Säkerhetschef Filip Lundgren,arbetar med att förbereda staden inför olika slags kriser.
Experternas bästa tips: Så leder du i kris och krig
6 maj 2022
Kriget i Ukraina har höjt beredskapen i Sverige och som chef i offentlig sektor har du ett stort ansvar om det blir skarpt läge. Chefen i fokus har frågat tre experter på att leda i kristider om hur du bäst förbereder dig.
Ingen kris är den andra lik, men det finns gemensamma nämnare kring hur en kris bästa hanteras. Det är något som Filip Lundgren, säkerhetschef Göteborgs stad, är väl bekant med.
– Göteborg är en stad som funnits i 400 år och alla som bott här har fått planera för olika slags kriser. Och det är något vi som bor här nu kommer att få fortsätta att göra, säger han.
Samordning del av jobbet
Filip Lundgrens jobb går ut på att bidra till att skydda den typ av kommunal verksamhet som har betydelse för Sveriges säkerhet. Det kan till exempel handla om it-system och vatten- och elförsörjning för invånarna i staden. Men i jobbet ingår också att samordna alla stadens olika verksamheter med 55 000 anställda, så att de inte motverkar varandra under en kris.
Om det skulle bli krig, eller någon annan allvarlig kris skulle inträffa, har de kommunanställda en viktig roll att spela som en del av civilförsvaret.
– Just nu har vi till exempel en situation där vi förstärkt våra samordningsinsatser. Det handlar bland annat om att koordinera insatser för mottagande av flyktingar från Ukraina, säger han och fortsätter:
– Vi behöver vara extra på tå just nu. Vi håller på att bygga upp det civila försvaret igen, men det kommer ta lång tid att bygga upp det till samma nivå som fanns en gång på 1980-talet. Kommunerna har en stor del i det.
Om det skulle bli krig, eller någon annan allvarlig kris skulle inträffa, har de kommunanställda en viktig roll att spela som en del av civilförsvaret.
Försvaret är beroende av kommunen
Tanken är att kommunen ska fortsätta att utföra den typ av service som görs i vanliga fall. De sköra äldre och barnen måste fortsatt tas om hand, annars kommer inte de som är en del av det militära försvaret att kunna försvara landet, förklarar Filip Lundgren.
– Försvarsmakten är beroende av den kommunala servicen för att fungera och alla har en skyldighet att jobba även om det är krig.
Cheferna i kommunal i verksamhet är en viktig del av civilförsvaret.
För att klara det behöver man förbereda sig mentalt på en kris eller krigssituation. Vad händer exempelvis om det saknas rinnande vatten på ett sjukhus eller äldreboende? Den typen av scenarion bör man tänka igenom och förbereda sig för, innan det händer.
– Cheferna i kommunal i verksamhet är en viktig del av civilförsvaret. En betydelsefull uppgift för dem är att peppa sina medarbetare i att de har en viktig uppgift. Ingen annan kommer att utföra deras jobb om det uppstår en kris. Det är något fint att stanna kvar och fortsätta jobba även under en kris. Det är en del av ett robust samhälle.
Vanligt ha "fel" tempo i kris
En person som har stor erfarenhet av att leda under militära kriser är överstelöjtnant Anders Josefsson, som undervisar i ledningsvetenskap på Försvarshögskolan. Han berättar att människor under en kris ofta reagerar med att antigen vara för långsamma eller för snabba.
– Antingen blir folk för reaktiva, det vill säga man går och väntar på vad som ska hända, eller så gör man en massa prognoser om framtiden som inte är förankrade i verkligheten. Det är mellantinget, att man fattar beslut och vågar påverka ett skeende medan det pågår, som är det eftersträvansvärda.
För att göra det behöver man fokusera på de saker som är viktiga för att lösa uppdraget.
– Gör man det har man möjlighet att forma händelseförloppet, säger Anders Josefsson.
Förberedelse är grunden
För att klara en kris är det helt grundläggande att ha förberett sig på den och att ha planer för hur man ska agera för att klara olika situationer. Det är viktigt att till exempel ha tydliga listor och olika åtgärdsmappar för händelser som kan uppstå. Men att bara skriva ner och diskutera planerna räcker inte.
Man minns bättre när man får en konsekvens av ett beslut, än när man bara pratar om vad som kan hända
– Man måste också öva ledning i olika krissituationer. Det man gör med kroppen fastnar i kroppen. Man måste göra övningar för att komma ihåg när krisen slår till, konstaterar han.
Efter övningen är det bra att följa upp vilka följder de beslut man fattade under övningen fick.
– Man minns bättre när man får en konsekvens av ett beslut, än när man bara pratar om vad som kan hända om man gör si eller så, säger Anders Josefsson.
