Upphandling av it-system – 10 goda råd

1. Deltar facket i upphandlingen och införandet?

Användare, leverantörer och beställare har ett gemensamt intresse i att it-stödet ska fungera bra. Därför finns det goda argument för att låta det lokala facket delta i upphandlings­processen. Större it-investeringar måste förhandlas mellan facket och verksamhets- eller bolagsstyrelsen enligt medbestämmande­lagen och flera samverkansavtal.

Arbetsgivare, medarbetare och fack ska samverka för att göra en riskbedömning inför förändringar av en verksamhet. Det står i arbetsmiljölagen och gäller även för it-stöd. Det är arbetsgivaren som ansvarar för att risk­bedömningen görs, och det ska ske innan arbetsgivaren bestämmer sig för det nya it-stödet. Resultatet från riskbedömningen ska sedan tas i beaktande när it-stödet införs.

Om arbetsgivaren inte tar initiativet kan skyddsombudet på arbetsplatsen kräva det. Kontakta gärna fackliga företrädare på arbetsplatser som redan använder it-stödet för att höra vilka erfarenheter de har.

Skyddskommittén eller samverkansgruppen på arbetsplatsen ska ta hänsyn till detta vid inköp av nya it-system:

• Programvara och system ska vara lämpligt utformade med hänsyn till arbetsuppgiftens krav och användarens förutsättningar och behov.
• Programvaran ska vara lätt att använda och anpassas till användarens kunskaps- eller erfarenhetsnivå.
• Användaren bör lätt kunna skapa sig en bild av hur systemet och programvaran fungerar.
• Det är viktigt att värdera it-system utifrån negativa och positiva arbetsmiljöeffekter.

2. Finns tydliga mål för it-stödets nytta för verksamheten?

En it-investering är inte bara en teknisk investering. Den handlar i grunden om att stärka verksamhetens förmåga att prestera. Arbetsgivaren vill att it-systemet ska ge bra stöd för att uppnå verksamhetens mål. Medarbetarna behöver it-stöd som är ändamålsenligt och användarvänligt.

Målen och nyttan med det nya it-stödet ska finnas beskrivna för alla berörda delar av verksamheten. Ledningen ansvarar för att en sådan målbeskrivning skapas, kommuniceras till användarna och finns med i upphandlingsförfrågan. Leverantören ansvarar sedan för att beskriva hur it-stödet bidrar till att uppfylla de målen.

3. Är berörda användare tillräckligt involverade?

En förutsättning för bra resultat är att engagera användare tidigt i processen. Ett sätt är att skapa projektgrupper av användare som berörs av it-systemet i olika delar av verksamheten.

Användare som deltar i it-projekt utvecklar ofta nya kunskaper om verksamheten och it-stödets roll i organisationen. Leverantören måste visa att de har metoder för att göra användarna delaktiga.

4. Hur kan ni ta chansen att utveckla organisationen?

Att införa ett nytt it-system innebär en chans att se över och förnya organisationen. Investera inte i ett nytt, dyrt och avancerat it-system utan att samtidigt förändra arbetsmetoderna.

Diskutera frågan "Hur vill vi jobba?". Låt sedan svaret bli vägledande för vilket it-stöd ni väljer.

5. Har leverantören och programvaran goda referenser?

I upphandlingar är det vanligt att leverantörer presenterar sina programvaror för en begränsad skara personer, oftast ledningen för en organisation, och att det billigaste systemet vinner. Men problemet är att kostnaden för programvaran och den teknisk installationen nästan alltid är mindre än kostnaden för anpassningar och utveckling. Välj alltså leverantören mer noggrant.

Lyssna inte i första hand på leverantörernas egna ord om sin programvara, utan på erfarenheter från liknande upphandlingar där de har medverkat tidigare. Be därför om referenser från andra arbetsplatser. Ofta kan du hitta referensföretag på leverantörernas webbplatser. Users Award kan också förmedla kontakter. 

6. Pratar alla samma språk?

Ett återkommande problem i it-projekt är att leverantören, användarna och beställaren inte använder gemensamma begrepp. En lösning som då har visat sig effektiv är att beskriva arbets­processer i bilder och modeller. Det kallas för visuell kravspecificering och gör det möjligt för alla att ge synpunkter.

Det går till exempel att göra med hjälp av simuleringsverktyg eller grafiska modelleringsverktyg. I större organisationer med interna it-nätverk går det att lägga ut bilder och modeller för kommentarer och diskussioner. Det är också bra att tidigt ha en genomgång av begreppen för att hitta gemensamma definitioner.

7. Hur uppfyller it-stödet användarnas krav?

De som bäst kan formulera vilka funktioner som krävs för varje it-stöd är användarna som känner till behoven. Leverantören ska kunna redovisa hur it-stödet uppfyller användarnas krav på överblick, helhet och lärande för varje grupp av användare.

8. Planerar ni tillräckligt mycket utbildning i it-stödet?

Användarna bör få utbildning i stödet och möjlighet att träna innan it-stödet ska användas i skarpt läge. Det är bra om en ny programvara har inbyggda självstudier och träningsprogram. Komplettera eventuellt med att ta fram särskilda interaktiva program för att stödja inlärningen. Användarna ska ha möjlighet att lära sig i sin egen takt och utifrån sina egna förutsättningar.

9. Ingår förståelse av verksamheten i utbildningen?

Utbildningen ska inte bara ge kunskap i att hantera it-stödet, utan också vilken roll it-stödet har i verksamheten. Leverantörerna ska redovisa hur it-stödet uppfyller dessa krav.

10. Finns det stöd för uppföljning?

Det nya it-stödet ska utvärderas kontinuerligt. Där underlättar det om it-stödet, utöver support och hjälpfunktioner, också ger möjlighet att fånga upp nya användarkrav.