Granskning: Cheferna saknar tillräckligt med stöd

Hälften av cheferna i kommuner och regioner har för ­mycket administration och är missnöjda med HR-stödet. Och lösningen verkar vara avlägsen, det visar en ny undersökning.

Att få mer stöd, gärna på närmare håll och både inom HR och IT, är något som Therese Martinell, vårdenhetschef i region ­Gävleborg, inte skulle tacka nej till.

– Det är ett tuffare klimat i dag, med högre sjukfrånvaro. Det skulle vara bra med mer HR-stöd kring förebyggande insatser, till exempel vid mycket korttidsfrånvaro bland medarbetarna, säger hon.

Therese Martinell är inte ensam om att tycka så här. Hälften av alla chefer i kommuner och regioner önskar sig en mindre administrativ arbetsbörda. Det visar nya siffror från undersökningen Chefsliv 2020, som Vision tillsammans med fackförbunden Unionen och ST står bakom. Undersökningen har utförts av Novus och bygger på svar från cirka 1 500 chefer i alla sektorer på arbetsmarknaden, varav drygt 300 i kommuner och regioner. Siffrorna publiceras för första gången i Chefen i fokus.

Att det ser ut så här förvånar knappast Jonas Karlsson, chefs- och ledarskapsstrateg på Vision. Problemet med för snålt tilltagna stödfunktioner har funnits länge.

– Det finns en stor insikt om detta i dag, men ändå är det inte så lätt att rätta till problemet, säger han.

Därför har belastningen ökat

Förklaringen är att administrativa tjänster ofta ses som något ont, som det är lätt att dra ner på till förmån för andra mer verksamhetsnära tjänster när det är dags att dra åt svångremmen, menar Jonas Karlsson.

– Det har varit för enkelt att ta bort administrativa resurser. Tillbaka i tiden har man köpt in till exempel IT-system, ofta insålda på att de skulle spara pengar eftersom att de och tar bort mellanhänder. Det man glömde eller naivt bortsåg från var att cheferna, som ofta är sällananvändare av systemen, förväntas handha dessa och då har man ju ökat administrativa belastningen på cheferna i stället för att ge dem tid att leda.

Undersökningen visar också att omkring hälften av cheferna är missnöjda med det stöd som erbjuds från HR-avdelningen.

"Stödfunktioner har blivit störfunktioner"

För fem år sedan presenterades forskningsprojektet Chefios, som handlar om chefers organisatoriska förutsättningar i offentlig sektor. Projektet visade att många chefer redan då saknade stöd från sina arbetsgivare. Enligt Linda Corin, arbetsmiljöforskare och en av dem bakom Chefios-projektet, har chefsuppdraget svällt ytterligare genom åren. Ironiskt nog är det stödfunktionerna som har bidragit till det, menar hon.

– Tillspetsat kan man säga att det som var tänkt att vara stödfunktion har blivit en störfunktion.

Linda Corin medger att det inte är populärt att säga så, men hon förklarar hur hon menar:

– Stödfunktioner som HR och ekonomi har haft de bästa intentioner att stärka exempelvis jämställdhets- och miljöarbetet. Problemet är att uppgifter som är kopplade till de frågorna, som att skriva rapporter och underlag, har landat på enhetschefernas bord. Och det är sällan så att expertfunktionerna samordnar sig så mycket som de skulle behöva, så cheferna kan få nästan exakt samma arbetsuppgifter från olika håll vid olika tidpunkt.

Dessutom, tror Linda Corin, att de som utbildar sig inom HR i dag vill och förväntar sig att jobba strategiskt, och upplever det som en degradering att jobba operativt.

– Det där är känsligt. Men en lösning kan vara att ha enheter som bara jobbar med exempelvis bemanning, medan andra jobbar med strategier och policyer. Det gäller att hitta en balans, men uppenbart är att många chefer saknar ett mer nära och operativt stöd.

Läs mer: Stödfunktion minskade stressen för hemtjänstcheferna

En dag i veckan ägnas åt onödiga saker

Även IT är som sagt en superviktig del i stödmaskineriet då datasystemen har ökat både i antal och svårighetsgrad. Men funktionen har ofta centraliserats, och det kan vara trassligt att få hjälp, enligt Linda Corin.

Nyare studier visar att chefer, när de själva fick skatta, dessutom ägnar upp till en arbetsdag i veckan åt onödiga saker eller saker som någon bättre lämpad skulle kunna göra. Det kan vara administration kring lokaler och leasingbilar eller mer praktiska saker som snöskottning och att skruva upp hyllor.

– Chefer skriker efter den typen av operativt stöd. Att vara chef är ett komplext uppdrag, så när ytterligare saker adderas är det svårt att få kontinuitet i sitt ledarskap, som ju inte bara ska ske i luckor mellan annat. Det är såklart en enorm frustration för cheferna, som ofta har blivit just chefer för att de gillar ledarskap.

För att komma tillrätta med problemen och ge chefer rätt stöd behöver arbetsgivaren göra en kartläggning över vilket uppdrag chefen har och även se över om de arbetsuppgifter som chefen gör är relevanta för uppdraget.

– Personer högre upp i ledningen blir ofta chockade över allt som framför allt enhetscheferna gör. Men kanske går några arbetsuppgifter att skala bort, oavsett om de kommer uppifrån, från sidan eller om de skapats av cheferna själva.

Att chefer ska få tillräckligt med organisatoriskt stöd tror dock Linda Corin är något som behöver tjatas om. Samtidigt har hon sett en förbättring på vissa håll, trots, eller tack vare, coronapandemin.

– Verksamheter har tvingats att gå ”back to basics” och enbart göra det mest nödvändiga, kärnan i uppdraget. En del uppgifter har man då varit tvungen att sätta åt sidan. Som forskare är det intressant att följa vad som händer i spåren av corona; vad var det som man gjorde innan som var onödigt men som man inte märkte?

Om cheferna fick mer stöd...

Vad skulle hända om cheferna fick just det stöd som de ofta efterfrågar: ett riktigt vasst administrativt stöd från en person som är expert på administration, praktiskt stöd från HR-avdelningen och ett lättillgängligt och användaranpassat IT-stöd?

Följderna av en sådan investering skulle inte låta vänta på sig, tror Visions nationella chefsombudsman Jonas Karlsson.

– Om man fick ner administrationen på en nivå där chefen själv upplever att den inte är en börda, skulle vi skapa en sits där vi verkligen kan prata om ett förbättrat ledarskap ute i verksamheterna. Det skulle leda till att cheferna hann med sina medarbetare och kunde ge dem det stöd de behöver så att de inte känner sig lämnade med sina uppdrag. Jag tror också att vi skulle få se en lägre sjukfrånvaro och minskade kostnader.

Vårdenhetschefen Therese Martinell i region Gävleborg svarar så här när hon får samma fråga.

– Åh, då skulle jag kunna fokusera mycket mer på utvecklingsfrågor och ha mer tid för mina medarbetare. Jag skulle kunna lägga mycket mer tid på att utveckla våra arbetssätt. Framför allt skulle jag kunna jobba med att utveckla och stödja mina medarbetare mer än i dag.