Så lyckas du med möten – experten tipsar

Ineffektiva och dåliga möten kostar energi och pengar. Men att fixa bra möten som engagerar och involverar är inte svårt, menar mötesexperten Fredrik Bauer, som här ger sina bästa tips.

Var femte person vill införa mötesfria dagar på sin arbetsplats. Lika många önskar sig ett mötesfönster under arbetsdagarna som varken är för tidigt på morgonen eller för sent på dagen. Det visar en undersökning av Novus.

– Framför allt chefer och projektledare fyller sina dagar med möten. Men alla har makt över sina egna kalendrar. Den som vill förändra kan enkelt planera kortare möten och vara noga med syfte. Mycket går också att lösa utan möten. Spela in en kort film i stället för att kalla till ett informationsmöte, eller be om dina medarbetares idéer via mejl.

Det säger Fredrik Bauer, författare och utbildare i möteseffektivitet på Mötesutveckling Sverige. Han menar att det kan vara bra med mötesfria dagar och bestämda tidpunkter för möten.

Samtidigt görs ofta avsteg från sådana mötespolicys – folk ”passar på” att ha möten på de mötesfria tiderna eftersom det är de enda tillfällen de hittar tillsammans. Och då blir policyn meningslös.

Så i stället för att bara ta fram en ny policy handlar det om reflektion.

→ Så är en bra chef

Hur får man till bra möten?

– Min erfarenhet är att de som lyckas få till bra möten är de som vågar ta upp diskussionen tillsammans med medarbetarna – vad krävs och vad vill vi? Då är det enklare att komma vidare och aktivt skapa kortare och mer effektiva möten.

I Novus-undersökningen tyckte 14 procent att det ofta bjuds in alltför många deltagare, och att vissa deltagare inte har anledning att närvara.

– Det är lättare att få till ett bra samtal ju färre personer som är med på mötet. Just därför bör den som vill ha ett effektivt möte fråga sig: Vilka är direkt berörda av dessa frågor? Vilka behöver inte vara med?

Då blir mötet ineffektivt

Ett annat bekymmer är när mötesinbjudan saknar syfte och mål eller har en otydlig agenda, vilket gör det svårt för en medarbetare att avgöra om hen är rätt person att delta på mötet. Det riskerar också att göra mötet ineffektivt och rörigt.

→ Lär dig att lyssna

– Nästan alla säger att syfte, mål och agenda är nyckeln till bra möten. Ändå fortsätter vi skicka ut och tacka ja till möteskallelser där detta saknas helt.

Ineffektiva och dåliga möten kostar pengar i onödan, då de är slöseri med medarbetarnas betalda tid. Och alltför många upplever att deras möten varken är effektiva, givande eller roliga.

Vad är ett bra möte?

– Ett bra möte ska engagera, involvera och bidra till att vi kommer fram till smarta lösningar tillsammans. Det är inte svårt att få till, du måste bara förbereda dig noga och göra medvetna val.

→ Så möter du media

I sin bok ”Världens bästa möten” beskriver Fredrik Bauer fem nycklar till bättre möten. Det handlar om struktur och agenda, bra underlag, rätt personer på mötet, fokus och närvaro liksom ett bra avslut. Nycklarna stavas SURFA, se faktaruta nedan.