Rutin för hänvisning under semesterperioder
Inför semestern behöver er avdelning eller klubb fördela lokala kontaktpersoner för semesterperioden och kommunicera det till medlemmar och arbetsgivare. Det är styrelsen som ska göra detta och vid behov även ombud. Här finns Visions rutiner för hur ni hänvisar till lokala kontaktpersoner.
Gör ett bemanningsschema
Inventera hur era respektive semesterperioder ser ut och fördela så gott det går utifrån detta. Vi rekommenderar att ni tydliggör hur medlemmar ska ta kontakt med er under sommarmånaderna och semesterperioder via de kanaler ni använder i avdelningen eller klubben.
Så hänvisar ni till rätt kontaktperson
Ni kan hänvisa till rätt kontaktperson via er avdelningssida eller klubbsida på Visions webbplats, personliga autosvar, eventuell uppdragstelefon eller nyhetsbrev.
Det är extra viktigt att det finns hänvisningar i autosvar från avdelningens eller klubbens förtroendevalda-mejl (FV-mejl) och det uppdragstelefonnummer som finns angivet i Carma, eftersom dessa kontaktuppgifter också visas i Vision-appen.
FV-mejlen – din uppdragsmejl som förtroendevald
Vill ni skapa en egen sida på Visions webb för att kunna sprida information? Ta kontakt med det center ni tillhör i god tid för att få veta hur ni gör det.
Visions center
Vilka uppgifter behöver framgå i hänvisningen?
- Berörda datum eller veckor
- Namn på aktuell kontaktperson för respektive datum eller vecka
- Kontaktpersonens förtroendeuppdrag (till exempel ombud eller ordförande)
- Kontaktuppgifter (till exempel FV-mejl eller telefon)
- Vilka tider personen går att kontakta
- Eventuellt kontaktuppgifter till Vision Direkt eller Chef Direkt
Ta hjälp av centret och Vision Direkt
Visions center har en ärendehantering som ger coachning och stöd till förtroendevalda i ärenden och kontakter med arbetsgivare där lokala företrädare helt saknas.
Som förtroendevald har du även en egen telefonlinje hos Vision Direkt som du kan kontakta för snabb rådgivning. Ange då knappval 2 när du ringer.
Kontakta Vision
Medlemmar kan hänvisas till Vision Direkt
Medlemmar ska i första hand vända sig till er lokalt även under sommaren. Hänvisa därför inte medlemmar till centrets mejladress under sommaren eller semesterperioder.
Vid frågor av allmän karaktär kan medlemmar vända sig till Vision Direkt eller Chef Direkt. Men de som har specifika frågor om sin arbetsgivare får bäst stöd och svar från er lokalt.
Förbered även arbetsgivaren
Kommunicera även med arbetsgivaren på vilket sätt de kan nå er och när ni kan förhandla och inte under sommaren. Exempelvis kan ni skicka ett mejl till personalfunktionen med information om er bemanning under sommaren. På så sätt kan ni gemensamt planera så att ärenden i så stor utsträckning som möjligt kommer under perioder som passar er lokalt.