Medarbetare som missköter sig? Så tar du tag i problemet – från första samtalet till skriftlig varning

När är det läge för en skriftlig varning? Så här gör du som chef – steg för steg – om en medarbetare inte sköter jobbet.

Han har försovit sig för sjuttioelfte gången. Och slarvar dessutom med de superviktiga säkerhetsreglerna. Om din medarbetare missköter arbetet behöver du som chef kalla till ett första samtal med personen. Ju tidigare, desto bättre.

Frida Rehn, rådgivare på Vision Direkt.

– Det kan kännas tufft som chef att ta dessa samtal och kanske ge en skriftlig varning. Behöver du stöd kan du kontakta Chef Direkt, Visions rådgivning för chefer, säger Frida Rehn, rådgivare på Vision.

Här är Frida Rehns steg för steg-guide för hur du som chef kan agera om medarbetaren missköter arbetet.

Sju steg om medarbetaren missköter arbetet

1. Första samtalet:
   Fråga din medarbetare om orsaken till misskötsamheten. Lyssna in – har medarbetaren en rimlig förklaring? Du bör också fundera över ditt eget ansvar, kunde du ha varit tydligare eller agerat tidigare?
   
   
2. Gör en plan:
   Tillsammans med medarbetaren diskuterar du hur det inte ska hända igen och vad som behöver göras.
   
   
3. Bolla med din chef:
   Saknas rimlig förklaring till misskötsamheten kan det vara dags för ett så kallat medvetandegörande samtal. Men innan dess bör du diskutera hur allvarlig misskötsamheten är med HR, din närmsta chef eller arbetsgivarorganisation.
   
   
4. Medvetandegörande samtal:
   Ha ett medvetandegörande samtal (finns även andra benämningar, t ex klargörande samtal). Det är bra om detta samtal dokumenteras. Därför kan det vara bra att du har någon från HR vid din sida.
   
   En facklig representant kan bjudas in, om medarbetaren vill. Var tydlig med vad som hänt, vad i händelsen som är misskötsamhet och vad medarbetaren behöver göra för att man inte ska ta det vidare.
   
   
5. Varsla om skriftlig varning:
   Om problemen fortsätter kanske man vill lägga det som i vissa kollektivavtal kallas skriftlig varning. Det är disciplinåtgärd och du måste meddela fackförbundet att du har för avsikt att skicka en skriftlig varning. Facken kallar då till överläggning.
   
   
6. Överläggning om skriftlig varning:
   Under överläggningen med facket och medarbetaren måste du som chef ha ordentligt på fötterna att det verkligen handlar om grov misskötsamhet. Efter överläggningen är det upp till arbetsgivaren att dela ut en skriftlig varning eller inte.
   
   
7. Eventuell uppsägning:
   Om misskötsamheten fortsätter kan det i slutändan landa i en uppsägning av personliga skäl.

(Fotnot: Guiden baseras på reglerna i kollektivavtalet HÖK:s allmänna bestämmelser.)

→ 20 frågor chefen bör ställa om medarbetare inte presterar

Behöver du stänga av medarbetaren?

Om något allvarligt har hänt kan det också vara nödvändigt att tillfälligt stänga av medarbetaren från arbetet. Det kan göras för att skydda verksamheten, andra medarbetare eller under det att man utreder en incident.