Han digitaliserar välfärden

Allt färre ska göra allt mer i den offentliga sektorn och för många arbetsgivare stavas lösningen digitalisering. Pontus Berglunds insatser och strategi har satt Växjö på den digitala kartan.

Trög. Svårarbetad. Tråkig. Det var inga smickrande ord som it- och digitaliseringschefen Pontus Berglund förknippade med offentliga sektorn innan han började jobba på Växjö kommun.

– Jag halkade in på ett bananskal och hade precis som många andra en negativ bild.

Nu, några chefsuppdrag och åtta år senare, beskriver han sektorn som något smaskigt.

– För oss som gillar att jobba med verksamhet är kommunen en gottepåse. Det är utvecklingsmöjligheterna som gör att vi håller oss kvar, att jobba med breda verksamheter där det händer väldigt mycket. Det är alltid spännande att gå till jobbet.

Han började sin bana i Växjö 2016 som it-arkitekt, men blev redan efter ett halvår chefsarkitekt med uppdraget att länka ihop verksamheter, it-tjänster och infrastruktur.

Växjös första digitaliseringschef

I en omorganisation 2018, när kommunen ville fokusera på digitalisering, bröts frågorna loss från it-delen och Pontus Berglund utsågs till Växjös första digitaliseringschef.

– Den offentliga sektorn mognar i steg. I början gör man digitaliseringsfrågan till en it-fråga, men it är mer drift och användarstöd, medan digitalisering är utveckling. Andra mognadssteget blir därför att skilja dem åt, så it får fokusera på it, och digitalisering på utvecklingsbehov. Sista mognadstegen kommer man till när man kan se digitalisering som vilken annan verksamhetsutveckling som helst.”Jag är snål smålänning” säger Pontus Berglund angående vad som håller teknikintresset i schack.

Därmed blev Pontus Berglund både den första och sista digitaliseringschefen i Växjö. Sedan 2022 är han både it- och digitaliseringschef och ansvarar för 65 medarbetare, varav 4 enhetschefer.

Började surfa på webben tidigt 

Digitalt intresse har han haft länge.

– Mitt första minne av teknik var helt klart när jag och min äldre bror spelade på hans Commodore. Man behövde blåsa i kassetterna för att få bort dammet så att vi kunde spela.

Datorspelen skapade ett intresse för teknikens möjligheter. Och problemen med att få den att funka som man ville blev en kreativ utmaning som lockade.

När svenskar i mitten på 90-talet började surfa på webben styrde Pontus Berglund sin bräda mot djupare vatten än de flesta. 

– Jag gick kanske i åttan och gjorde hemsidor om stridsflygplan, som var väldigt spännande i den åldern.

→ Undvik att bli utbränd

Är en snål early adopter

Tjusningen låg i att knäcka programmeringens logik, och den ledde i slutändan Pontus Berglund till civilingenjörsutbildningen på Kungliga tekniska högskolan i Stockholm.

I dag kallar han sig för en snål early adopter, alltså någon som älskar ny teknik, men som väntar tills priset har gått ner.

– Jag är en snål smålänning. Förr gjorde jag av med mer pengar, men nu är det mer balans.

När Dagens Samhälle förra året rankade de 30 personer som har mest inflytande på Sveriges digitalisering, hamnade Pontus Berglund på plats 19. Delar av motiveringen löd: ”Under hans ledning har en modell för att stötta verksamheternas digitalisering tagits fram, vilket bland annat lett till en kraftig ökning av antalet e-tjänster.”

→ Driver på AI i offentlig sektor

Effektiviserat och gjort medborgare mer självständiga

Trots motiveringen säger Pontus Berglund ödmjukt att han inte riktigt förstår varför han hamnade på listan. Men han kan ge exempel på hur Växjös e-tjänster både effektiviserat arbetet och gjort medborgarna mer självständiga, två huvudmål som kommunen har med sin digitalisering.

– Inför skolstarten 2023 lanserade vi en sida där vi samlade de frågor som vårdnadshavare hade när de kontaktade vårt kontaktcenter. Vi skrev svar, gjorde en sida och informerade medborgarna om den genom reklam. Det ledde till att kontaktcentret fick färre frågor. Vi gjorde samma sak med sommarjobben, och då fick vi fler ansökningar och färre frågor. Så genom att hålla det enkelt, skala av och jobba datadrivet nådde vi våra mål.Pontus Berglund tar emot politiker för att berätta om hur kommunen arbetar med it- och digitaliseringsfrågor.

Enkelhet är något som Pontus Berglund återkommer till.

– När jag presenterar något blir det enkla bilder och sällan långa dokument. Jag tycker alltid om att ha en whiteboard.

