Så undviker du konflikter i distansarbetet

De flesta arbetsplatser har i vanliga fall ett etablerat sätt att kommunicera, agera, mötas och arbeta. Plötsligt kom pandemin och allt det vi har tagit för givet är inte längre självklart. Det kan lätt väcka ordnings­konflikter, där frågor om vilka regler och tillväga­gångssätt som ska gälla i det nya hamnar i fokus.

När en stor förändring sker samtidigt som många dessutom ska börja jobba hemifrån adderas utmaningarna med distansarbete, vilket gör situationen extra utmanande.

– De låga trösklarna till att ta en snabb avstämning eller lösa frågor i förbigående är inte möjligt på samma sätt digitalt. Det gör att det uppstår nya behov av ledarskap och en arbets­organisation som man kanske inte tänkt på tidigare, säger Thomas Jordan, universitetslektor i arbetsplats­konflikter vid Göteborgs universitet.

Vanligt med konflikter

Arbetsmiljöundersökningar från SCB visar att ungefär 30 procent svarar ja på frågan om de varit inblandade i en konflikt med kollegor eller chef.

– Ordet "konflikt" kan användas för att beskriva något som pågår i tre minuter såväl som i flera decennier. Men om vi har en bredare syn på vad en konflikt innebär så kan vi dra slutsatsen att det är vanligt förkommande, även om det för den sakens skull inte alltid behöver vara så dramatiskt.

Vi missar kroppsspråket

En av orsakerna till att risken för osämjor ökar vid distansarbete beror på att vi inte har tillgång till hela kroppsspråket. Utan öga mot öga-kontakt blir det lättare att feltolka saker och bygga upp föreställningar om vad andra egentligen menar.

– Se därför till att vara tydlig i kommunikationen. Ställ kontroll­frågor som "tolkade jag dig rätt nu?". Fråga hellre en gång för mycket än en gång för lite.

Informella avstämningar

För att undvika att konflikter uppstår till följd av snabba förändringar och distansarbete behöver chefen omfördela sin tid, menar Thomas Jordan. En avstämning på 15–20 minuter varje morgon är ett bra sätt att börja på.

– Att kolla läget med medarbetarna, se över arbets­belastningen och vad alla gör i dag skapar en känsla av kontakt och trygghet. Det kan också vara bra att boka in tider och forum då alla vet att chefen finns tillgänglig. Det kan vara att chefen kopplar upp sig i en videomötes­kanal vid ett visst klockslag och alla som vill får ansluta. Lite som att ställa upp dörren till sitt kontorsrum fast en digital lösning.

Medan vissa medarbetare ser det som en självklarhet att strukturera sitt eget arbete kan andra ha svårare för att leda sig själv. Det är lätt att bli osäker på vad som är en rimlig ambitions­nivå och hur mycket som förväntas uträttas under en arbetsdag.

– Det i sig kan skapa konflikter eftersom en vanlig orsak till menings­skiljaktigheter är att alla tänker olika kring hur saker och ting borde vara eller hur andra sköter sina arbetsuppgifter. En del chefer behöver därför utöva ett mer konkret och direkt ledarskap för att hjälpa de som inte har så lätt för struktur, menar Thomas.

Utvärdera situationen

Förr eller senare kommer de arbetsformer vi har kastats in i att återgå till det normala. Då gäller det att inrätta ett tillfälle för debriefing.

– Avsätt tid för en lägesgenomgång på arbetsplatsen. Ställ frågan om vad denna nya situation har lett till för erfarenheter och tankar, och försök att inte bara falla tillbaka till hur det brukar vara. Att utvärdera situationen kan vara väldigt värdefullt för framtiden, avslutar Thomas Jordan.

Undvik konflikter vid distansarbete – Thomas bästa tips till chefer

• Prioritera tid för avstämningar och att kolla läget med dina medarbetare. Se till att finnas tillgänglig för frågor och funderingar.
• Kommunicera tydligt och dubbelkolla om du tolkade saken rätt. Det är extra viktigt vid videomöten där alla deltagare inte har tillgång till hela det fysiska kroppsspråket.
• Var uppmärksam på vilka i arbetsgruppen som kan behöva extra stöd. En del behöver ett tydligt ledarskap medan andra är mer självgående.