Bättre samvete efter färre medarbetare per chef

GRANSKNING MAXTAK: Medan många kommuner är i början av sin process med att införa en begränsning av antalet medarbetare är Piteå redan i hamn. Kommunen började sin resa 2018 då riktmärket 30 medarbetare per chef infördes.

Dåligt samvete.

Så minns de erfarna cheferna Annika Morén och Carina Lundberg i Piteå känslan på sina tidigare arbetsplatser då mängden medarbetare var fler än de har i dag,  något som är verklighet för många av dagens chefer i offentlig sektor, visar Chefen i fokus granskning. 

Annika Morén.

– Det fanns inte möjlighet att alltid se alla medarbetare och det var svårigheter med lönesättningen. Jag kunde inte vara den närvarande chefen jag vill vara och hann inte ringa till personal som var sjuk och fråga hur de mådde. Det är sådant jag minns i dag, säger Annika Morén, som har arbetat som chef i 35 år.

Carina Lundberg, som har arbetat som chef i tio år, håller med.

– Det är inte lätt att lönesätta personal man inte ser varje dag, och jag har fått utskällning för att jag har varit orättvis. Det är tufft att behöva förklara sitt beslut, även om jag bottnade i det.

Politiker satte riktmärke

Piteå har liksom många andra kommuner erfarenhet av att chefer säger upp sig efter en relativt kort tid i kommunen. Det var extra tydligt inom socialtjänsten innan 2018 då kommunens politiker klubbade igenom ett riktmärke på antalet medarbetare en chef skulle ha:

Hade chefen sina tillsvidareanställda på en och samma plats skulle de inte vara fler än 30.

Hade chefen dygnet runt-verksamhet eller fast anställd personal utspridd på olika orter skulle de inte vara fler än 25.

– Vi kallar det ett riktmärke eftersom det får finnas undantag, men riktmärket 30 medarbetare ska beaktas i olika sammanhang, till exempel när man rekryterar, säger personalstrategen Maria Renström.

Ojämlikt mellan män och kvinnor

Förutom att få fler chefer att stanna fanns det ytterligare ett skäl till Piteå införde riktmärket. Arbetsgivaren kunde nämligen se att medarbetarantalet per chef skiljde stort mellan olika förvaltningar.

– Vi har ett uttryckt mål att vara en arbetsgivare, men vi såg att cheferna hade helt olika förutsättningar för sitt ledarskap. Det var så att chefer i kvinnodominerade förvaltningarna hade fler underställda än i de traditionellt manligt dominerade, säger Maria Renström.

Läs mer: Experten:"Omsorgen tar stryk – sätt maxtak!"

Samtidigt som riktmärket 30 medarbetare är satt, finns också en utmaning i att se till att somliga chefer inte har för få medarbetare att ansvara för. Därför har Piteå satt ett spann på antal medarbetare och vill att de ska vara mellan 10 och 30. Maria Renström bedömer att det bland kommunens omkring 200 chefer i dag är max tio som har fler än 40 underställda.

– Det är bättre nu än tidigare, men det är inte bra för vi har verksamheter där chefer har för många att ansvara för, säger hon.Somliga chefer delar upp arbetet

På pappret kan det dessutom se ut som att vissa chefer har medarbetaransvar för över 50 personer.

– Men då ska man veta att man inom vissa förvaltningar har valt att organisera sig så att två chefer delar upp ansvarsområdena, så att den ena exempelvis tar ansvar för all personal och den andra för verksamhet och kontakt med anhöriga, berättar Maria Renström.  

Riktmärket har en tydlig del i att arbetsvardagen blivit bättre menar Annika Morén och Carina Lundberg. De har dessutom fått stödfunktioner i form av administration och bemanningsenheten som ringer in vikarier om någon blir sjuk.

Carina Lundberg.

Samtidigt påpekar de att det krävs inte mer än att en medarbetare ska bli sjuk för att arbetsbelastningen ska påverkas negativt för en chef. Med 30 medarbetare är marginalerna för små för att hantera oväntade personalförändringar.

– Funkar alla medarbetare är 30 medarbetare hanterbart, men ibland räcker det att en person blir sjuk för att det ska totalhaverera. Och måste chefen släcka bränder utsätts den för stress och det drabbar i sin tur arbetsgruppen eftersom medarbetare mår sämre av en stressad chef, säger Carina Lundberg.

Läs mer: "Äntligen" - Nu får hon hälften så många medarbetare

"Inte riktigt i hamn"

Både hon och Annika Morén skulle vilja se ett något lägre riktmärke på antalet medarbetare.

– Riktmärket är något vi kan luta oss mot, men vi är inte riktigt i hamn utan måste jobba mer för att chefsrollen ska bli hanterbar, säger Carina Lundberg.

Att chefer känner så är också något som personalstrategen Maria Renström är medveten om.

– Ledarskap är en egen profession och man hinner inte se alla om det är för många medarbetare. Samtidigt måste man ha en bredare syn på chefers förutsättningar att kunna göra sitt jobb, och inte bara stirra sig blind på antalet medarbetare.

Läs mer: Fler chefer ledde till färre sjuka