Förberedelse är a och o

Hon har fått mejl från oroliga chefer som står inför en flytt till aktivitetsbaserat kontor – medarbetarna är inte med på noterna. Rådet från experten Susanna Toivanen är att involvera hela arbetslaget i processen.

– Helst två–tre år före själva flytten. Ta reda på vad folk har för bild av hur man arbetar i ett aktivitetsbaserat kontor och skapa en process som stöttar medarbetarna. Implementeringen är grunden, gör man inga förberedelser händer ingenting, säger Susanna Toivanen, professor i sociologi vid Mälardalens högskola och arbetslivsforskare med fokus på kontorsutformning.

Varför har aktivitetsbaserade kontor blivit så populära?

– För att arbetslivet har blivit mer digitalt, är man uppkopplad kan man numera sitta överallt och jobba. Men det finns även andra aspekter. Vi behöver krympa kontorsytorna för att det ska vara ekonomiskt försvarbart.

– Under en vanlig vecka sitter folk knappt halva tiden vid sina skrivbord. Ur ett hållbarhetsperspektiv är det ganska alarmerande. Ska vi belysa, ventilera och värma upp arbetsplatser och så sitter ingen där? Vi håller på att lära oss att dela på bilar, cyklar och borrmaskiner. På samma sätt behöver vi använda kontorsytorna mer effektivt.

Vad krävs av cheferna?

– Att man föregår med gott exempel och inser att med ett aktivitetsbaserat kontor följer ett nytt arbetssätt där medarbetarna cirkulerar och utför jobbet på andra ställen. Många chefer har inte förstått det utan är fast i rollen som kontrollant.

Hur tror du att de aktivitetsbaserade kontoren kommer utvecklas?

– Det finns mycket att förbättra. Forskningen tittar mycket på själva implementeringen av de nya arbetssätten. Det går inte att bara flytta in och köra igång. Arbetslaget måste göra en massa gemensamma förberedelser för att det ska fungera.