbetsmiljöer inom kontoret utifrån sina
aktuella arbetsuppgifter.

Det aktivitetsbaserade kontoret bygger på en rad olika zoner i kontorsmiljön, där den anställda kan arbeta i grupp, individuellt eller koncentrerat och där miljöerna möjliggör spontana möten och samarbeten.

Det finns ännu relativt begränsat med oberoende forskning om aktivitetsbaserade kontor. Hur anställdas hälsa, arbetstillfredsställelse, produktivitet och kreativitet påverkas behöver därför studeras ytterligare.

Det nya arbetssättet förväntas leda till ökat samarbete inom organisationen och
välbefinnande för de anställda. Förhoppningar om ökad produktivitet,
innovationskraft, problemlösning och kreativitet brukar även lyftas fram.

Minskad kontorsyta och effektivare användning av befintliga ytor kan även leda
till ekonomiska fördelar för organisationen. Minskad kontorsyta behöver dock inte vara en konsekvens.

Det som vanligtvis framkommer är att aktivitetsbaserade arbetsplatser inte stödjer arbetsuppgifter som kräver stort fokus. Koncentrationskrävande uppgifter utförs effektivast i tysta miljöer utan störande synintryck.

Vissa anställda har också vittnat om ihållande trötthet efter arbetsdagen.

Den formella uppgiften som ombud är densamma oavsett hur arbetsplatsen är utformad. Som ombud ska du komma in i ett tidigt skede när förändringar i arbetsplatsen diskuteras. Organisationsförändringar ska samverkas eller förhandlas med dig som ombud.

Är du skyddsombud ska du även fortsättningsvis medverka i det systematiska arbetsmiljöarbetet och vaka över skyddet mot ohälsa och olycksfall, samt över att arbetsgivaren uppfyller arbetsmiljölagens krav.

Nej. Arbetsgivaren har ansvar för arbetstagarnas arbetsmiljö och
arbetsmiljölagen gäller för allt arbete som utförs för arbetsgivarens räkning.
En översyn av indelningen av skyddsområdena för skyddsombud kan eventuellt bli aktuellt vid en övergång till en aktivitetsbaserad arbetsplats.

Att införa ett aktivitetsbaserat kontor kräver noggranna förberedelser. En framgångsfaktor är att starta förberedelserna i god tid, helst ett par år innan flytt.

Att införa en aktivitetsbaserad arbetsplats innebär väsentliga organisationsförändringar som påverkar flertal arbetsmiljöområden. Därför bör du som är skyddsombud se till att du får tillräckligt med tid för ditt uppdrag.

Det är inte alla typer av verksamheter som lämpar sig för ett aktivitetsbaserat arbetssätt. Se därför till att det görs en noggrann analys av verksamheten före beslut.

Ledningen bör arbeta tillsammans med ombud, skyddsombud, IT-, HR- och
fastighetsavdelningar, arkitekter och andra berörda i processen.

Det är avgörande att personalen även är delaktiga i hela processen för att flytten ska bli väl förankrad och bli en gemensam angelägenhet.

Anpassningen till nya lokaler och ett nytt arbetssätt sker inte bara genom att flytta verksamheten till ett aktivitetsbaserat kontor. Det krävs även träning och
handledning så att verksamheten och personalen, inklusive chefer, känner sig
trygga och får möjlighet att förbereda sig i god tid.

Att flytta till ett aktivitetsbaserat kontor kräver noggranna förberedelser. Men även den mest gedigna och välförankrade planeringen kan inte förutse allt.
Organisationen bör därför ha som utgångspunkt att kontinuerligt utvärdera och
delvis revidera er ursprungliga plan för att möta de brister eller förbättringsbehov som uppstår på den nya arbetsplatsen.

Det systematiska arbetsmiljöarbetet innebär bland annat att arbetsmiljön regelbundet ska undersökas och att de risker som upptäcks ska åtgärdas. Som skyddsombud ska du medverka i detta arbete.

I ett aktivitetsbaserat kontor är det vanligt att det finns plats för cirka 75 procent av personalstyrkan samtidigt. Detta förutsätter att en del arbetstagare arbetar från alternativa arbetsplatser.

