Chef? Så här ger du feedback bäst enligt experten

Hur ger man feedback på bästa sätt till sina medarbetare? Ledarskapsutvecklaren Elisabeth Palombo tipsar.

Du kliver nöjt ut efter mötet – finns det någon som är lika bra på feedback som du? Hela arbetsgruppen belönades med ett ”Snyggt jobbat, ni är bäst!”.

Läs även: 6 steg: Bli en konstruktiv ledare

Sedan hinner ledarskapsutvecklaren Elisabeth Palombo ifatt dig i dörren. Hon ber om din uppmärksamhet ett par minuter. Efter det har du omvärderat din insats. Du förstår att feedback ska vara beskrivande snarare än bedömande och att den ska riktas mot beteende, inte mot person.

Elisabeth Palombo

– Det där är det vanligaste missförståndet, att en klapp på axeln skulle vara feedback. Men ”Bra jobbat” säger ingenting om vad som är bra eller varför. Feedback behöver alltid vara specifik, säger hon.

Olika bilder

En undersökning som Tidningen Vision gjorde i våras visar att ungefär hälften av Visions medlemmar vill ha mer återkoppling från chefen än de får. Cheferna å sin sida tycker som regel att de är bra på att ge feedback.

Simon Elvnäs, forskare vid Kungliga Tekniska högskolan i Stockholm, har visat att chefer uppskattar att de lägger 40 procent av sin tid på feedback. Hans forskning avslöjade dock att cheferna i själva verket ägnar bara en eller två procent till det.

Elisabeth Palombo tror att en stor del av diskrepansen kommer från ovannämnda missförstånd. Alla chefer vet helt enkelt inte att skilja på feedback och på uppmuntran.

– Feedback handlar om att man ger återkoppling på något som redan har hänt. Syftet ska vara att skapa en utveckling av personen eller verksamheten, och riktningen ska vara framåt.

Mår dåligt

Hon påpekar att många mår dåligt i arbetslivet i dag, i en tid präglad av snabba förändringar och skiftande mål. Det gör att vi kan känna oss osäkra på vår prestation och på vad som förväntas av oss.

– En ledare som är duktig på feedback får trygga medarbetare. Medarbetaren förstår vad som förväntas när hen gör bra ifrån sig, och varför hen gör bra ifrån sig.

För verksamheter i förändring är feedback ett sätt att få medarbetare med på tåget samtidigt som man förstärker deras självständighet och kompetens. Feedbacken uppmuntrar ett beteende som leder i rätt riktning i förändringen.

Positiv återkoppling oftast bäst

Till största del bör feedback vara positiv, men ibland är utvecklande feedback nödvändig.

Elisabeth Palombo bjuder på några steg att följa:

• Var klar över vad du vill uppnå med feedback-samtalet.
• Vad tydlig och faktabaserad: Vad i beteendet eller händelsen pratar ni om? Vad har du observerat?
• Vad har det för konsekvenser?
• Titta på vad som låg bakom. Varför är det så här?
• Gör en handlingsplan – hur gör vi nu? Vad finns det för lösningar?
• Få ett kvitto: Är vi överens? Har vi förstått varann?
• Ha gärna en uppföljning efter ett tag, så medarbetaren känner att du är med på resan.

Enligt Elisabeth Palombos erfarenhet känner sig många ledare obekväma att ha utvecklande feedback. Det får konsekvenser både för verksamheten och för medarbetarna. När något skaver påverkar det vanligtvis hela teamet och även resultatet, påpekar hon.

– Gör du som ledare inget åt det läcker det energi, teamet mår dåligt och effektiviteten minskar. Så småningom snubblar alla över den där jättehögen som du har sopat in under mattan.

Hjärtat ska med

Den goda nyheten är att det brukar gå bra att lämna utvecklande feedback. Hjärtat ska vara med, och syftet måste vara just ”utvecklande”. Så länge man inte läcker ilska eller irritation så uppfattar medarbetaren som regel välvilja.

– Men man kan få olika reaktioner. Medarbetaren kan ifrågasätta. Lyssna ordentligt då! Därefter ska man svara baserat på fakta och argumentera utifrån det.

Det gäller att stå fast, även om någon skulle bli upprörd.

– Om det visar sig att du har fel så får du ta det till dig. Men trots allt är det du som ledare som har tolkningsrätten och som har ansvar för resultatet och för dina medarbetares välbefinnande.