Förebygg konflikter – stärk samarbetet

Att arbeta förebyggande med konflikter leder till att teamet blir mer effektivt och att samarbetskulturen ökar. Så här gör du.

Arbetsplatskonflikter kan delas in i tre nivåer: Individ-, relations- och systemnivå, enligt Helén Carlson, organisationskonsult och författare. 

– Individnivån handlar om personliga omständigheter eller egenskaper som kan skapa problem, som att någon har en svår livssituation som påverkar agerandet på jobbet negativt eller att någon har en tendens att kommunicera med sina kolleger på ett aggressivt sätt, förklarar Helén Carlson, som har lång erfarenhet av att hantera konflikter på arbetsplatser.

Helen CarlssonHon berättar att relationsnivån är den som mest syns utåt. Det kan vara en groende frustration eller irritation som börjar märkas mellan medarbetare som kanske samspelar dåligt eller inte lyckas kommunicera.

Insatser på systemnivå

Men det är på systemnivå man verkligen kan göra betydelsefulla insatser som chef, menar Helén Carlsson, även om det kan vara svårt att få syn på vad exakt som brister och vad som behöver göras.

Läs mer: Därför blir det dålig stämning på jobbet

– På systemnivå rör det sig om otydliga roller eller arbetsuppgifter, eller en obalans mellan befogenheter och ansvar. Dessutom handlar det om att medarbetarna får de rätta förutsättningarna för att kunna göra sina jobb utan att utsättas för alltför mycket stress, säger Helén Carlson och fortsätter:

– Att arbeta med arbetsmiljön och kulturen på arbetsplatsen är ett kontinuerligt arbete som aldrig upphör. Och det går inte att bara anställa ett gäng bra personer och tänka att allt automatiskt kommer gå smärtfritt, säger Helén Carlson.

Relationer på gott och ont

I alla grupper av människor skapas relationer av olika slag.

Personer som fungerar bra ihop och har liknande intressen tyr sig till varandra, vissa blir vänner och gör saker tillsammans utanför arbetstid. Grupperingar uppstår.

Det är i sig ingenting konstigt och behöver inte vara negativt.

Men även till synes harmlösa grupperingar kan leda till en exkludering av andra medarbetare – medveten eller inte.

Läs mer: Chefen avgörande för arbetsmiljön

Det är i sådana situationer visserligen möjligt att göra en anmälan om kränkande särbehandling, men då har det redan gått för långt, menar Helén Carlson.

– Det är mycket bättre att agera och ta en diskussion så fort du som chef får en känsla av att någonting inte är som det ska. I fallet med utfrysning kan det vara bra att påminna om att det faktiskt ingår i anställningen att kunna samarbeta och vara schysst mot alla på arbetsplatsen, vare sig man är bästa vänner eller inte.

Konfrontera problemet

Detsamma gäller om det rör sig om en allmän negativ stämning på arbetsplatsen eller att vissa saknar respekt för din chefsroll.

Förutom att arbeta med värdegrunder och det systematiska arbetsmiljöarbetet så gäller det att konfrontera problemet så snart du anar att en konflikt är på väg att bryta ut eller att stämningen av något skäl blivit sämre, menar Helén Carlson.

– För en dialog så fort som möjligt, antingen med en viss individ eller med hela teamet om det skulle behövas. Gå till botten med problemet. Det kan vara så enkelt som att säga ”jag tyckte jag märkte ett annat tonläge mellan er tidigare i dag” eller ”den här frustrationen hos dig har jag inte sett tidigare”. Det är mycket bättre att ta upp för många saker till samtal än för få. Det blir på så sätt dessutom avdramatiserat och naturligt att diskutera det som skaver på arbetsplatsen.

Ta hjälp utifrån

Om en konflikt eskalerar kan det gå väldigt fort, leda till ineffektivitet, sjukskrivning eller att medarbetarna får en fientlig på varandra.

Vid det laget är det svårt att lösa själva sak­frågan och få teamet tillbaka på banan.

Innan det hunnit gå så långt kan det därför vara läge att ta hjälp av en extern part, menar Helén Carlson.

– Det kan vara vem som helst som har möjlighet att medla eller kan hjälpa till att lösa problemet. Till exempel din egen chef, en chefskollega, HR, företagshälsovården eller en utomstående konsult. Det finns inget som säger att chefen måste lösa allt själv.