Resan mot framtiden

Sverige ska bli bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter. Så lyder riksdagens kaxiga mål. Chefer i kommuner och landsting får bära ett stort ansvar.

Tre av fyra invånare tycker inte att kommuner och landsting lever upp till deras förväntningar på digital service. Och två av tre, anser att det är dags att kommuner och landsting prioriterar den digitala servicen. Det visar en undersökning från Sveriges Kommuner och Landsting, SKL, från i våras.

Och Sverige är på tå just nu. Från högsta ort sägs att digitalisering och ny teknik i kommuner och landsting är avgörande för att hitta effektiva arbetssätt och klara välfärdens långsiktiga finansiering, kompetensförsörjningen och ökade krav på offentlig service inom en snar framtid.

Myndigheten för digital förvaltning, DIGG, startade i september med syfte att vara en blåslampa för att digitalisera det offentliga Sverige. Och tidigare i år, i januari, inrättades regeringens första CDO-funktion (Chief Digital Officer) någonsin. Åsa Zetterberg fick uppdraget att genomdriva den digitala förändringsprocessen på ett brett plan, för såväl offentlig sektor som näringslivet och medborgarna.

– Målet är att Sverige ska bli bäst i världen på att använda digitaliseringens möjligheter. Men varje kommun och landsting måste hitta sitt varför och ställa sig frågorna: Vad har vi för utmaningar inom våra verksamheter? Hur tar vi oss an dem? Och hur kan digitaliseringen hjälpa oss? Det gäller att omfamna förändringen, ”muskla upp sig” i kompetens och avsätta tid och resurser.

Sverige ligger för närvarande på femte plats på världsrankningen i digital förvaltning. Danmark ligger etta. Där har man tagit ett starkare nationellt grepp kopplat till digital post från myndigheter till medborgarna. Ett annat exempel är Estland som utvecklat ett ”digitalt samhälle”, e-Estonia, som ger invånarna tydligare insyn i hur deras persondata används av offentlig sektor.

Av svenska regeringens digitaliseringsstrategi framgår att politiker och ledningsgrupper har ett stort ansvar för att driva på den digitala utvecklingen och möta människors förväntan på bättre service. Det är ett ansvar som sipprar ned till de chefer som ska leda förändringsarbetet i verksamheterna.

– Ingen chef går fri. Som ansvarig för en verksamhet, dess utveckling och framtida relevans behöver du förstå digitaliseringens möjligheter. Du måste jobba med din egen kunskap, och inte kanalisera allt till IT-avdelningen. Det är en fråga som angår alla, säger Åsa Zetterberg.

Kraven på ledare och chefer i digitaliseringens fotspår är många, men Åsa Zetterberg påpekar att chefen inte behöver vara den tekniska experten.

– Rollen är att hålla ångan uppe, motivera och hantera omställningen. Lyssna på dem som kan mer. Belöna nytänk och var öppen för viss typ av misstag, för de kommer att ske.

Förhoppningarna på vad de kommande tekniska sprången inom offentlig sektor kan möjliggöra är stora. Jenny Birkestad, chef på SKL:s digitaliseringsavdelning, pekar bland annat på automatiserad administration och ärendehantering.

– Det skulle avlasta personalen, öka effektiviteten och förbättra servicen till invånarna.

I övrigt är både hon och Åsa Zetterberg försiktiga med att ge fler konkreta exempel. Det överlåts till chefer och medarbetare.

Det senaste årens mest kända, och även omdiskuterade, exempel på automatiserad administration är Trelleborgs handläggarrobot. Med RPA-teknik, Robot process automation, har kommunen digitaliserat handläggning och beslut om ekonomiskt bistånd. Programmet utför samma uppgifter som en handläggare tidigare gjort, hämtar uppgifter i olika system, kontrollerar, räknar ut om den sökande har rätt till försörjningsstöd och levererar ett beslutsunderlag.

Robotiserad handläggning sprids nu till andra kommuner. I en ny studie har forskare vid Göteborgs universitet intervjuat politiker, högre tjänstemän och handläggare om det automatiserade beslutsfattandet. 

Fördelarna som lyfts fram är framför allt snabbheten, i Trelleborg har tiden från ansökan till beslut kortats från en vecka till ett dygn, samt att personalen avlastas och får tid till mer kvalificerade arbetsuppgifter.

RPA förekommer också inom andra områden. I Västra Götaland pågår ett pilotprojekt där man automatiserat andra rutinuppgifter inom ekonomi- och lönehantering, bland annat att sammanställa rapporter och skicka påminnelsefakturor. Även i Region Skåne pågår försök att med RPA robotisera monotona och repetitiva arbetsuppgifter.