Förebygg buller och brist på avskildhet med god planering, design och tekniska
lösningar. Det är en god idé att anlita akustiker för att minimera buller.
Riskbedömningar och utvärderingar av arbetsmiljön i aktivitetsbaserade kontor bör bland annat fokusera på ljudmiljön.

I det aktivitetsbaserade kontoret är tanken att den anställda ska välja arbetsplats utifrån den arbetsuppgift som ska utföras för stunden. Därför är det oerhört viktigt att redan i utvecklingsstadiet planera och utveckla miljöer som stödjer koncentrationskrävande arbete.

Koncentrationskrävande arbetsuppgifter kräver stillhet – se till att det finns
tillräckligt med tysta rum och utrymmen utan störande insyn.

Riskbedömningar och utvärderingar av arbetsmiljön i aktivitetsbaserade kontor bör bland annat fokusera på medarbetares möjlighet att få avskildhet.

Aktivitetsbaserade kontor möjliggör å ena sidan mer rörelse och variation under en arbetsdag. Men avsaknaden av individuella arbetsplatser leder å andra sidan till att den anställda i större utsträckning själv har ansvar för att individuellt anpassa arbetsutrustning som stolar, skärmar och bord.

Denna ansvarsförskjutning kräver både kunskap och tid för att den anställda dagligen ska kunna ställa in det aktuella arbetsstället och undvika belastningsergonomiska risker.

Det aktivitetsbaserade kontoret är till stora delar ett papperslöst kontor. Skapa därför goda rutiner för att digitalisera allt material som används i verksamheten så att personalen lätt kommer åt materialet på kontoret och från alternativa arbetsplatser.

Ett aktivitetsbaserat kontor kräver även väl utvecklade IT-lösningar för att hantera organisationens interna och externa kommunikation.

För att säkerställa att personalen kan använda de digitala verktygen på bästa sätt bör ni se till att trygga de utbildningsbehov som finns bland personalen i de digitala program och tjänster som används i arbetet.

När personalen inte sitter på fasta platser i kontoret behövs digitala system som
möjliggör att anställda på ett enkelt sätt kan hitta eller kommunicera med varandra under arbetsdagen.

Vissa medarbetare kan uppleva att den fysiska miljön i ett aktivitetsbaserat kontor splittrar arbetsgruppen. I så fall är det viktigt att planera särskilda insatser för att organisera stödet mellan de närmaste arbetskamraterna och bibehålla dynamiken i arbetsgruppen.

Ett aktivitetsbaserat kontor ställer förändrade krav på chefskapet. Arbetsgivaren bör därför ge chefer handledning i hur man leder i aktivitetsbaserade kontor där chefen exempelvis inte alltid vet var medarbetarna befinner sig.

Vid utformandet av en aktivitetsbaserad kontorslösning bör arbetsgivaren ha dessa aspekter i åtanke och väga dem mot den verksamhet som kommer att bedrivas i lokalerna.

En lösning kan vara särskilda områden där man hanterar och förvarar sekretesshandlingar eller integritetskänsligt material.

Arbetsmiljöverket och Prevent har vägledningar som du kan använda.

• Vägledning om arbetsmiljöutmaningar i ett gränslöst arbetsliv (av.se)
• Lyckas med kontorsförändringen (prevent.se)

• Suntarbetsliv.se
• Gränslöst arbete – En forskarantologi om arbetsmiljöutmaningar i anknytning till ett gränslöst arbetsliv. Rapport 2018:1.

Rapporter - Arbetsmiljöverket (av.se)

• Nya sätt att organisera arbetet – betydelse för arbetsmiljö och hälsa. Kunskapssammanställning 2018:2.

Rapporter - Arbetsmiljöverket (av.se)

• Rapport: Aktivitetsbaserade arbetsplatser i offentlig sektor.

Aktivitetsbaserade arbetsplatser (skr.se)

• Slutrapport från AktiKon-projektet i Örnsköldsviks kommun. Arbetsmiljö, fysisk aktivitet, hälsa och produktivitet i aktivitetsbaserad kontorsmiljö – en kontrollerad studie i Örnsköldsviks kommun.

Slutrapport från AktiKon-projektet (umu-divaportal.org)