Att leda möten
Som ordförande i Vision kommer du att leda många möten – styrelsemöten förstås, men också möten för medlemmar och blivande medlemmar. Här får du tips på hur du leder effektiva möten där alla får vara delaktiga.
Skapa dialog och delaktighet
Att leda styrelsemöten så att alla blir engagerade är utmanande. Det krävs både planering och eftertanke för att det ska lyckas.
Bra möten handlar oftast om frågor som berör och är angelägna för deltagarna. Ge därför deltagarna möjlighet att påverka och vara delaktiga i mötet. Dialog och delaktighet skapar motivation och en ansvarskänsla. Uppmuntra goda idéer.
I Visions metodbank hittar du flera metoder som du kan använda för att göra annorlunda.
Metodbank
Planera utifrån tid och innehåll
På möten finns det ofta en hel del information som ska tas upp. Träffarna riskerar att sluta i en lång monolog från ordförande, eller att gruppen fastnar i en diskussion om mindre viktiga detaljer.
För att träffarna ska fungera som tänkt är det viktigt att planera utifrån två aspekter: tid och innehåll. Vad ska tas upp och på vilket sätt?
Tips för effektiva möten
- Lägg information i slutet. Det finns en hel del frågor av ren informationskaraktär som måste tas upp. Dem kan du lägga i slutet och hålla så kort som möjligt. Annars är risken stor att det drar ut på tiden.
- Ta engagerande frågor tidigt. Använd energin och kreativiteten som finns i början till de frågor du verkligen vill fokusera på och som kräver engagemang.
- Ge tid att processa frågorna. Det kan vara bra att jobba med teman och ta ett ämne ordentligt, åtminstone några gånger per år. Ibland kan det vara bättre att avvakta med beslut till nästa möte, eller att skicka ut informationen i förväg.
- Inled med en mötesstartare. Till exempel kan du börja med att låta alla säga en tanke om dagens ämne. Sedan presenterar du frågans bakgrund och förutsättningar. Därefter kan du varva med smågrupper så att alla kommer med i samtalet.
- Skicka ut en dagordning i förväg. En dagordning underlättar för alla deltagare. Om deltagarna hinner förbereda sig på frågor som ska komma upp kan mötet bli effektivare.
- Hantera idéer och förslag. Fundera på hur deltagarna ska få chans att få fram sina idéer och hur du ska förhålla dig till de förslag som kommer fram.
- Prova med olika mötesordförande. Kanske är det någon annan än du som gör det bättre?
Åtta frågor som du bör svara ja på
- Har ni styrelsemöten regelbundet?
- Har alla möjlighet att delta?
- Tycker alla att det är viktigt att vara med?
- Är alla aktiva och tar ansvar för att träffarna blir bra?
- Använder ni era möten för utveckling?
- Kommer det fram nya idéer?
- Skapar ni gemensamma lösningar?
- Har ni roligt också?
Sju framgångsfaktorer för möten
- Planera mötena noga. Gör en dagordning och skicka ut den innan mötet.
- Lägg informationen i slutet.
- Sätt upp gemensamma spelregler för mötena.
- Var noga med hur du som ordförande tar emot idéer och förslag.
- Dokumentera vad som tas upp, beslutas och hur det ska följas upp.
- Vad och hur ska ni berätta för medlemmarna om det ni har sagt och gjort?
- Se till att genomföra det ni har kommit överens om.
Tips för bättre möten (suntarbetsliv.se)