Det finns en del saker att tänka på när du leder medarbetare på distans. Ledarskapscoachen Mimmi Engestang tipsar här nedan.
5 tips: Så leder du på distans
15 april 2020
Att Folkhälsomyndigheten har rått oss alla att jobba hemifrån i möjligaste mån på grund av coronapandemin innebär också krav på annat sätt att leda. Struktur, tydlighet och samverkan är några av nyckelorden.
Att leda på distans är inget nytt fenomen, men under de senaste månaderna har ju många fler än vanligt blivit nödsakade att jobba på det sättet på grund av coronaviruset. I bästa fall har de upptäckt vissa fördelar med det.
– Med bra struktur kan det finnas en fantastisk kraft i distanssamverkan, säger Mimmi Engestang, utvecklingsledare och coach som i många år väglett ledare, bland annat i denna konst.
Mimmi Engestang.En konst som i grunden hänger på att inte bara chefen utan också medarbetarna förstår sin roll i det hela, påpekar hon.
– Det gäller att hitta gemensamma och tydliga arbetssätt och förstå vinsterna med det.
Viktigt med tydligt uppdrag
Hon lyfter fram några grundläggande ledarbeteenden som hon ser som helt avgörande för lyckad distanssamverkan.
– För det första måste man tillsammans tydliggöra uppdraget, på både team- och individnivå. Vilka spelregler och förhållningssätt behöver vi för att lyckas med vårt uppdrag tillsammans?
Mimmi Engestang har sett att ledare ibland bara tar upp sådant vid rekrytering eller särskilda workshopdagar med ståtliga dokument som följd. Som sedan faller i glömska.
– Då är det helt verkningslöst. Sådana regler är färskvaror och som ledare måste man ta taktpinnen och se till att de används och efterföljs i vardagen.
5 tips för dig som leder på distans
- Var tydlig med dina förväntningar och samtala med medarbetarna om vad ni ska uppnå tillsammans.
- Bestäm tillsammans vilka kontaktvägar som gäller, till exempel för akuta ärenden, och följ det.
- Uppmuntra medarbetarna att hålla kontakt med varandra under arbetsdagen även om de inte träffas fysiskt.
- Följ upp det ni beslutat löpande och utvärdera kontinuerligt.
- Kom ihåg att du fortfarande har ansvar för såväl den fysiska som psykiska arbetsmiljön – hör regelbundet av dig till dina medarbetare.
Källa: Mimmi Engestang
Glöm inte att berömma
Chefen behöver också uppmärksamma vad medarbetarna åstadkommer, berömma handlingar som leder mot målet och, i förekommande fall, ta upp saker som behöver utvecklas eller förändras. I situationer då ledarskapet måste ske på fysiskt avstånd blir dessa ledarskapsbeteenden ännu viktigare, poängterar Mimmi Engestang.
Hur gör man rent konkret då? Ja, när det gäller enskilda samtal är telefon ofta att föredra, menar hon, eftersom orden kan få större tyngd vid samtal utan bild. Men vid möten med flera personer förordar hon webbmöten med bild.
För sådana finns olika digitala webbmöteslösningar att tillgå. Men datorvanan är som bekant olika stor, och hon poängterar vikten av en ordentlig genomgång för att alla ska känna sig trygga med tekniken.
– Och gärna utse någon som kan fungera som ”digital mentor” för dem som behöver extra stöd.
De första mötena kan gärna vara av typen fikastund, för att tillsammans träna på tekniken. Den sortens möten kan över huvud taget vara bra som ett sätt att hålla ihop arbetsgruppen och få struktur på vardagen.
– Om man brukar ha ett sådant möte varje morgon, då man stämmer av läget, varför inte ha det även på distans?
Viktigt med struktur
Då det gäller arbetsmöten är det ännu viktigare med struktur än vid fysiska diton, enligt Mimmi Engestang.
– Min erfarenhet är att man behöver öka graden av förberedelser på individnivå. Mötesledaren kan skicka ut uppgifter eller frågeställningar i förväg och bör vara tydlig med vad mötet går ut på. Det ökar graden av engagemang och ansvarstagande.
Det finns många handfasta tips som gör sådana möten bättre, till exempel: placera datorn högt så ditt ansikte syns rakt framifrån, tänk på bakgrunden och använd headset. Men sådant hör till steg två, menar Mimmi Engestang.
– Det viktigaste är att alla klarar och vågar vara med.
Så håller du bra distansmöten
- Sätt upp tydliga spelregler och var noga med strukturen. Låt alla komma till tals. Avsluta möten med kort utvärdering laget runt.
- Kontrollera att din organisation har godkänt verktygen du använder för webbmöten, utifrån säkerhetsaspekter. Ta också reda på vilket regelverk som gäller utifrån GDPR och offentlighetsprincipen: Får du till exempel spela in möten?
- Om hela arbetsgruppen är samlad i samma lokal är möte på storskärm en möjlighet. Men det kan finnas en vinst med att alla har varsin skärm. Då får alla samma förutsättningar och det är lätt att se vem som pratar.
Källa: Mimmi Engestang
Ansvar för arbetsmiljön
En distansledande chef fortsätter att ha det formella ansvaret för arbetsmiljön. Om medarbetarna är kvar på arbetsplatsen är det bra om chefen visar sig där ibland, tycker Björn Cárdenas, arbetsmiljöstrateg på Vision.
– Ett närvarande ledarskap är en friskfaktor för de anställda.
Om medarbetarna är utspridda i sina hem bör chefen föra en aktiv och kontinuerlig dialog om arbetsmiljön, som förstås ser olika ut utifrån de individuella förutsättningarna. Hen ska också ha i bakhuvudet att sämre resurser kan påverka vilka krav man ställer på effektivitet och kvalitet.
– Den som brukar jobba med flera skärmar, vid ett höj- och sänkbart bord och så vidare, men plötsligt sitter med en liten laptop vid sitt köksbord kan behöva tätare och längre pauser och kanske inte kan leverera på samma sätt som annars, säger Björn Cárdenas.
Kommer hemarbetet gälla en längre period bör chefen fundera på vilka möjligheter det finns att låta medarbetare låna hem utrustning och göra vissa inköp, konstaterar han och påpekar att arbetsmiljötänket givetvis också ska omfatta chefens eget hemarbete.
