Aktivitetsbaserade arbetsplatser

Ett aktivitetsbaserat kontor är en typ av kontor där anställda inte har egna fasta arbetsplatser. Istället växlar de anställda mellan olika arbets­miljöer inom kontoret utifrån sina aktuella arbets­uppgifter.

Det aktivitets­baserade kontoret bygger på en rad olika zoner där de anställda kan arbeta i grupp, individuellt eller koncentrerat. Miljöerna möjliggör spontana möten och samarbeten.

Det finns ännu relativt begränsat med oberoende forskning om aktivitets­baserade kontor. Hur anställdas hälsa, arbets­tillfredsställelse, produktivitet och kreativitet påverkas behöver därför studeras ytterligare.

Arbets­sättet med aktivitets­baserade arbets­platser förväntas leda till ökat samarbete inom organisationen och välbefinnande för de anställda. Förhoppningar om ökad produktivitet, innovations­kraft, problem­lösning och kreativitet brukar också lyftas fram.

Minskad kontors­yta och effektivare användning av befintliga ytor kan även leda till ekonomiska fördelar för organisationen. Minskad kontors­yta behöver dock inte vara en konsekvens.

Det som vanligtvis framkommer är att aktivitets­baserade arbets­platser inte stödjer arbets­uppgifter som kräver stort fokus. Koncentrations­krävande uppgifter utförs effektivast i tysta miljöer utan störande synintryck.

Vissa anställda har också vittnat om ihållande trötthet efter arbets­dagen.

Den formella uppgiften som ombud är densamma oavsett hur arbetsplatsen är utformad. Som ombud ska du komma in i ett tidigt skede när förändringar i arbetsplatsen diskuteras. Organisations­förändringar ska samverkas eller förhandlas med dig som ombud.

Är du skyddsombud ska du även fortsättningsvis medverka i det systematiska arbetsmiljö­arbetet. Du ska vaka över skyddet mot ohälsa och olycksfall, samt över att arbetsgivaren uppfyller arbetsmiljö­lagens krav.

Nej. Arbetsgivaren har ansvar för arbets­tagarnas arbets­miljö och
arbetsmiljö­lagen gäller för allt arbete som utförs för arbetsgivarens räkning.
En översyn av indelningen av skydds­områdena för skyddsombud kan eventuellt bli aktuellt vid en övergång till en aktivitets­baserad arbets­plats.

Att införa ett aktivitets­baserat kontor kräver noggranna förberedelser. En framgångs­faktor är att starta förberedelserna i god tid, helst ett par år innan flytt.

Att införa en aktivitets­baserad arbetsplats innebär väsentliga organisations­förändringar som påverkar flera arbetsmiljö­områden. Därför bör du som är skyddsombud se till att du får tillräckligt med tid för ditt uppdrag.

Det är inte alla typer av verksamheter som lämpar sig för ett aktivitets­baserat arbets­sätt. Se därför till att det görs en noggrann analys av verksamheten före beslut.

Ledningen bör arbeta tillsammans med ombud, skyddsombud, it-, hr- och
fastighetsavdelningar, arkitekter och andra berörda i processen.

Det är avgörande att personalen även är delaktiga i hela processen för att flytten ska bli väl förankrad och bli en gemensam angelägenhet.

Anpassningen till nya lokaler och ett nytt arbets­sätt sker inte bara genom att flytta verksamheten till ett aktivitets­baserat kontor. Det krävs även träning och handledning så att verksamheten och personalen, inklusive chefer, känner sig trygga och får möjlighet att förbereda sig i god tid.

Att flytta till ett aktivitets­baserat kontor kräver noggranna förberedelser. Men även den mest gedigna och välförankrade planeringen kan inte förutse allt. Organisationen bör därför ha som utgångs­punkt att kontinuerligt utvärdera och delvis revidera er ursprungliga plan för att möta de brister eller förbättrings­behov som uppstår på den nya arbetsplatsen.

Det systematiska arbetsmiljö­arbetet innebär bland annat att arbetsmiljön regelbundet ska undersökas och att de risker som upptäcks ska åtgärdas. Som skyddsombud ska du medverka i detta arbete.

På ett aktivitets­baserat kontor är det vanligt att det finns plats för cirka 75 procent av personal­styrkan samtidigt. Detta förutsätter att en del arbets­tagare arbetar från alternativa arbets­platser.

