Retorikexperten: Välj dina ord med omsorg

Det handlar inte bara om vad du som chef säger, utan också om hur du säger det. Jämlik dialog är ett retoriskt grepp i ditt ledarskap för att få medarbetarna med på tåget.

Som chef har du en maktposition, och kan därför uppfattas som en auktoritet av dina medarbetare. Det kan hämma dem att säga vad de tänker och tycker. Motgiftet är att skapa en jämlik dialog. Och vinsten är dubbel, menar retorikkonsulten Serena Mon de Vienne.

– Medarbetarna kommer att bidra med sitt bästa på arbetsplatsen. Dessutom ökar förutsättningarna för dig som chef att kunna driva igenom förändringar, säger Serena Mon de Vienne.Serena Mon de Vienne

Kortfattat innebär jämlik dialog att vara lyhörd som chef och att i samtal inte lägga några värderingar i medarbetarnas känslor, tankar och önskemål, även om du som chef själv har motsatta åsikter.

– Det skapar en feedback-kultur där medarbetarna vågar och vill säga sina åsikter. Det får i sin tur medarbetarna att känna sig accepterade och uppskattade, vilket gör att de presterar bättre.

"Granska egna ordförrådet"

Jämlik dialog alltså. Själva orden klingar säkert självklart för de flesta, men det är ändå inte nödvändigtvis enkelt att få till det, medger Serena Mon de Vienne.

– Vi alla ligger ofta efter rent språkligt i förhållande till samhälleliga förändringar, vilket är en förklaring till att vi i dag fortfarande använder ett språk från industrialismen, som är väldigt hierarkiskt. Det kan innebära att trots att vi vill väl, så kan det bli illa. Vårt språk behöver komma ikapp den jämlika mentalitet vi har i dag, och som enskild chef kan du därför behöva granska det egna ordförrådet.

Läs mer: Fler sätt att få medarbetarna att nå resultat

Ett vanligt misstag chefer gör, särskilt i samband med konflikter, är att uttrycka vilka tankar och känslor som är rätt och/eller fel, vilket ofta landar obehagligt hos medarbetaren, enligt Serena Mon de Vienne. Några exempel: ”Det rätta här är att…”, ”Bli inte arg nu!” eller ”Så ska du inte känna”.

Hur skulle chefen kunna säga i stället?

– Som chef bör du reflektera över vad du är ute efter. Om du inte är nyfiken på vad dina medarbetare tycker och känner inför viktiga frågor så ska du inte vara chef. Det är en del av chefskapet att vara nyfiken på hur dina medarbetare tänker och tycker. Du visar din nyfikenhet genom att bekräfta det de säger. Det gör du genom att repetera de mest kärnfulla i det de säger för att sedan vänta på att de utvecklar sitt resonemang. Du kan även bekräfta genom att ställa frågor kring det som diskuteras eller genom en observation i form av "du ser fundersam ut nu” eller ”du verkar tycka att det finns andra alternativ här?”.

Viktigt vid konflikter

Att välja sina ord med språklig respekt är särskilt viktigt vid samtal som handlar om just konflikter. Serena Mon de Vienne tipsar därför om att prova meningarna för sig själv innan ett sådant möte.

– Smaka på orden. Du behöver sällan andras reaktioner för att känna själv att olika typer av meningar kan uppfattas på olika sätt.

En chef som har tumme med den jämlika dialogen har också lättare att driva igenom förändringar, även sådana som inte gillas av medarbetarna alla gånger. Eller som Serena Mon de Vienne formulerar det:

– Ge micken men behåll makten. Att inte ta ledningen är inget ledarskap.

Hon förklarar vidare:

– Det är alltid viktigt att ta reda på vad medarbetarna tycker i frågor som påverkar dem. Och i en kultur där medarbetarna känner att det är tillåtet att säga vad de tycker skapas tillit till chefen. När du vet var du har dina medarbetare kan du få nya infallsvinklar till hur du kan kommunicera och motivera ditt beslut för att det ska bli så bra som möjligt för alla, och få med dem på förändringsresan.

Övning ger färdighet

Mycket handlar också om hur chefen presenterar sitt beslut.

– Bekräfta alltid först att du hört vad dina medarbetare har sagt, och förklara sedan ditt beslut. Du kan säga ”Nu har jag tagit hänsyn till alla åsikter, och jag har kommit fram det beslut som jag tycker är bäst. Låt oss prova och sedan utvärdera”.

Även i förändringssammanhang kan alltså ordvalen vara avgörande. Serena Mon de Vienne är särskilt noggrann med subjektet, och undviker själv uttryck som ”så gör man/inte”.

– Det är lätt hänt att använda ”man” när du faktiskt menar ”jag”, men det är att gömma sig i något som låter som en universal sanning. Så sluta med ”man”! Ta i stället ägandeskap över din åsikt! Det kan kräva mod av dig som chef, men bara gör det ändå! Risken är annars att medarbetaren inte vågar säga vad hen tänker och tycker, för att hen kan tro att det är fel.

Det är visst en del att tänka på hur man klär orden, men att öva lönar sig, försäkrar Serena Mon de Vienne.

– Ja, om du är medveten om vad som krävs och tränar på det så blir det en vanesak som sätter sig. Och om du lyckas med orden i stort så är det mindre risk för missförstånd även de dagar som du råkar slarva med dem.