3 verktyg: Så fixar du utmanande samtal som chef
20 oktober 2020
Hur kan du som chef bli bättre på att ha jobbiga och utmanande samtal med medarbetare? I psykoterapeuten Jakob Carlanders nya bok finns vägledning.
Det kan kännas ensamt att som chef ha samtal med medarbetare som av någon anledning inte klarar av sitt jobb. Medarbetaren kanske kritiserar dig som chef, hens kolleger eller hela verksamheten på grund av en omorganisation eller ett nytt arbetssätt. Hen kanske skapar konflikter eller har privata problem som går ut över jobbet.
Psykoterapeuten Jakob Carlander har skrivit en ny bok om just detta, ”Utmanande samtal: handbok för chefer”. Den riktar sig till enhetschefer inom människovårdande yrken, främst till enhetschefer inom äldreomsorg. Här ger han konkreta råd och strategier på vad du kan göra för att klara av jobbiga och utmanade samtal.
Jakob Carlander. Foto: Marcus Gustafsson.
– Du får lära dig att behålla ditt eget lugn och att vidmakthålla fokus på det samtalet behöver handla om, säger Jakob Carlander som till vardags handleder chefer i konflikthantering.
Du skriver om ”den svalkande likgiltigheten”, vad är det?
– Att inte ge omedelbar feedback och att inte lägga emotionellt fokus på att återvinna förtroendet hos arbetstagaren. Ibland är det helt enkelt inte möjligt att återupprätta en god relation, säger Jakob Carlander och fortsätter:
– Som enhetschef kan man ofta bli anklagad för att vara skyldig, exempelvis skyldig till någons ohälsa eller att något inte fungerar i arbetet. Samtidigt har vi chefer inom äldreomsorgen som ofta blivit rekryterade på grund av deras empatiska förmåga, och att känna empati utifrån skuld- och skamkänslor är inte lätt. Det vill den här boken hjälpa till med.
När bör chefen gripa in om det är en medarbetare som har ett destruktivt beteende eller skapar konflikter?
– Inte för fort och inte för sent. Det är viktigt att du som chef hinner bilda dig en egen uppfattning om vad som rör sig ute i verksamheten. Samla fakta och ta samtalet efter det.
Innan du avslutar samtalet ska du enligt Jakob Carlander säga att du och medarbetaren ska ha ett nytt möte om 1,5 månad.
– Det är en signal om att du inte släpper problematiken, det motiverar också den andra att ta itu med situationen, säger Jakob Carlander.
3 tips: Så hanterar du utmanande samtal
- Validera!
Validera är bland de viktigaste redskapen. Innebär att du bekräftar vad den andra säger som något giltigt och relevant. Du visar då för medarbetaren att du inte tänker döma, recensera eller ifrågasätta hen. Det innebär inte nödvändigtvis att du håller med, men du visar att den anställda har rätt till sin uppfattning. Våga också vara tyst. Undvik att hamna i invecklade förklaringar och att försvara dig.
- Våga avbryta!
Ibland är ditt bästa verktyg att avsluta samtalet. Om samtalet blir obehagligt, hotfullt eller för ältande kan det vara en idé att avbryta. Börja med att ge den andra personen en chans att förändra sitt beteende, exempelvis genom att säga: ”Det är inte okej att tala så till mig, om du inte upphör med det kommer jag att avbryta samtalet”. Fortsätter personen trots detta så är det viktigt att du står vid ditt ord och väljer att avsluta. Gör en kort sammanfattning av läget där du med fakta förklarar varför du väljer att avsluta och att ni kan boka en ny tid.
- Fråga!
Att ställa öppna frågor – som inte går att besvara med ett ja eller nej – är ett sätt att få den andra att börja reflektera. Fråga hur det kommer sig att personen kommit fram till det här påståendet, eller vad den bygger åsikten på.
Källa: Utmanande samtal: handbok för chefer