Tar inspiration från näringslivet

Han går fram till en i rummet och ritar en fyrkant som han delar i fyra delar för att illustrera ett digitalt initiativ från början till slut.

– När du får en idé behöver du värdera fyra aspekter: effekter, resurser, finansiering, genomförbarhet. Utifrån det fattar verksamhetens ledningsgrupp beslut om att gå vidare eller inte.

Digipuls kallas forumet där Pontus Berglund, förvaltningschefen för stödfunktioner, säkerhetschefen och upphandlingschefen planerar de gemensamma resurserna, i fall det skulle behövas för ett genomförande.

Det gäller att vara medveten om teknikens brister och svagheter så att man digitaliserar, tycker Pontus Berglund.

Snabbhet är en framgångsfaktor Pontus Berglund har tagit med sig från näringslivet.

– Offentliga sektorn har ett djupt rotat behov att göra saker teoretiskt perfekt. Det gör oss långsamma. Näringslivet gör saker tillräckligt bra, lanserar och förbättrar därefter.

→ Löner privat  vs offentlig sektor – här tjänar chefer bäst 

Offentliga sektorns oroväckande framtidsutmaning skymtar ständigt i horisonten: Färre ska göra mer.

– Vi kommer inte ha råd med tillräckligt många händer och fötter i välfärden och måste hitta sätt att frigöra tid så att personalen kan möta dig och mig. Med digitalisering ska vi ta bort så mycket vi kan av det som inte tillhör kärnuppdraget. Mitt uppdrag är att hantera den utmaningen på sikt.

Trots det är han skeptisk till att digitalisering ibland ses som svaret på alla frågor, och menar att block och penna fortfarande i vissa lägen är de bästa verktygen. Och han lever som han lär. Väskan är fylld av papper.

– Införandet av teknik får inte ha en annan effekt än den vi hade avsett. Vi ska inte lägga alla ägg i samma korg så att vi blir sårbara. När en kommun blir utsatt för cyberangrepp och skolor inte längre kan bedriva sin verksamhet har beroendet av teknik gått för långt.

→ Uppmaning till chefer: Ta del av it-säkerheten

Fara med att visa sig innovativ

Han lyfter också fram ”pilotdöden”.

– I vår iver att vara innovativa skjuter vi massa provskott som tar tid, energi och resurser, utan att det ger någon effekt för vår verksamhet. Det finns en förväntan på att vi ska vara innovativa och visa oss vara innovativa och i den ivern går vi ibland bort oss.

Faktum är att mellan 70 och 90 procent av all digitalisering i offentliga sektorn på ett eller annat sätt misslyckas, exempelvis genom att budgeten överskrids, tidplanen spricker eller att projektet inte levererar vad som var tänkt.

Staten behöver ta ett större ansvar för Sveriges digitalisering, tycker Pontus Berglund.

Pontus Berglund hade velat att de bortslösade resurserna i stället hade använts för att bygga en ordentlig grund för digitalisering. Eller rättare sagt, han hade allra helst velat att grunden hade lagts av någon med större muskler, nämligen staten.

– Det läggs enorma resurser på 290 ställen där det i stället hade kunnat göras på ett enda. Nu blir det ojämlikt, för de stora kommunerna kan göra mer än de små, trots att vi alla har samma uppdrag.

”Sverige har saknat handlingskraft”

Han lyfter fram Danmark som ett bra exempel på effektiv digitalisering. 

– Där har staten satt ner foten. Där finns ett digitalt id-system och en brukarportal där medborgare möter alla myndigheter samlade på ett ställe, så när kommuner köper nya verksamhetssystem är dessa redan anpassade och kan integreras med statens system.

Pontus Berglund menar att Sverige har saknat konkret handlingskraft i den här frågan.

Sverige behöver öka farten i sin digitalisering, tycker Pontus Berglund.– Det har gjort att vi har hamnat efter. I dag är vi minst tio år efter Danmark och vi hamnar hela tiden mer och mer efter. De rör sig snabbare än oss, så för oss handlar det till en början om att komma i fatt.

”För många regioner och kommuner är det kört”. Orden kommer från Johan Magnusson, professor i informatik på Göteborgs universitet, som i en intervju med Computer Sweden sågar Sveriges digitalisering.

– Ja, men vad bra att någon säger det. Jag ser det som positivt, för det kan hjälpa oss att få någon form av sjukdomsinsikt, säger Pontus Berglund.

Men han tillägger:

– Självklart görs det mycket bra i kommunerna, både smarta och innovativa lösningar. Jag är imponerad av små kommuner som får mycket gjort med lite medel. Men som kollektiv så rör vi oss inte framåt så snabbt som vi borde. Det finns inget motsatsförhållande i att vara stolta över det vi gör och konstatera att vi borde kunna göra mycket mer.