Fick mer tid med tillitsbaserat ledarskap – nu granskas arbetssättet

Mer ansvar till medarbetarna och mer tid till cheferna. Så kan man sammanfatta tillitsbaserat arbetssätt, som införts i bland annat Karlstad. Nu sätts modellen under lupp i ett forskningsprojekt.

Det började hösten 2022. Ida Haag, enhetschef inom ­Karlstads kommuns hemtjänst, sökte efter ett nytt sätt att organisera verksamheten.

Hon och hennes medarbetare arbetade vid denna tid så som många inom svensk ­hemtjänst gör, med minutstyrning.

Men i takt med att hennes enhet hade fått allt fler omsorgstagare att hantera började modellen kännas ohållbar.

Fimpade minutstyrningen

– Det var rörigt och svårt att hålla ordning, gruppledarna tryckte ut ärenden på löpande band, brukarna mötte många olika personer.

Dessutom hade en ny lag trätt i kraft sommaren 2022, som krävde att alla som har hemtjänst ska ha en fast omsorgskontakt. En förändring var nödvändig.

Med inspiration från hemtjänsten i Malmö beslutade Ida Haag och hennes kolleger att ta bort minutstyrningen.

→ Så funkar tillitsbaserat ledarskap

Till att börja med delades enheten upp i två grupper, med varsin gruppledare. Grupperna delades i sin tur upp i fyra team, vart och ett med fyra till sex undersköterskor och vårdbiträden, som fick ansvar för ett visst antal brukare.

Sedan dess har varje team ansvar för omsorgen av ”sina” vårdtagare. Vid månatliga möten tar gruppen beslut om hur arbetet ska läggas upp, utifrån en planering som vårdtagaren gör tillsammans med sin personliga kontaktperson som ingår i teamet.

Ida Haags medarbetare är uppdelade i team som själva tar ansvar för sin planering.

Ida Haag har fått mycket positiv respons från medarbetarna för det nya systemet.

– De har längtat efter att veta vilka kunder de kommer till varje dag och att ha större möjlighet att planera sina arbetsdagar.

→ Uppmuntra till självledarskap

Hon påpekar att schemaläggningen numera i möjligaste mån läggs utifrån varje medarbetares önskemål.

Även tillfällig sjukfrånvaro löser arbetsgrupperna ofta internt.

För övrigt har sjukfrånvaron stadigt gått ned sedan det tillitsbaserade arbetssättet infördes, enligt Ida Haag.

– Det är stor skillnad. Och vi har haft färre avhopp bland  sommarvikarierna.

Forskning pågår

Nu är planen att också övriga hemtjänstgrupper i Karlstads kommun ska införa tillitsbaserat arbetssätt. Men denna gång ska det hela följas upp av forskare.

Därför har några av grupperna börjat, medan andra får vänta, så att forskargruppen ska få jämförelsematerial.

I studien, som påbörjades i våras, deltar också hemtjänstgrupper i Kungsbacka och Uppsala. Eventuellt kommer även ett par grupper i Göteborg att involveras, berättar forskningsledaren Nora Hansson Bittár, som är doktorand i organisation och ledarskap vid Handelshögskolan i Stockholm.

Grupperna som deltar hade alla redan påbörjat en organisationsförändring med tillitsbaserat arbetssätt som mål.

– Så det är inte vi forskare som styr vad och hur de ska göra, utan vi gårNora Hansson Bittár vid sidan av och mäter effekter, säger Nora Hansson Bittár.

Det rör sig om en intensiv datainsamling, med regelbundna enkäter, till såväl brukare som personal, inklusive chefer. Ämnen som trivsel, stress och hälsa ingår.

– De får fylla i enkäter vid varje arbetsplatsträff, eftersom vi vill se om saker förändras över tid.

Chefer och medarbetare får samma frågor, men fyller i vilken yrkesgrupp de tillhör. På så vis kan forskarna analysera hur organisationsförändringen påverkar olika yrkeskategorier.

Det hela kompletteras med observationer och kvalitativa intervjuer, ”för att fånga nyanser”, som Nora Hansson Bittár uttrycker det.

Balans mellan kontroll och tillit

Några av de chefer som stod inför införandet i vintras hade vissa farhågor, berättar hon: Hur frigör man tid att genomdriva en så stor förändring och är alla medarbetare beredda att ta ansvar?

– För chefen gäller det förstås att hitta en balans mellan kontroll och tillit. Att skapa ett handlingsutrymme inom vissa ramar, och minska på toppstyrning och detaljplanering. Men det handlar absolut inte om något slags ickeledarskap, säger Nora Hansson Bittár.

Bra på olika saker

Studien har ännu pågått för kort tid för att hon ska kunna se några tydliga tendenser, men Nora Hansson Bittár har redan intrycket av att det tillitsbaserade arbetssättet gynnar såväl medarbetare och brukare som chefer.

→ 3 steg för att leda i förändring

Visst kan förmågan och viljan att ta ansvar variera bland medarbetarna, konstaterar Ida Haag och gruppledaren Louise Daggert i Karlstad. Men ofta handlar det om olika förmågor. Någon är bra på genomförandeplaner, en annan är duktig på omsorgsplaner.

När personalen jobbar i team är det lättare att dela upp sådana ansvarsområden så det passar alla.

– Vårt intryck är att personer som förut hållit sig lite i skymundan har börjat ta ansvar, blivit stärkta av det och tycker det är roligare att jobba, säger Ida Haag.

Hon och Louise Daggert menar att delaktighet är ett nyckelord i sammanhanget, då hela personalen har varit med i processen från början.Gruppledaren Louise Daggert gillar det tillitsbaserade ledarskapet.

Det tillitsbaserade ledarskapet har gjort Ida Haags jobb som chef både roligare och lättsammare.

– Jag har bättre koll i dag, både på personalen och omsorgstagarna, säger hon, och berättar att det nya arbetssättet dessutom frigjort tid.

Samma sak gäller Louise Daggert. Hon behöver mer sällan åka på hembesök eller utreda synpunkter – numera vänder sig vårdtagarna och deras anhöriga direkt till respektive kontaktperson.

– Förr hade jag mer än dubbelt så många samtal från omsorgstagare och anhöriga som jag har i dag, säger Louise Daggert.

– Ja, nu finns det tid att se framåt och utveckla verksamheten så kvaliteten blir ännu bättre, säger Ida Haag.