Guide: Gör så här när du tar referenser

Vilka frågor får man ställa när man tar referenser? Och är det okej att prata med personer som den sökande inte lämnat som referens? Chefen i fokus reder ut och förklarar!

Att ta referenser i samband med en nyrekrytering är för de flesta en självklar del av en rekryteringsprocess. Kanske vardagsmat för de flesta chefer med personalansvar.

Chefen i fokus undersökning som besvarats av närmare 200 chefer visar att nio av tio tar referenser när en ny medarbetare ska anställas. Men hur detta ska göras är däremot inte särskilt noggrant uppstyrt – de flesta saknar policy/riktlinjer för hur en referenstagning bör gå till.

---

Läs övriga artiklar i granskningen:

→ Chefen: Ta referenser digitalt blir mer rättvist
→ Experten: Gör om referenstagningen - eller ta bort 
→ 7 opassande frågor vid referenstagning

---

Oetiskt "gå bakom ryggen" på sökande

Dessutom har drygt hälften någon gång tagit så kallade ”bakom-ryggen-referenser”. Det vill säga, den rekryterande chefen ställer frågor om den sökande till någon som kandidaten inte själv uppgett som referens. Något som är olämpligt, anser Lotta Amnebjer Nordqvist, vd och grundare av HR-byrån Gigs for her, som är specialister på inkluderande rekrytering.

– Det är inte schysst att göra så. Man måste förstå att man utsätter den som sökt jobb för en stor risk. Kanske blir resultatet att den sökande senare blir negativt särbehandlad på sin nuvarande arbetsplats om det kommer fram att personen sökt andra jobb.

Lotta Amnebjer Nordqvist, vd och grundare av HR-byrån Gigs for her.Foto: Privat.

Men som rekryterande chef  vill man nog undvika en felrekrytering. Då kanske man vill prata med någon som man känner och litar på. Någon som inte är en referensperson som den sökande själv valt ut.

Kan det inte under sådana omständigheter vara okej att ta en ”bakom-ryggen-­referens”?

– Nej, det är inte att rekommendera. Det leder till att information om att den sökande letar jobb når fram till personer som inte ska ha tillgång till den. Och det kanske hen inte vill.

Policy saknas ofta

Många saknar också, eller vet inte om det finns, en policy/riktlinjer för hur referenstagning bör skötas på ett professionellt sätt. Ändå verkar de flesta chefer i vår undersökning tycka att referenser är en viktig del av en rekryteringsprocess. Det senare är något som Lotta Amnebjer Nordqvist skriver under på.

– En bra process leder till att risken för fel­rekryteringar minskar, konstaterar hon.

Den överlägset viktigaste frågan som cheferna i undersökningen vill ha svar på när de tar referenser är om den sökande kan samarbeta i grupp. Utöver det är det vanligt att vilja veta om personen är yrkesskicklig och om hen haft stor frånvaro. De frågorna bör alla rektryterande chefer och HR-specialister ställa, enligt Lotta Amnebjer Nordqvist.

Helst bör man utgå från en mall med frågor, så att man ställer samma frågor om alla sökande, se exempel nedan.

I bästa fall bör man prata med tre olika referenspersoner, varav minst en ska vara en tidigare chef. Det fungerar även bra att skicka ut frågorna och be att få in skriftliga svar. Men det är enligt Lotta Amnebjer Nordqvist vanligt att den som lämnar referenser vill svara muntligt.

När man tar referenser är det också viktigt att våga ställa känsliga frågor och att vara tydlig när man ställer dem.

– Fråga om personen kan kopplas samman med några oegentligheter. Det är mycket lättare att låta bli att nämna något än att ljuga på en rak fråga. Och 99 gånger av 100 är ju svaret nej, säger hon.

Använd lärare som referenser

Men det är inte alltid lätt att hitta tre, eller ens en, referensperson att kontakta. Om en sökande är ny på arbetsmarknaden kanske det inte finns någon tidigare chef eller kollega alls att ringa/mejla. Då kan man be den sökande att använda sig av en lärare som personen haft, som referens. Om det finns språkliga hinder för att ta referenser från en person som befinner sig i ett annat land kan man be någon annan som kan språket om hjälp.

– Här är det svårt att ge generella råd. Varje verksamhet måste hitta ett sätt som fungerar för dem, menar Lotta Amnebjer Nordqvist.

Majoriteten använder sig också av ”bakom-ryggen-referenser”. Det visar Chefen i fokus egen undersökning.

Ha ett öppet sinne

Samma sak kan vara ett bekymmer om den sökande är en trotjänare som arbetat länge på samma ställe och inte vill berätta för den nuvarande chefen att hen sökt nytt jobb.

– Det är inte så vanligt att man berättar för sin chef att man letar nytt jobb. Vi ställer heller aldrig det kravet på en sökande. Ofta går det att lösa ändå, till exempel genom att be den sökande leta upp en kollega som slutat på arbetsplatsen.

Bestäm dig inte för en kandidat, hur trevlig och rätt för tjänsten hen än verkar vara, innan du lyssnat på vad referenspersonerna har att säga.

– Det kan dyka upp orosmoln under referenstagningen som gör att du måste omvärdera vem som är rätt för tjänsten. Det är bra att vara uppmärksam på om du tidigare blundat för något.

9 av 10 ger både ris och ros

Att själv vara den som lämnar referenser om en tidigare medarbetare är andra sidan av myntet. Nästan nio av tio chefer i undersökningen uppger att de alltid lämnar både positiva och negativa omdömen när de gör det.
Lotta Amnebjer Nordqvist råder den som ombeds lämna referenser att inte hylla en person som egentligen inte är bra på sitt jobb.

– Det kan slå tillbaka om det senare kommer fram att du ljugit eller undanhållit saker.

Om den du ska vara referensperson åt ber dig att låta bli att säga det ena eller andra som hen inte vill ska komma fram ska du säga ifrån.

– Säg att du kommer att svara på de frågor du får och att du kommer att ge din syn på hur personen fungerar.

Så gjordes undersökningen: Den skickades ut till 590 chefer och besvarades av 197 chefer. Det motsvarar en svars­frekvens på 33 procent.