Skippa multitasking – bli en bättre chef

Är du multitaskande och högpresterande? Grattis – du är unik! För multitasking är som regel ett säkert sätt att göra fler misstag och få mindre gjort med sämre kvalitet. Gör så här i stället!

Multitasking kan kännas finfint i stunden. Men i själva verket både mår vi sämre och producerar sämre.

Alexander Rozental

Vi lurar helt enkelt hjärnan att tro att vi gör mer när vi växlar mellan olika uppgifter.

Men det enda som händer är att vi producerar sämre och blir jättetrötta av att ständigt skifta fokus.

– Vi multitaskar alla i viss mån. Det behöver inte vara dåligt, det är när det får oss att må dåligt efter arbetsdagen som vi behöver vara uppmärksamma, säger Alexander Rozental, samtidigt som han trycker iväg ett mejl.

Så funkar hjärnan

Alexander Rozental är professor vid Luleå tekniska universitet, och beskriver två olika processer i hjärnan:

Dels den som fokuserar på det som är nytt och belönande. Den processen leder till att vi är lättdistraherade, vi tappar fokus när det plingar i mejlboxen.

Och dels den process som vi använder när vi arbetar med saker, då vi medvetet bearbetar information.

De här processerna har vi svårt att hålla i gång samtidigt. Hjärnan stänger av och sätter på dem efter behov.

Omställningen är påfrestande för oss. Det finns studier som visar att det tar omkring tio minuter för oss att hitta tillbaka till fokus när vi blivit avbrutna.

→ Så vill tonåringar att deras framtida chef ska vara

Ibland kan vi själva välja att multitaska.  Men vi har hjärnor som sedan urminnes tider är inriktade på att uppmärksamma det som avviker, så när vi multitaskar prioriterar hjärnan som regel distraktioner. Ett mejlpling gör oss nyfikna. Vad finns i lådan?

– Vissa saker är lättare att göra samtidigt. Du kan till exempel föra ett samtal samtidigt som du gör något motoriskt. Men om du ska skriva ett mejl samtidigt som du för ett samtal blir det för svårt, för det kräver samma slags resurser.

Många chefer tvingas multitaska

Det är lätt att fastna i multitasking utan att ens tänka på det. Skriva rapport, kolla vädret i helgen, mejla en medarbetare…

Alla med en dator på skrivbordet har hög risk för multitasking.

– Det kan man motverka enkelt genom att stänga av alla appar och aviseringar som man inte behöver för arbetsuppgiften, konstaterar Alexander Rozental.

Att den som ständigt håller många bollar i luften riskerar att bli utmattad är numera väl känt.

I fråga om välfärdens chefer handlar ofta det mer om tvång. Nedskärningar innebär att fler uppgifter läggs på chefen utan att andra plockas bort.

→ 44 arbetsuppgifter chefer gör men inte borde

Strukturell multitasking, kallar Alexander Rozental det. I det här fallet kan multitasking och prokrastinering samexistera.

– Chefer har hand om det dagliga arbetet men också som regel uppgifter med längre deadlines. Under en pressad arbetsdag kan chefen känna sig tvungen att multitaska, medan det långsiktiga arbetet skjuts upp. Här är det bra att lägga in tid i kalendern för det som inte omedelbart behöver göras.

Den som sitter i en sådan rävsax mår inget vidare efter arbetsdagen.

Slopa vissa arbetsuppgifter

En del Skånekommuner, bland annat Helsingborg, använder sig av konceptet ”antipiloter”.

→ Tävlar om att sluta göra saker

Det innebär att man identifierar vilka uppgifter som kan tas bort genom att helt enkelt pröva att ta bort dem. Funkar det, så var de onödiga.

En bra idé, tycker Alexander Rozental.

– Individen kan göra en del för att minska distraktioner men när orsaken är strukturell är det arbetsgivarens ansvar att se till att arbetsbelastningen är rimlig. Det är också arbetsgivaren som har ansvar för att chefen har en bra psykosocial arbetsmiljö, poängterar han.

Det kan vara att kontoret har olika zoner för olika fokusgrad, och möjlighet till avskärmning.

Akustikplattor kan hjälpa för att dämpa en distraherande ljudmiljö, liksom frostad film på fönster som vetter mot livliga gator minskar störningar utifrån.

Deep work – motreaktionen

Alexander Rozental nämner en motreaktion mot multitasking-idealet som kallas ”deep work”.

Definitionen varierar lite, men helt kort betyder det att man arbetar fokuserat under viss tid med en enda uppgift. Pomodoro-metoden är ett exempel på det (se faktaruta).

– Deep work för med sig framför allt två fördelar: Om du jobbar fokuserat kommer du att ha lättare att producera något som har hög kvalitet. Och du slipper också den mentala ansträngning det innebär att skifta fokus.

En sak i taget alltså. För hjärnans och resultatets skull.

→ 5 steg för att leda medarbetare med adhd