Guide: Så förbereder du dig för kris och krig

Har du koll på vad du ska göra om din arbetsplats drabbas av strömavbrott, en cyberattack, eller om nästan alla dina medarbetare blir sjuka på en gång? Eller ännu värre: om kriget kommer. Så här gör du för att säkra din verksamhet!

Larmet går. Nej, det är inte den första måndagen i månaden. Klockan är inte tre. Det värsta händer verkligen: Kriget är här. Det är overkligt. Du blir kall och stel och försöker greppa vidden av katastrofen. Eller så här: Med kaffekoppen i handen och ett leende på läpparna sätter du dig vid datorn och slår på den. Det går inte. Skärmen är svart. Ingenting funkar. Ditt leende dör snabbt bort och ersätts av…

Ja, vad då? Vad gör du om kriget kommer, om det blir strömavbrott eller din verksamhet utsätts för en cyberattack? Börjar hjärtat bulta och kallsvetten rinna, eftersom du inte har en aning? Eller tar du ett djupt andetag och sätter i gång att metodiskt följa den plan du skapat för att hantera situationen?

→  Utveckla ditt ledarskap innan krisen kommer 

Jobbar med scenarier

Att vara förberedd på olika slags kriser och hur de ska hanteras gör stor skillnad. En som jobbat mycket med beredskap och planer kopplade till kris är Anders Sundin, chef för måltidsservice i Uppsala kommun. För sex år sedan när han började i Uppsala fanns nästan ingen beredskap alls på måltidssidan. Numera finns flera olika typer av matlager: Centrala, lokala och både med färskvaror och frystorkad mat. Dessutom har ett kriskök med eget elverk skapats.

– Vi jobbar mycket med att tänka oss in i olika scenarier: Hur agerar vi om krisen kommer? Vi övar också regelbundet på strömavbrott, att det inte finns något vatten och att under de förutsättningarna ändå laga mat åt skolan och äldreomsorgen, säger han.

Det bästa rådet Anders Sundin kan ge till den som inte riktigt vet var man ska börja är att bara ”just do it”.

– Kör i gång, sitt inte och vänta på direktiv eller pengar! Lyssna inte på dem som säger ”det går inte”. Fokusera på att bryta igenom svårigheter och skapa förutsättningar. Som chef är det viktigt att ha modet att fatta beslut. Målet att överleva är överordnat allt annat.

→  Så blev löneökningarna för chefer 2024

Men hur gör man då, rent konkret? Så här säger Anna-Karin Hamrén, enhetschef på Myndigheten för samhällsskydd och beredskap.

Kartlägg kompetensen

– Börja med att ställa dig frågan: Vilka delar av den verksamhet jag ansvarar för måste fortsätta fungera även under en kris? Bjud gärna in din personalgrupp för att få hjälp att tänka ut kreativa lösningar.

Kartlägg vilka kompetenser som är nödvändiga för att just din verksamhet ska kunna fortsätta rulla på även under svåra förhållanden. Om det visar sig att det bara är en eller två personer som sitter på denna kunskap; undersök om det finns möjligheter att kompetensutveckla några av dina medarbetare så att fler får denna kunskap.

→  Mitt jobb som chef handlar om att överleva

Lös ett problem i taget

– Att göra så är ett bra sätt att säkra upp sin beredskap. Börja också gärna planera för kris i det lilla. Lös ett problem i taget: Hur ska vi till exempel se till att de gamla på äldreboendet håller sig varma under ett strömavbrott?

→  Så funkar arbetsmiljöansvaret

Se även över hela arbetsorganisationen och granska vilka personer som har arbetsuppgifter som är helt nödvändiga för att arbetet ska kunna skötas under en kris eller om krig utbryter, och vilka som har uppgifter som tillfälligt kan pausas. Dessa personer kan då omplaceras till att sköta mer akuta saker. Eventuellt kan även dessa personer behöva kompetensutveckling i förebyggande syfte.

Blir ofta en budgetfråga

– Ofta upptäcker man att det är en budgetfråga. Det vill säga, det behövs mer resurser för att skapa en god beredskap. Då är det viktigt att som chef lyfta det högre upp i organisationen och göra ledningen medveten om det, säger Anna-Karin Hamrén.

Anna-Karin Hamrén, enhetschef på MSB.

Nästa steg är att upprätta en lista över personer som har nyckelkompetens inom vissa områden och som är svåra att ersätta. Det är dessa personer som du, ofta i samråd med HR-avdelningen, ska krigsplacera, vilket innebär att en person har paxats i förväg av sin arbetsgivare genom en anmälan till Plikt- och prövningsverket.

Använd frivilliga

– Du kan även begära att få låna in personal från andra verksamheter där behoven inte är lika akuta. Att använda sig av frivilligorganisationer, och skapa en organisation för det, är ytterligare en möjlighet.

Nu är det upp till dig, hur reagerar du när krisen kommer: Blir det med panik och darrande händer eller med beslutsamhet och en plan i beredskap?