Så lyckas du leda i förändring – och får med dig medarbetarna

Digitalisering, nedskärningar eller bara nytänk. Sådant kräver chefer som kan leda i förändring. Så här får du med alla medarbetare på tåget.

Förändringsbenägenhet är en egenskap som värderas väldigt högt i dagens samhälle – samtidigt strider den mot vår biologiska natur.

Vår hjärna gillar nämligen business as usual, vilket är anledningen till att de flesta inte hoppar jämfota av glädje när chefen presenterar den senaste schemaomläggningen.

→ 21 ledarskapstips

– Förändringar är ofta initierade uppifrån. Ledning och chefer Catrin Brodinunderskattar vanligtvis hur mycket medarbetarna påverkas av förändringen. De förstår hur man genomför en förändring i teorin, men inte i praktiken, säger Catrin Brodin som är förändringsexpert, föreläsare och författare.

Öva på att leda i förändring

För några år sedan hjälpte hon SKR, Sveriges Kommuner och Regioner, att ta fram en verktygslåda för att leda i förändring.

Det hjälper nämligen inte att skicka sina ledare på en tvådagarskurs med teoretisk korvstoppning – man måste också öva rent praktiskt för att kunna driva processen på ett strukturerat sätt.

– När det gäller exempelvis ekonomi har man redan väloljade processer och uppfinner ju inte nya ekonomiska modeller varje gång man gör ett bokslut. Vi behöver hantera förändringsprocesser på samma vis, och inte uppfinna hjulet på nytt.

Lär av framgångar och misstag

Cathrine Reineholm, forskare och docent i pedagogik, håller med. Hon har bland annat gjort en kunskapssammanställning av forskning om förändringskompetens på arbetsplatser.

– Att kunna utveckla och behålla förändringskompetens är jätteviktigt påCathrine Reineholm alla nivåer i en organisation. Var noga med att följa upp och lära av både framgångar och misstag. Kasta inte bort det som gått åt skogen, utan använd den erfarenheten i stället. På det viset bygger ni viktig kunskap och erfarenhet som kan användas i framtiden.

→ Fira felstegen med Fuck up Fridays

Ledning och chefer har ofta fokus på riktlinjer och policyer men mindre på själva genomförandet, menar Cathrine Reineholm.

– Vi borde lägga mycket mer resurser på genomdrivandet av förändringen, och där behövs även den kompetens som de berörda medarbetarna har. Det är ju de som kan den egna verksamheten bäst, konstaterar hon.

Detta krävs för att lyckas

För att verkligen lyckas kräver förändringsprocessen tid. Något som inte alltid finns eller ges, men där behöver vi tänka om.

Och kommunikation är a och o för att skapa motivation. Som chef behöver man vara väldigt tydlig med varför man måste göra förändringen och även lyssna på responsen.

– Var inte så rädd för motstånd, utan försök utforska det i stället. Där kan finnas rädsla för att förlora jobbet eller att inte klara av det nya som krävs, och då kan man som chef stötta. Det blir ett tillfälle att skapa öppenhet och möjlighet att påverka, och man kan fånga upp delar som kanske behöver omarbetas, säger Cathrine Reineholm.

Låt medarbetarna vara med och påverka

Även om delaktighet inte ska påtvingas, är det en förutsättning för en lyckad förändringsprocess; ”Vi måste byta schema, men hur vi ska göra det kan ni få vara med och påverka!”

– Då är det bra om ledningen inte redan planerat och bestämt allt i minsta detalj. Man kanske tror att man underlättar genom att förbereda allting, men det blir i stället att göra sina medarbetare en björntjänst, säger Catrin Brodin.

Om man trots ansträngningar och samtal inte får med sig alla på tåget kanske man till slut måste köra över dem.

→ 3 viktiga principer när det krisar på arbetsplatsen

Men även där behöver man återigen använda sig av god kommunikation, menar Catrin Brodin; ”Vi har stängt dörren till den gamla schemamodellen, och jag ser att du inte gillar det. Jag kan stötta dig, men du behöver hitta ett sätt att acceptera det här”.

Om chefen själv inte gillar det nya

Men om man som chef inte heller gillar förändringen, hur hanterar man den balansgången?

Ja, att öppet visa ironi eller skepticism är verkligen inget bra recept, säger Cathrine ­Reineholm. Inte heller att försöka dölja sina tvivel, för det brukar lysa igenom.

– Visa att du också tycker det här är svårt, men att ni behöver göra detta tillsammans! Återigen, förklara också varför den här förändringen behöver genomföras, och att ni behöver hjälpas åt för att det ska bli så bra som möjligt.