Mental process att förbereda sig
Även Kelly Odell, ledarskapskonsult och författare, framhåller vikten av att planera och förbereda sig för det värsta innan det händer. Förklaringen hänger ihop med krisens olika faser, menar han.
– Först drabbas vi av en chock och har svårt att ta till oss den nya informationen. Reaktionen blir ofta förnekelse, det här kan inte vara sant. Sedan kommer en utforskande fas där man försöker förstå vad som hänt och hur man ska förhålla sig till det. Sedan kommer engagemangsfasen, först då man är beredd att gå till handling, förklarar han.
Men i kriser krävs ofta snabba reaktioner och beslut och det är därför viktigt att öva så att man kan komma snabbare framåt i processen.
– När något allvarligt inträffar har man då redan gått igenom de första faserna. Att förbereda sig för en kris handlar inte bara om att köpa konserver, det är också en mental process, säger Kelly Odell.
Råd: ta oro på allvar
I en kris är det grundläggande att som chef ta människors oro på allvar. Det handlar om att bekräfta att det är okej att känna rädsla och motstånd. Under en kris är det också betydelsefullt att vara närvarande och tillgänglig för sina medarbetare.
– En chef behöver vara synlig och närvarande och vara noga med att informera löpande, även om det kanske inte alltid finns så mycket nytt att säga. Det skapar trygghet och motverkar spekulation, fortsätter Kelly Odell.
Det är viktigt att kommunicera hopp, att det finns en väg ur det här.
För att klara att leda i en kris är det också nödvändigt att delegera tydligt. Annars riskerar chefen att bli en flaskhals som stoppar upp alla beslut. Under en kris kan man inte heller följa alla regler slaviskt. Ibland måste man också sänka kraven på hur man utför en uppgift. För att orka leda i en kris som pågår under längre tid är det också viktigt att visa sig mänsklig och inte agera som om man var en superhjälte.
Chefer är som alla andra
– Chefer är helt vanliga människor på alla sätt, våra kroppar och hjärnor fungerar på samma sätt som för alla andras. Det faktum att någon utsåg dig till chef gör inte att du kan hantera en kris bättre än någon annan. Ibland är det kanske nödvändigt att säga ”jag måste gå hem och sova, jag kan inte hantera den här frågan just nu”.
Men en sak är kanske viktigast av allt för en chef som leder i kris: att inge hopp om en ljusare morgondag.
– Det är viktigt att kommunicera hopp, att det finns en väg ur det här. Kommer man fram till motsatsen finns ju ingen anledning att fortsätta kämpa.
Så var det att leda under attentatet på Drottninggatan: "Det kändes overkligt"
Vid terrorattentatet i Stockholm för fem år sedan hade Fredrik Jurdell, då biträdande stadsdirektör, i uppgift att leda staden mitt under krisen. Det blev tre intensiva dygn.
När larmet kom om att en lastbil kört in i en folkmassa på Drottninggatan en fredag i början av april för fem år sedan satt Fredrik Jurdell, som då var biträdande stadsdirektör i Stockholm, i möte med en representant för Försvarsmakten.
– Situationen kändes overklig, minns Fredrik Jurdell, som i dag är chef på socialförvaltningen.
Men eftersom ledningen i Stockholms stad ganska tätt inpå händelsen övat på ett fiktivt krisscenario kom krisledningsarbetet snabbt igång. Den centrala krisledningsgruppen, där Fredrik Jurdell ingick, aktiverades.
– Vi hade tur, just den dagen råkade alla i gruppen vara på plats. Vid den här tidpunkten var ju inte de digitala möjligheterna att kommunicera lika utvecklande som i dag.
Den centrala krisledningsgruppen beslutade under de första timmarna efter attacken om en rad åtgärder: bland annat öppnades flera lokaler i staden för att ta emot folk som inte kunde ta sig hem på grund av trafikproblemen som uppstått och skolor och förskolor hölls öppna för barn som inte kunde hämtas av sina föräldrar. Ett intensivt krisledningsarbete fortsatte sedan under kvällen.
– En stor del av jobbet handlade därför om att navigera bland alla rykten, säger Fredrik Jurdell.
Den akuta fasen av krisledningsarbetet fortsatte hela helgen och avslutades i och med den ceremoni som hölls för att hedra dem som dödats och skadats. Med facit i hand är Fredrik Jurdell nöjd med hur Stockholms stad hanterade situationen. Men en av lärdomarna han tar med sig är att man bör ha en plan för hur man löser av varandra.
– Man bör även ha ett system för hur man överför information utan att något går förlorat, säger han.
Läs mer: Krischefen fixar nödboenden för ukrainska flyktningar
