”Jag vill att alla äldreboenden ska förbättra sin kvalitet”, säger enhetschef Emma Eggertsen, som hoppas att utvecklingen å Björkliden kan ge draghjälp och inspiration till andra äldreboenden i kommunen.
Intraprenad – minskad sjukfrånvaro och ökad motivation
15 april 2021
Tre år med intraprenad har minskat sjukfrånvaron och ökat motivationen på Björklidens äldreboende i Ale kommun. ”Det händer något med personalen när de får vara med och bestämma”, säger verksamhetschef Emma Eggertsen.
Vill ni bo här när ni blir gamla? När Emma Eggertsen ställde frågan till sin personal hösten 2017 var det ingen som räckte upp handen. I stället svarade några halvt på skämt, halvt på allvar: "Nej aldrig" eller "Verkligen inte".
– Samtidigt som personalens reaktion var tråkig blev den en ögonöppnare och ett sätt att komma vidare i diskussionen. Vilket äldreboende vill vi jobba på? Och vilken miljö vill vi skapa för de äldre?
För Emma Eggertsen var det också ett guldläge att introducera ett förslag hon tänkt på länge: att driva Björkliden på intraprenad. Det innebär att det kommunala äldreboendets budget löper över tre år och att de får återinvestera ett eventuellt överskott i verksamheten.
– Den stora skillnaden är att om vi anstränger oss och gör uppoffringar, får vi också möjlighet att erbjuda bättre kvalitet åt dem som bor här, förtydligar Emma Eggertsen.
Pröva i praktiken
Hon hade kommit i kontakt med styrmodellen under sitt tidigare arbete som verksamhetsutvecklare i Göteborgs stad och ville pröva den i praktiken. Efter ett tufft första år som enhetschef på Björkliden tyckte hon också att det var dags att blicka framåt.
– Mitt utgångsläge var inte det bästa: Jag var ny på jobbet. Björkliden hade innan jag kom stått utan chef i sex månader, budgeten hade gått back en halv miljon och sjukfrånvaron var hög, berättar Emma Eggertsen.
Tänk om landslaget i fotboll hela tiden haft en sjukfrånvaro på tio procent. Vad hade hänt då?
Emma Eggertsen
Samtidigt såg hon att det fanns potential hos personalen. Många hade upp till 30 års erfarenhet och var mycket kunniga i sitt yrke.
– De hade en kärlek till jobbet men drivet saknades. Nu ville jag ge dem rätt förutsättningar att blomma ut.
Första steget var att lära känna både personalen och verksamheten på djupet. Emma Eggertsen skuggade dem bokstavligen både dag och natt. Ställde frågor och ännu fler frågor och visade att hon både lyssnade och brydde sig om. Samtidigt var hon tvungen att göra en del obekväma förändringar.
– Personalen hade tidigare fått göra önskescheman som jag fick lägga om. Schemat är den största delen av budgeten och det måste sättas utifrån verksamhetens behov, inte efter personalens. Vi måste hela tiden ställa frågan: "För vilka är vi till?" Men visst fanns det dagar när jag undrade vad jag hade gett mig in på.
För att få med sig personalen började hon att förklara hur närvaro och budget hänger ihop. Hur viktigt det är att just de är på plats och inte någon från bemanningsenheten och att personalen måste samverka och stötta varandra för att få boendet att fungera.
– Tänk om landslaget i fotboll hela tiden haft en sjukfrånvaro på tio procent. Vad hade hänt då? Jag blir rädd när jag märker att en hög sjukfrånvaro normaliseras, säger Emma Eggertsen.
Ju mer personalen involverades desto större blev deras intresse för förändring. Tiden för att införa intraprenad hade blivit mogen. Första steget var att göra studiebesök på andra äldreboende som drevs på det sättet. De pratade med anställda, chefer, äldre och anhöriga och blev allt mer positiva.
Presenterade sin idé
Nästa steg var att övertyga politikerna. Emma Eggertsen bjöd in dem till Björkliden och presenterade sin idé.
– Fördelen med intraprenad är att styrmodellen kan attrahera både blå och röda politiker. De blå tycker att det är bra med mer självbestämmande och de röda gillar att vinsten återinvesteras i verksamheten. Dessutom fick jag draghjälp från pensionärsföreningar som såg fördelarna och lobbade för en förändring.
I dag, tre år senare, har sjukfrånvaron på Björkliden sjunkit från 15 till 2 procent och i stället för ett underskott på 500 000 finns ett överskott på samma summa. Vinsten har använts till aktiviteter för de äldre och renovering och inköp.
