Så blir mötet meningsfullt

Är du less på att leda möten där alla pratar på om sina käpphästar och aldrig lyssnar? Eller där deltagarna kollar mejlen och Facebook på mobilen samtidigt? Så här gör du för att bryta mönstret och skapa verklig mötesmagi!

Man sitter i samma konferensrum som alltid. På samma stolar. De som brukar pratar mycket gör det. De som brukar vara tysta håller mun. Som mötesledare försöker du få igång engagemanget hos alla. Då börjar du prata lite för mycket. Du bannar dig själv inombords. Du märker att få har läst agendan innan mötet. De flesta kollar mejlen eller sociala medier med jämna mellanrum.

– Det blir som en inrepeterad teaterpjäs som upprepas gång på gång utan att något förändras, säger Per Hörberg, organisationskonsult och författare till boken Mötas på riktigt – professionellt och personligt.

Självklart finns det behov av olika slags möten. För ett informationsmöte behövs till exempel inte så mycket mer än att ni sätter er ner och att du eller den som leder mötet, berättar kortfattat om något. En tumregel är dock att inte fylla på med för mycket information (inte fler än fem power point-bilder, enligt Per Hörberg). Men för att kunna mötas på riktigt, och uppnå det som brukar beskrivas som en känsla av gemensamt flow och total närvaro, krävs något helt annat. Men det är väl värt ansträngningen. Den som varit med om ett riktigt möte, där alla i diskussionen är här och nu och strävar mot samma mål, glömmer aldrig den magiska känslan när kreativiteten och värmen börjar flöda i rummet och man gemensamt finner lösningar som varje individ aldrig skulle ha kunnat se på egen hand.

 –Att lära sig hålla i bra möten är en viktig del i ledarrollen. Som mötesledare har du stor makt över dina medarbetares tid och livskvalitet. Ingen mår bra av att sitta av meningslösa möten, konstaterar Per Hörberg.

Så hur gör man då? Börja med de tre A:na.
1.Finns det en tydlig avsikt med mötet? Kommunicera ut avsikten till dina medarbetare i god tid. 2. Skicka ut en agenda. Skriv helst inte i punktform, sammanfatta hellre i en lockande rubrik och skriv några rader om vad du vill att ni ska prata om. Exempelvis ”Så ger vi våra äldre maximal livskvalitet”. 3. Skapa nya arbetsformer. Skippa konferensbordet, pröva att sitta i en ring i stället. Bannlys mobiler och att anteckna. Byt eventuellt mötesledare. Ta in någon från till exempel HR-avdelningen och låt hen leda mötet på ditt uppdrag.

– Att anteckna och kolla mobilen fungerar som ett skydd mot att vara verkligt närvarande och gör det svårare att senare minnas vad ni pratat om. Det är också mötesledarens roll att fördela ordet. Stoppa pratkvarnarna och ställ frågor till de tysta, säger Per Hörberg.

För att skapa ett gemensamt flow, eller som det också kallas kollektiv intelligens, krävs att man som mötesledare jobbar på sitt förhållningssätt. En förutsättning för ett bra möte är att deltagarna känner sig sedda och respekterade. Ställ dig frågan: vad behöver du själv för att känna dig sedd och respekterad? Förmodligen samma saker dina medarbetare. Är det klokt att alla sitter runt ett bord och du står framme vid en tavla och pratar om du vill ha aktiva mötesdeltagare? Det är också viktigt att allt eventuellt ränkspel läggs åt sidan. Att alla bara sitter och bevakar ”sina” hjärtfrågor och driver på dem under ett möte leder ingenstans.

– Om du som mötesledare upplever att så är fallet kan du hålla ett förmöte innan själva mötet där du inskärper vikten av att alla strävar mot samma mål, säger Per Hörberg.

Något annat som också kännetecknar ett verkligt möte är att ingen i förväg riktigt vet vad det kommer att leda fram till. Det är lite att ge sig ut på okända vatten att våga möta sina kolleger på riktigt. Och då kan alla slags känslor dyka upp. Därför är det viktigt att du som mötesledare inte är rädd för konflikter.

– Om det uppstår en konflikt i rummet under pågående möte måste du våga adressera den. Annars stoppar den upp allt annat.

Någon kanske invänder att det här med kollektiv intelligens och gemensamt flow låter ganska flummigt. Det är något som Per Hörberg inte håller med om:

– Nej. Däremot anser jag att väldigt många möten som vi har i dag är flummiga. Det vill säga, möten utan syfte och där ledaren inte vet vad hen vill uppnå. Det är flum!