Susanne Sjölund har testat flera olika sätt att ta referenser. Den digitala formen är den hon är mest nöjd med.
”Digital referenstagning mest rättvist”
15 maj 2023
Att få en bild av den sökandes pålitlighet. Det är syftet med en bra referenstagning, menar sektionschefen Susanne Sjöland. Efter att ha testat olika sätt att ta referenser anser hon att digital referenstagning är överlägset bäst.
Från fem sektionschefer och 135 medarbetare till 14 sektionschefer och 400 medarbetare. Serviceförvaltningen städservice i Malmö stad har fullkomligt exploderat de senaste fem åren sedan Susanne Sjöland själv blev sektionschef. Sedan 2018 har rekryteringar tagit en stor del av hennes tid.
– Jag har nog läst ungefär 2 000 ansökningar och varit med och anställt 150 personer.
Läs övriga artiklar i granskningen:
→ Guide: Så gör du när du tar referenser
→ Experten: Gör om referenstagningen - eller ta bort
→ 7 opassande frågor vid referenstagning
I rummet hänger vita gardiner med stora röda och grå prickar. Runt ett litet runt bord står fyra fåtöljer med höga stöd. På väggen en whiteboard, i hörnet en stor grön växt.
Det var i det här rummet i serviceförvaltningens lokaler på Henrik Smithsgatan i Malmö som Susanne Sjöland själv rekryterades som sektionschef. Och det är här hon i dag har rekryterat många av sina medarbetare.
– När jag tar referenser brukar jag be personerna beskriva ett tillfälle där de har sett den sökande ställas inför en klurig situation och löst den. För mig handlar referenstagning om att förstå hur pålitlig en person är, för det berör allt mellan att dyka upp i tid till att ta ansvar för arbetet.
Har testat olika typer av referenstagning
Under åren har hon testat flera olika sätt att ta referenser. Till en början var det traditionella telefonsamtal som gällde. Men att bara komma till själva samtalsdelen var tidskrävande och ineffektivt. Hon behövde skicka sms eller ringa upp referenser för att boka in en tid för ytterligare ett samtal.
– Jag satt och ringde och jagade. Dels till den sökande för att få tag på kontaktuppgifter till referensen, dels till själva referensen som då behövde hitta ytterligare en tid för att kunna ta ett samtal.
Som ett sätt att effektivisera och frigöra tid introducerade Malmö stads HR-avdelning digital referenstagning för ungefär två år sedan.
Susanne Sjöland ställer fram sin bärbara dator på det vita runda bordet och klickar sig fram till applikationen hon använder för att visa hur det går till.
– När man loggar in i systemet och ska sätta i gång en rekrytering väljer man vilken typ av tjänst som ska rekryteras, om det är chef eller medarbetare. Beroende på tjänsten så får man en mall med tio frågor som HR har tagit fram och som alla måste svara på. Vi som rekryterar har möjlighet att lägga till tre egna frågor.
Fördelar med digital referenstagning
Den sökande fyller själv i vilka som ska agera referens och personerna får några dagar på sig att svara skriftligt på frågorna.
Susanne Sjöland ser många fördelar med det nya sättet att jobba.
– Det handlar bland annat om tillgänglighet. Det passar inte alltid att ringa upp referenser. Men nu får man en pling i telefonen och du kan svara när du har möjlighet. Och de fasta frågorna gör att jag som rekryterare inte ställer olika frågor till olika personer. Arbetet med referenstagning blir tydligare och rättvisare.
Hon medger att även om syftet aldrig har varit att vara orättvis blir det lätt så i arbetet med rekryteringar, där vissa ibland gynnas.
– Jag försökte verkligen ge alla samma möjligheter och inte vara orättvis, men ibland blev det ändå så. Så jag skulle svara ”ja” på frågan om digital referenstagning har gjort mig mer rättvis i rekryteringsarbetet.
”Referenserna mer ärliga”
Hon menar också att den digitala referenstagningen kan göra att de som ger referenser blir mer ärliga.
– När jag ringde kunde jag ha en känsla av att referensen kanske inte alltid var helt ärlig. Men jag tror att man med digital referenstagning kan känna sig friare att uttrycka det man verkligen tänker, eftersom det inte upplevs lika personligt som ett samtal, utan mer anonymt. Det är heller ingen press, utan du kan tänka över dina svar och skicka in dem inom några dagar.
”Usch”. Det är Susanne Sjölands spontana reaktion när hon måste svara på vad en dålig rekrytering kan leda till. Och där är referenstagning ett centralt verktyg för att undvika att det inte händer.
– Kostnaden för felrekryteringar är hög. I värsta fall måste man köpa ut personer. Och då har vi inte ens räknat in kostnaden för rekryteringen i sig och att man kan fastna i rehabiliteringskedjor. Men det händer inte ofta hos oss. Vi är 13 chefer som brinner för individen och hjälps åt i rekryteringar. Om jag tvekar så ber jag en chefskollega att göra ytterligare en intervju med den sökande för att göra en dubbelbackup, som jag kallar det.
När det gäller bakreferenser har hon en tydlig åsikt.
– Jag anser att ärlighet varar längst. Om jag vill att mina medarbetare ska vara ärliga mot mig kan jag inte gå bakvägen och ta andra referenser än personen själv har lämnat. Om jag inte är nöjd med dina referenser tar jag diskussionen med dig och ber dig ge mig fler referenser.
