”Vi har blivit mer synliga”

Ha tydliga regler, en ständig dialog med medarbetarna och var inte rädd för att förändra det som inte fungerar. Så lyder några av lärdomarna som Elisabeth Österlund och Sofia Johansson Hannsberger har dragit av tiden i ett aktivitetsbaserat kontor.

Drygt fyra år har gått sedan dörrarna till stadshuset Kronan slogs upp. Byggnaden, en gammal skola mitt i Örnsköldsvik, hade byggts om till aktivitetsbaserat kontor och blev arbetsplats för 270 kommuntjänstemän.

Inför flytten hade man listat en rad riskfaktorer som skulle kunna sätta käppar i hjulet för den nya kontorslösningen. Här fanns allt från att tekniken kunde fallera till hög ljudnivå, bristfällig ventilation och svårigheter att hantera sekretessen i den öppna planlösningen.

En oro fanns också att cheferna skulle bli mindre synliga i det nya, gränslösa kontoret.

– Jag tycker att det har blivit tvärtom, vi är mer synliga. Min chef till exempel är kommundirektören Magnus Haglund, jag träffar honom ofta och kan fånga honom för snabba frågor när han är på plats i Kronan, säger Elisabeth Österlund, chef på konsult- och serviceförvaltningen med ett övergripande ansvar för övergången till aktivitetsbaserat kontor.

– Nej, så har det absolut inte blivit, säger Sofia Johansson Hannsberger, chef för kommunledningsförvaltningens stab. Mina medarbetare är utspridda i Kronan, men jag vet var de brukar sitta och många sammanstrålar i fikarummet.

De är två av sammanlagt 30 chefer i stadshuset Kronan. De sticker inte under stol med att omställningen har varit stor för alla inblandade, inte minst för cheferna:

– Det har varit som att lära sig cykla. Först när man flyttar in i de nya lokalerna inser man att det behövs ett annat arbetssätt. Att tekniken fungerar är avgörande för att hålla samman gruppen. Här är Skype ett ovärderligt verktyg, som gör att man kan vara närvarande som chef även om man inte sitter sida vid sida, säger Elisabeth Österlund.

Att få en aktivitetsbaserad arbetsplats att fungera är ingen quick fix, konstaterar de. Efter ett år hade antalet personer i det nya huset ökat från 270 till cirka 320. Huset proppade igen och frustrationen spred sig. Man beslutade då att gå tillbaka till grundbemanningen. Under resans gång har man också tydliggjort ansvaret för arbetsmiljön och förändrat vissa spelregler.

– Om en medarbetare behöver en fast arbetsplats kan han eller hon få ett rum reserverat under en viss tid. Det är viktigt att ha den flexibiliteten, det hade vi kanske inte i början, säger Elisabeth Österlund.

– Som chef har jag regelbundet en dialog med mina medarbetare om vilka rutiner och arbetssätt som ska gälla och varför. Arbetsmiljön är en stående punkt på våra APT-möten. Finns det problem är det inget att hymla om. Tillsammans får vi försöka hitta ett gemensamt förhållningssätt, säger Sofia Johansson Hannsberger.

Till exempel har upphandlarna fått ett eget låsbart rum. Så löste man problemet med den sekretess som omger olika typer av anbud. Tidigare var de enskilda rummen inte bokningsbara, vilket ledde till att anställda kom tidigt på morgonen och satt där hela dagen.

– Då bestämde vi att rummen skulle vara bokningsbara för att få den rotation som är en förutsättning för att en aktivitetsbaserad kontorsmiljö ska fungera, säger Elisabeth Österlund.

I den studie som Lisbeth Slunga Järvholm vid Umeå universitet gjorde om övergången till aktivitetsbaserat kontor i Örnsköldsviks kommun (se artikel sid 16) slår hon fast att cheferna trivs bättre än handläggarna i den nya miljön.

Ett och ett halvt år efter flytten uppgav 92 procent av cheferna att de ville fortsätta arbeta aktivitetsbaserat. Motsvarande siffra för handläggarna i gruppen personal och ekonomi var 55 procent.

Varför är cheferna generellt mer nöjda?

– Vi har ett mer rörligt jobb och många möten. Det nya kontoret gör det lättare att fånga varandra i farten och få saker gjorda direkt utan att behöva boka tid i förväg, säger Elisabeth Österlund.

– Det är lättare att träffa människor och jag löser saker snabbare i den här miljön. Men de som arbetar med myndighetsutövning vill sitta tyst och jobba koncentrerat och upplever att de blir störda. Därför är det viktigt att hela tiden ha diskussion i arbetslaget om hur vi ska uppträda i den här miljön. Är det till exempel okej att gå fram och prata med den som arbetar koncentrerat? säger Sofia Johansson Hannsberger.

För att jobba vidare med spelreglerna i huset är planen att återuppta chefsträffarna där olika teman diskuteras. Det kan vara allt från förhållningsätt och regler till brandsäkerhet och utrymning.

– Det är viktigt att cheferna får stöd av varandra och stämmer av vilka frågor som är aktuella just nu. Det är ett bra forum där man kan dela med sig av sina tankar och höra hur andra resonerar.

Drygt fyra år har gått sedan inflyttningen. Fortfarande dyker det upp nya saker på att göra-listan.

– En återkommande fråga som vi inte har löst ännu är att skapa bättre möjligheter för dem som snabbt vill gå ifrån sin plats och ta ett enskilt telefonsamtal, säger Elisabeth Österlund.

– Vi måste också jobba vidare med beteendeförändringar, så att de medarbetare som har rörliga jobb verkligen utnyttjar de olika miljöer som finns här på Kronan, säger Sofia Johansson Hannsberger.