– När jag började var det väldigt mycket institution. Lysrör i taket och slitna, själlösa möbler med plastöverdrag, säger Emma Eggertsen och visar runt på några av avdelningarna som i dag alla har olika val av tapeter, möbler och gardiner. Kristallkronor i taket och ordspråk på väggarna.
Förbättra miljön
Både personal och äldre skulle vara delaktiga i att förbättra miljön. Alla fick fundera: Hur vill vi ha det? Vad behöver vi för att det ska bli bra?
– Vi började bygga hem, konstaterar Emma Eggertsen
Undersköterskan Jill Andersson plockar in disk i ett av köken och berättar att hon arbetat på flera boenden och också har bakgrund som egen företagare. Hon började på Björkliden i samma veva som intraprenadskapet infördes och trivs:
– Jag är lyrisk. Det gäller att ha järnkoll på sina utgifter. Inte bara köra på och tänka att kommunen fixar det på slutet. Nu kan vi själva skapa en buffert och sätta vår prägel på jobbet.
En annan viktig del i intraprenaden är att medarbetarna fått avsatt tid i schemat för att jobba med utveckling. Två timmar var sjätte vecka har de möten i matgruppen, aktivitetsgruppen eller i budgetgruppen. De har också fått möjlighet att delta i olika fortbildningsprojekt och för de äldre finns ett boråd där de får önska aktiviteter och utflykter.
– Vi har åkt till Botaniska trädgården och till Marstrand. Vi har badat i havet och sett Lotta på Liseberg. Senast önskade de äldre att åka till Köpenhamn och vem vet, kanske kommer vi dit också, säger undersköterskan Maria Kragh som jobbat på Björkliden i 15 år.
Nytt kontrakt
– Det är stor skillnad mot hur det var tidigare. Nu samarbetar vi och stöttar varandra på ett sätt som gör det möjligt att åka i väg och vi har råd att erbjuda de äldre saker utöver det vanliga. Då blir det också så mycket roligare att jobba, fortsätter hon.
I slutet av förra året fick Björkliden sitt kontrakt förnyat och Emma Eggertsen ser fram emot ytterligare tre år av intraprenad.
Finns det inte några nackdelar?
– Nej, jag kan inte se några. Men som chef måste man vilja driva en utveckling och vara intresserad av personalen och verksamheten på riktigt. Ju mer delaktiga och kunniga mina medarbetare blir, desto bättre måste jag kunna förklara och motivera. Det går inte att gå in på sitt rum och stänga dörren.
Intraprenad kräver intraprenörer
För att driva en verksamhet på intraprenad behöver man ha ett stort mått av idérikedom.
– Till skillnad från en entreprenör, som vill bryta sig loss och skapa något eget, har intraprenören förmågan att knyta sin egen vision till verksamhetens vision, säger Birgitte Stjärne.
Hon har lång erfarenhet av företagsutveckling och har också skrivit boken Intraprenören – nyckel till innovation. I sin yrkesroll har hon mött många intraprenörer, både i privat och offentlig sektor.
– Intraprenörer behöver en chef som
tror på dem och ger dem möjlighet att ta initiativ utan att styras av alltför stelbenta regler och rutiner, förklarar Birgitte Stjärne.
Eftersom offentlig verksamhet finanserias av skattemedel och måste förhålla sig till särskilda regelverk blir ledarskapet ännu viktigare för att en intraprenör ska få förutsättningar att blomma ut. Därför tycker hon att det är extra roligt att kommunerna har hittat ett sätt att behålla sina kreativa medarbetare och ge dem frihet att sätta sin prägel på verksamheten.
– Idén om intraprenad skapar utrymme för annorlunda tankar och nya idéer, säger Birgitte Stjärne och konstaterar att alla arbetsplatser behöver ta tillvara nytänkande för att inte stagnera.
– En för stark inriktning på effektivitet och ekonomi riskerar att skapa strömlinjeformade organisationer utan flexibilitet. I värsta fall leder det till att verksamheten inte möter någons behov, varken kunders, brukares eller medarbetares.
För att intraprenören ska våga fullfölja sina idéer behövs också en stöttande arbetsmiljö. Trygga och öppna medarbetare är mer positiva till förändring än osäkra.
– Intraprenörer ser både helheten och detaljerna. Därför är det smart av kommunerna att använda dem i framkanten för att driva på utvecklingen inom olika verksamheter.
Relaterade artiklar
Hur blir den psykosociala arbetsmiljön bättre?
”Jag är avdelningschef med åtta enhetschefer. I vår senaste medarbetarundersökning gav några medarbetare exempel på mindre brister i sin psykosociala arbetsmiljö samtidigt som det allra mesta ser riktigt bra ut. Hur kan vi använda resultatet?”, undrar en läsare.
