Stödfunktioner minskade stressen för hemtjänstchefer

När hemtjänstcheferna Katarina Rexha och Helena Arvidsson i Götene kommun fick hjälp med administrationen och att ringa in vikarier började det hända saker. Plötsligt fanns det rum för både verksamhetsutveckling och coachning.

Skillnaden mellan att ha och inte ha administrativt stöd är milsvid. Det kan hemtjänstcheferna Katarina Rexha och Helena Arvidsson i Götene kommun vittna om. Sedan några månader tillbaka har de hjälp av administratören Bernita Karlsson att sköta olika uppgifter inom administration under fyra dagar per vecka.

– Det är så annorlunda att jobba nu när man inte bara behöver släcka bränder hela tiden. Det ger mer. Jag upplever att jag kan vara mer av en ledare än en chef nu. När det blir mycket omkring en blir det lätt att man förvandlas till en chef som bara fixar med en massa saker som måste ordnas hela tiden, konstaterar Katarina Rexha.

Från två till sju administratörer

Tidigare hade vård- omsorgsförvaltningen i Götene kommun två administratörer anställda som alla chefer delade på. Men sedan den
1 september har chefsorganisationen helt gjorts om och antalet administratörer utökats till sju. För Katarina Rexha och Helena Arvidsson betyder det att de får hjälp att ringa in vikarier då den ordinarie personalen är sjuk eller vabbar.

– Tidigare var vi ofta tvungna att ägna hela dagen åt att leta efter vikarier. Det var stressigt, eftersom det tar tid från annat. På det här sättet funkar det också mycket bättre eftersom Bernita har en helhetskoll på enheterna och vet var det kan finnas personal ledig, förklarar Katarina Rexha.

Dessutom ser Bernita Karlsson till att schemaläggningen flyter på som den ska, lägger schema för sommar- och långtidsvikarier, kollar att önskade ledigheter funkar med schemat, konterar fakturor och kollar att allt stämmer och bokar lokaler för möten och utbildningar. Bland annat.
Tack vare avlastningen de får kan nu Katarina Rexha och Helena Arvidsson ta tag i problem som hängt med under lång tid, men som det inte förrän nu funnits tid att lösa.

– För första gången på länge kan vi tänka lite framåt. Till exempel skulle jag vilja jobba på att skapa ett bättre samarbete mellan våra tre hemtjänstgrupper så att vi kan utnyttja personalresurserna mer effektivt, säger Katarina Rexha.

Vill jobba med att minska sjukfrånvaro

Helena Arvidsson, är ny på sin tjänst och har tidigare jobbat som enhetschef för hemtjänsten i en annan ort. Hon hoppas tack
vare det utökade stödet kunna ägna sig åt att jobba med kvalitetsredovisning, arbetsmiljö, att få ner sjukfrånvaron och följa medmedarbetarna ut och göra hemsök hos de äldre.

– Det känns faktiskt helt fantastiskt att ha en administratör. Det är så skönt att inte behöva ta alla bollar hela tiden, utan bara rätt slags bollar, säger hon.

Att få avlastning med HR och det administrativa gör också att hon få mer tid och energi att jobba med utvecklingsfrågor, hoppas Helena Arvidsson.

– Vi har ju haft ett extremläge med pandemin där man bara rusat på. Jag ser fram emot att få mer kraft att lägga på att involvera och inspirera medarbetarna. Om man själv är trött och slutkörd är det svårt att motivera.

Stödfunktioner saknas helt

En som inte har det lika förspänt med vare sig administrativt stöd, HR eller IT-stöd är Marie Hammarström, vårdadministrativ enhetschef på Astrid Lindgrens Barnsjukhus i Stockholm.

– Första linjens chefer har inte det stödet här. Det är så det ser ut. Och jag tippar inte omkull för det. Vissa saker skulle dock vara skönt att få avlastning med, säger hon och fortsätter:

– Men jag älskar mitt jobb, det är jättejätteroligt.

Det hon gärna skulle vilja ha hjälp med är att sköta personalrapporteringssystemet, exempelvis att lägga in semesteransökningar, hur många timmar korttidsanställd personal arbetat och liknande saker.

– Om någon annan skötte det åt mig skulle jag kunna jobba mer strategiskt. Det finns hur mycket som helst jag skulle vilja göra, säger hon.

Vill gärna utveckla arbetssätten

Hon räknar upp en rad saker hon längtar efter att sätta tänderna i: utveckla arbetssätten, förbättra arbetsmiljön och sättet att ta fram statistik över patientbesöken för att förbättra bemanningen.
Ytterligare en sak som står högt upp på önskelistan är att vara en ännu mer närvarande chef.

– Jag tycker att det är jätteviktigt att vara en närvarande chef och ser därför till att alltid vara lätt att nå. Men om jag kunde vara ännu mer på plats skulle jag kunna fånga upp fler av medarbetarnas idéer. Det är ju de som är proffsen och kan komma med de bästa idéerna om hur verksamheten kan utvecklas.