Roboten Bobbie gör det trista jobbet

Sedan ett drygt år finns Bobbie i Skövde kommun. Nu gör roboten en stor del av administrationen och har minskat tiden för att få nyanställd vårdpersonal i arbete. Från upp till 45 dagar till ett par minuter.

Torget i Skövde är sprillans nytt. Släta stenblock och nyputsade uteserveringar glänser i solen såhär ett par dagar före invigning. I Skövde stadshus, ett stenkast bort, jobbar 55 personer på avdelningen för IT och verksamhetsutveckling. Det innebär en för varje tusental invånare i Skövde och gör dem till en tämligen välförsörjd IT-avdelning.

– Ja, vi har en bred kompetens, konstaterar e-strateg Sara Salegård. På så sätt kan vi ha en långsiktig strategi och inte bara jobba med teknik utan också med mjukare frågor och processer.

– Vi vill se behoven och göra skillnad internt men också märkas för dem som bor här, instämmer IT-utvecklare Tomas Monsén.

Vi går den korta promenaden från Skövde stadshus till Bemanningsenheten för vård och omsorg. I våras var Skövde en av tio nominerade till årets digitaliseringskommun och bemanningsenheten är en av flera funktioner som har haft nytta av IT-avdelningens utveckling av på RPA (robotic process automation) som förenklar introduktionen av nyanställda och vikarier.

Administration tog tid

Enhetschefen Katarina Tallbacka berättar att de tidigare ägnade i snitt en dag i månaden åt administration kring introduktionskurser och hantering av intyg. Dessutom tillkom ytterligare tid ute i verksamheterna för delegering – det vill säga att den nyanställde får lov att hantera mediciner.

– Vi behöver kvalitetssäkra varje steg och ibland är det upp till tre olika sjuksköterskor som ska godkänna. Men innan vi kan boka möte med den första måste alla övriga intyg vara på plats. Det kunde ta mycket tid.

Det var ett ständigt ringande och skickande fram och tillbaka med internpost som skapade irritation. Också verksamheten blev lidande eftersom det tog för lång tid innan de nyrekryterade personerna kunde komma ut i tjänst.

– Det kunde hända att vi fick beordra någon som var ledig att gå in och jobba, bara för att administrationen var för långsam, säger Katarina Tallbacka.

Bobbie gör jobbet

I dag gör i stället roboten Bobbie det administrativa arbetet med kollar, anmälningar och listor. Digital signering gör att allt löper smidigt och dokumenten arkiveras snabbt på rätt ställe. Den nyanställda kan själv logga in sig och lämna personuppgifter och det går lätt att leta efter uppgifter och att lägga till nya behörigheter. De runt tjugo arbetsdagar om året som har frigjorts gör att personalen på bemanningsenheten får mer tid att hitta rätt man till rätt plats.

– Nu undrar vi om Bobbie kan göra mer? Kan han lägga in diplom från andra utbildningar och utdragen från belastningsregistret också? frågar Katarina Tallbacka Tomas Monsén i förbifarten.

– Det kan vi absolut kolla på.

– Det är just så vi vill jobba, förtydligar han senare. Med en tät kontakt gentemot verksamheten. För dem är det svårt att veta vad som är tekniskt möjligt. Därför måste vi visa vilka verktyg som finns. Inte bara leverera en hammare för att de ber om en hammare, utan sätta oss in i behovet och se det ur ett bredare perspektiv: vad kan vi bygga till det här?

Just så var upprinnelsen till Bobbie. Andreas Hurtig Wessman som är verksamhetsutvecklare för vård och omsorg hade behov av att digitalisera sin introduktionsutbildning samt av digital signering.

– När vi fick frågan såg vi att vi kunde skapa en större plattform för så mycket mer, säger Sara Salegård.

– Det blev ett bra samarbete, säger Andreas Hurtig Wessman. Det är de här mötena som berikar vårt arbete. Vi i verksamheten behöver vara med i processen. Om vi får färdigpackade lösningar är det som gjort för missförstånd.

Att jobba nära verksamheten gör också att de undviker motstånd och uppgivna suckar som ”nu ska vi få ett nytt IT system igen” eller ”de på IT förstår ändå inte hur vi jobbar”.

– Kommunen har en väldigt komplex organisation där mycket är lagstyrt. Därför behöver några av oss på IT kunna mer om exempelvis vård och omsorg medan andra jobbar närmare skolan och så vidare, säger Tomas Monsén. Det behövs bryggor ut i verksamheterna.

Verktyg för alla

Men IT-avdelningen vill också skapa verktyg som gagnar alla invånare. Ett exempel är att de enkelt kan få hjälp med allt från musikskola till sophämtning genom att logga in på Mina sidor.

Ett annat verktyg är appen Mitt Skövde där det förutom kommuninformation också finns ett SANT-kontrakt som ungdomar kan signera digitalt och därmed lova att avhålla sig från snatteri, alkohol, narkotika och tobak. I appen får de sedan förmåner som billigare bad på simhallen eller rabatt i affärer.

– Vi måste möta ungdomarna där de är. Det vill säga i telefonen. En pärm som man sätter i händerna blir oftast inte läst, konstaterar Tomas Monsén.

Nu har Bobbie varit igång i ett drygt år och har hanterat mer än 1 000 nyrektryteringar. Med facit i hand kan de konstatera att implementeringen har förlöpt förhållandevis smärtfritt. Nästa steg blir att se över vilka lösningar som de mindre kranskommunerna som Tibro och Hjo kan ha nytta av.

– Vi tittar på vilka utvecklade steg i roboten Bobbie som vi kan återanvända. Här i Skövde har vi själva kompetensen att göra utvecklingar, men för mindre kommuner är det ofta omöjligt, säger Tomas Monsén.

Sara Salegård håller med om att de har bra förutsättningar.

– Vi är en tillräckligt stor kommun för att ha resurser att arbeta med avancerad IT- utveckling men har lagom få invånare för att det ska bli hanterbart.