Förebygg buller och brist på avskildhet med god planering, design och tekniska lösningar. Det är en god idé att anlita akustiker för att minimera buller. Risk­bedömningar och utvärderingar av arbetsmiljön i aktivitets­baserade kontor bör bland annat fokusera på ljudmiljön.

I det aktivitets­baserade kontoret är tanken att den anställda ska välja arbetsplats utifrån den arbets­uppgift som ska utföras för stunden. Därför är det oerhört viktigt att redan i utvecklings­stadiet planera och utveckla miljöer som stödjer koncentrations­krävande arbete.

Koncentrations­krävande arbets­uppgifter kräver stillhet – se till att det finns
tillräckligt med tysta rum och utrymmen utan störande insyn.

Riskbedömningar och utvärderingar av arbetsmiljön i aktivitetsbaserade kontor bör bland annat fokusera på medarbetares möjlighet att få avskildhet.

Aktivitetsbaserade kontor möjliggör å ena sidan mer rörelse och variation under en arbetsdag. Men avsaknaden av individuella arbetsplatser leder å andra sidan till att den anställda i större utsträckning själv har ansvar för att individuellt anpassa arbets­utrustning som stolar, skärmar och bord.

Denna ansvars­förskjutning kräver både kunskap och tid för att den anställda dagligen ska kunna ställa in det aktuella arbets­stället och undvika belastnings­ergonomiska risker.

Det aktivitetsbaserade kontoret är till stora delar ett papperslöst kontor. Skapa därför goda rutiner för att digitalisera allt material som används i verksamheten så att personalen lätt kommer åt materialet på kontoret och från alternativa arbetsplatser.

Ett aktivitetsbaserat kontor kräver även väl utvecklade it-lösningar för att hantera organisationens interna och externa kommunikation.

För att säkerställa att personalen kan använda de digitala verktygen på bästa sätt bör ni se till att trygga de utbildnings­behov som finns bland personalen i de digitala program och tjänster som används i arbetet.

När personalen inte sitter på fasta platser i kontoret behövs digitala system som möjliggör att anställda på ett enkelt sätt kan hitta eller kommunicera med varandra under arbetsdagen.

Vissa medarbetare kan uppleva att den fysiska miljön i ett aktivitets­baserat kontor splittrar arbets­gruppen. I så fall är det viktigt att planera särskilda insatser för att organisera stödet mellan de närmaste arbets­kamraterna och bibehålla dynamiken i arbetsgruppen.

Ett aktivitetsbaserat kontor ställer förändrade krav på chefskapet. Arbetsgivaren bör därför ge chefer handledning i hur man leder i aktivitets­baserade kontor där chefen exempelvis inte alltid vet var medarbetarna befinner sig.

Vid utformandet av en aktivitets­baserad kontors­lösning bör arbetsgivaren ha dessa aspekter i åtanke och väga dem mot den verksamhet som kommer att bedrivas i lokalerna.

En lösning kan vara särskilda områden där man hanterar och förvarar sekretess­handlingar eller integritets­känsligt material.

Arbetsmiljöverket har vägledningar som du kan använda som ombud.

Vägledning om arbetsmiljöutmaningar i ett gränslöst arbetsliv (av.se)

Suntarbetslivs webbplats

Suntarbetsliv.se

Rapporter från Arbetsmiljöverket

• Gränslöst arbete – En forskarantologi om arbetsmiljöutmaningar i anknytning till ett gränslöst arbetsliv. Rapport 2018:1.

• Nya sätt att organisera arbetet – betydelse för arbetsmiljö och hälsa. Kunskapssammanställning 2018:2.

Rapporter (av.se)

Rapporter från kommun och region

• Rapport från Sveriges Kommuner och Regioner (SKR): Aktivitetsbaserade arbetsplatser i offentlig sektor.

Aktivitetsbaserade arbetsplatser (skr.se)

• Slutrapport från AktiKon-projektet i Örnsköldsviks kommun. Arbetsmiljö, fysisk aktivitet, hälsa och produktivitet i aktivitetsbaserad kontorsmiljö – en kontrollerad studie i Örnsköldsviks kommun.

Slutrapport från AktiKon-projektet (umu-divaportal.org)