Led dina medarbetare på distans – 5 tips

1. Skapa struktur i en ny situation

En viktig detalj som försvinner vid distansarbete är de spontana små­konversationerna som kollegor har när de möter varandra i korridoren. Därför är det viktigt att kommunikationen förblir god.

Inled förslagsvis varje arbets­dag med ett Skype- eller Teamsmöte för att stämma av dagens agenda. Extra viktigt är att du som chef får till en bra struktur på mötena och har en klar agenda med tydliga instruktioner och vad som förväntas av varje mötesdeltagare.

2. Prioritera i verksamheten

Var extra tydlig i förhållande till medarbetarna om vilken verksamhet som gäller. Omprioriteringar kan behöva göras om det är många medarbetare som är sjuka eller om en särskild enhet på organisationen behöver prioriteras.

3. Behåll gamla rutiner

Rutiner kvarstår fast i annan form. Avstämnings­möten, mål­uppföljning och annat som är återkommande inplanerat bör också fortsätta precis som vanligt. Var återigen noga med agendor, anteckningar och dokumentation så att det blir lätt för mötes­deltagarna att hitta vad som har sagts och blivit bestämt.

4. Det sociala är viktigt

Som ledare på distans behöver du bry dig lite extra om dina medarbetare. "Hur mår du?" är viktigare än "Hur går det?". Prata med dina medarbetare om arbets­miljön i deras hem. Påminn dem om vikten av en god arbets­ställning, ljus­sättning och att pauser och lunch är viktigt trots att de sitter hemma.

Och så ofta som du hinner – träffa dina medarbetare över ett video­samtal. Det är viktigt för samhörigheten och för att skapa en vi-känsla. Ett extra tips är att bjuda in till en digital fika!

5. Uppdatera om läget, men inte hela tiden

Slutligen så ser informations­behovet väldigt olika ut för olika individer. Det kan komma nya uppgifter hela tiden om olika saker från både höger och vänster.

För att underlätta för dina medarbetare kan du försöka att samla ihop information och mejla ut vid ett par tillfällen om dagen (eller mer sällan) i stället för att skicka mejl på mejl. Det du också kan göra som chef är att avsätta fasta tider varje dag när dina medarbetare vet att du är tillgänglig för att svara på deras frågor.