Jobbar över verksamhetsgränserna – hittar bästa lösningarna

Komplexa utmaningar kräver kreativa hjärnor. I Lidingö stad möts chefer och medarbetare över verksamhetsgränserna för att bidra till lösningar. Det sker i den så kallade Hubben.

När vi letar oss fram till innovationsmiljön Hubben förväntar vi oss en slags lekplats för vuxna lite avskild från resten av verksamheten i Lidingö stadshus. Kanske med spektakulär inredning, någon klätterställning eller i alla fall lite saccosäckar?

Men Hubben är en öppen yta, intill garderober och toaletter, nära en större lounge. Skogiga inredningsdetaljer ger en organisk känsla. Ytan är inte så stor. Den är lagom för de ungefär tjugo personer som har tagit plats runt en prydlig hög vedklabbar som staplats på golvet. Blir det fler flyttar man ut i loungen.

Dagens ämne i Hubben är – Hubben.

Alla får vara med

Deltagarna kommer från olika förvaltningar, sessionen ska ge underlag för utvärdering av den nya innovationsmiljön. Vad möjliggör den? Den första rösten handlar om att känna sig inbjuden att bidra.

– Här kan jag stanna till i förbifarten och vara med. Men jag rycker ju inte upp dörren till ett konferensrum för att säga att ”Jomen det här har jag ett par tankar om…!”.

– Och vi tänker inte på varandra som chef och medarbetare, säger en annan.

Ämnet för dagen i Hubben är – hubben. Allas röster är viktiga.Den som har vägarna förbi Hubben får gärna hänga kvar. Här finns varken dörrar eller väggar. Också om ledningsgruppen har möte här går det bra att slå sig ned – det har hänt. Friheten är stor. Fast man får inte sätta fjutt på veden förstås, brasan är symbolisk. Värmen kommer från deltagarna.

– I Hubben har vi inga hybridmöten, vi är på plats här och nu. Att sitta i ring är viktigt, så att alla kan se varandra i ögonen. Därför har vi inte heller skärmar, säger utvecklingschefen Sara Penje, som inleder dagens session.

Den lilla laptopen i knät känns plötsligt som en rumsavdelare. Ingen annan har skärm, inte minsta lilla mobil syns till.

Hierarkier bryts upp

I ett nötskal innebär arbetet i Hubben att hierarkierna är uppbrutna, och att man är där i egenskap av hela sin person. Alla kunskaper man besitter är relevanta, man är inte begränsad till sin yrkesroll.

I ett skåp vid väggen finns de traditionella workshop-materialen, men det som är viktigt är människorna och relationerna.

Ett par av dagens frågor handlar om Hubbens betydelse och vad den möjliggör. På färgglada post it-lappar finns olika svar: ”Bjuder in till nyfikenhet”, ”nya relationer”, ”läsa av behov”, ”leka kreativt”…

Bort med stuprören

Sessionerna är ofta förvaltningsöverskridande. Hubben har bidragit till att bryta det stuprörstänk som många kommuner brottas med. Eller sugrörstänk, påpekar Sara Penje:

– Efter pandemin ökade behovet av att träffa sina närmsta kollegor, vi fick sugrör snarare än stuprör. Men i Hubben är det enkelt för oss att träffas tvärsektionellt och samverka mellan verksamheterna.

Bakgrunden till Hubben är att dagens snabba utveckling innebär att det traditionella ledarskapet blir alltmer frånsprunget. Det finns inte alltid utrymme att skicka frågor upp i hierarkin för att utredas, återkopplas och beslutas.

– De utmaningar vi har blir alltmer komplexa. Vi kan inte lösa dem var för sig, vi behöver samverka. Och vi behöver ett helt nytt arbetssätt för att nå den kompetens som finns hos medarbetare som ofta står närmast kommunmedborgarna men samtidigt långt från planering och beslut.

Chefens roll: Skapa psykologisk trygghet

Chefen har traditionellt till uppgift att förfina pågående processer, eller snabbt hitta lösningar på problem. I Hubben handlar det i stället om att skapa förnyelse, att vara nyfiken på andra sätt att göra saker.

– Som ledare ska du skapa sådan psykologisk trygghet i arbetsgruppen att medarbetare vågar bidra. Och att de vågar vara kreativa i stället för att gå direkt på lösningar, säger Sara Penje.

I Lidingö stad är arbetssättet nytt men ledarskapsperspektivet beprövat. Linda Löfquist, verksamhetsområdeschef för äldreomsorgen, beskriver Hubben som ett stort kliv framåt i stadens arbete med utvecklande ledarskap.

– I min roll som chef möjliggör Hubben att jag får bättre tillgång till mina medarbetares kompetens men också till annan kompetens som finns i staden, berättar hon.

Hon listar vissa ledaregenskaper som väsentliga i det nya arbetssättet: Tydlighet om den strategiska riktningen och målbilden kommer högt, liksom förmågan att skapa tillit och psykologiskt mod i arbetsgruppen.

Först när alla är på det klara med målet kan kreativiteten få spelrum, och så gäller det förstås att medarbetarna vågar.

– Om utfallet av ett utvecklingsarbete inte blir hjälpsamt, så ser vi det som ett lärande. Vi experimenterar, gör prototyper och provar igen. Vi pratar mycket om det gemensamma lärandet och värdet i det.

Så började det

Både Sara Penje och Linda Löfquist har varit med i den arbetsgrupp som dragit igång Hubben. Hittills har det gått undan: Det första konkreta steget togs i september 2022, då Lidingö stad gick med i Samverket, ett Vinnova-projekt som handlade om co-working i offentlig sektor .

Under några månader gjorde fem chefer från olika delar av staden en arbetsdag i ­veckan på Samverket inne i centrala Stockholm. Energin som uppstod i mötet med andra myndigheter och aktörer utanför kommunen överraskade dem.

Linda Löfquist berättar:

– Vi gick in med öppet sinne. Arbetssättet var nytt för oss alla, och det är något man måste våga vara transparent med. ”Jag är chef, men jag har inte svaren. Det här ska vi utforska tillsammans”.

Parallellt med deltagandet i Samverket skapades Hubben, dels de fysiska förutsättningarna men också stödfunktioner som ska göra det lättare att starta sessioner. Det finns ett metodnätverk och ett facilitatorsnätverk, båda är tillgängliga för alla anställda i kommunen. Ett mått på att det fungerar fint är att Hubben är bokad varje dag.

En av de frågor som kommer upp under dagens session handlar om tillgång: Hur flyttar Hubben ut i verksamheterna? Den diskussionen kommer att fortsätta, och svaren formulerar stadens anställda numera tillsammans.