”Nu gör vi det vi är bäst på”

I Sveriges kanske första agila kommun har stuprören monterats ned för att ge medborgarna bättre service. För en del chefer betyder det ökat ­samarbete och bättre nyttjande av kompetenser.

Hösten har kommit till Ängelholm. På vårdboendet Kvarnliden har tre enhetschefer samlats runt ett mötesbord med kaffe, stearinljus, nyplockade äpplen och hembakta kärleksmums från boendets white guide-senior-prisade kök. Att deras arbetsgivare kallar sig agil – den första kommunen i Sverige dessutom – påverkar dem rent konkret i deras arbetsvardag.

– Jag känner mig inte lika ensam i min roll längre och så är det inte så stressigt. För vi har varandra, det stödet betyder väldigt mycket, säger Jenni Kriborg, enhetschef för vårdboendet Solhaga.

Verksamhetschef Eva Sällström som ansvarar för samtliga vårdboenden i kommunen, sitter också med runt bordet i dag. Hon förklarar varför hon har valt att låta sina elva enhetschefer ingå i team om tre eller fyra, så kallade triader:

– Att samarbeta så här över enhetsgränserna är en bra grund för att det agila arbetssättet. Kärnan i det bygger på flexibilitet för att möta verksamhetens föränderliga behov. Då behöver man riva gamla gränser och dela på resurser, säger Eva Sällström.

Vi ska snart bryta ner det där i ett konkret exempel. Men först besöker vi kommunens HR-chef Lena Östblom i hennes rum på översta våningen i stadshuset intill Rönne å för att få veta mer om bakgrunden till den stora organisationsförändring som Ängelholm har genomgått. Det var år 2013 som politikerna gav den nytillträdda kommundirektören Lilian Eriksson i uppdrag att ”se över organisationen”.

– Själva bakgrunden var att politikerna framför allt ville ge medborgarna bättre och mer effektiv service, säger Lena Östblom, som kom till sin tjänst något halvår efter kommundirektören och därmed har varit med på hela resan.

En viktig del har varit att involvera medarbetarna hela vägen. Så allt började med stormöten dit alla var välkomna. Under det första halvåret sågs chefer, fackliga representanter och engagerade medarbetare, totalt 200 personer, var tredje vecka för workshops och diskussioner.

Så småningom landade man i att den agila modellen skulle kunna vara en väg för att nå politikernas vision. De gamla förvaltningarna slopades och kommunens verksamheter delades in i tre bredare huvudområden: Lärande och familj, Hälsa, samt Samhälle. Stuprör och fasta gränser hör nämligen inte hemma i det agila. Det innebar också nya ansvarsområden, vilket i sin tur ledde till förändrade uppdrag och nya chefsbefattningar.

– Men i stället för att låta alla söka sina egna tjänster, intervjuade vi samtliga medarbetare om var de själva såg sig. Vi kartlade också var och ens kompetenser. Det ledde till att vi fick igenom förändringarna helt utan fackliga strider, säger Lena Östblom.

Man ville också att samtliga skulle bli insatta i det nya tankesättet, inte enbart cheferna. Kommunen sökte pengar från ESF-rådet för en kompetensinsats och fick åtta miljoner.

– Det var en enorm medarbetarsatsning som pågick på flera nivåer. Alltifrån gemensamma storföreläsningar till uppgifter på arbetsplatsträffar. Att vi hela tiden var tydliga med att detta skulle prioriteras framför annat var en framgångsfaktor. Nu har vi kommit så långt att alla 3 200 medarbetare är insatta i ett agilt tankesätt, säger Lena Östblom.

Vi återvänder till kollegorna runt fikabordet på vårdboendet Kvarnliden. Tack vare deras samarbete i den nya chefstriaden ger och tar de mer av varandra. Om det akut saknas personal på till exempel Munka Ljungbygården där Martina Wellberg Bengtsson är enhetschef, slår hon en pling till Solhaga och kollegan Jenni Kriborg.

– Jag hör om hon kan avvara en medarbetare en dag eller två, kanske räcker det med några timmar. Det är ju mycket bättre att ta in någon som kan verksamheten och känner brukarna. Fast även vi behöver ju vikarier förstås, det går inte alltid att lösa mellan boendena, säger Martina Wellberg Bengtsson.

Att arbeta agilt innebär att inte enbart ha sin egen lilla sfär för ögonen utan fokusera på helheten och alltid ha medborgarens bästa i fokus, säger verksamhetschef Eva Sällström. Det betyder att om Jenni Kriborg å sin sida får in en brukare med demensdiagnos på sitt korttidsboende ringer hon hit till Kvarnliden som är ett demensboende och där Ankica Maros är enhetschef.

– Ankicas medarbetare kan demens, medan vi inte har den specialistkompetensen. Att plocka över någon av dem tillfälligt till oss är ett sätt att ta tillvara på medarbetarna och lyfta dem, samtidigt som det gagnar brukaren, säger Jenni Kriborg.

De tre enhetscheferna ses också regelbundet. Varje måndagseftermiddag har de ett två timmar långt möte. De brukar spara en del arbetsuppgifter som kommer in under veckan tills dess.

– Jag vet till exempel att Martina är mycket bättre på digitala system och då kan hon göra det åt oss alla. Ofta är det ju samma saker som ska redovisas, säger Jenni Kriborg.

Kollegorna kontrar med att Jenni Kriborg är gruppens veckobrevs-stjärna så hon får författa dessa för samtliga boenden.

– Det sparar mycket tid när vi kan göra det vi är bäst på. För mig är det en jättelättnad. Saker hamnar inte på hög på samma sätt som förut, säger Ankica Maros.

Ett annat exempel på synergieffekt som arbetssättet ger, är att några av hennes nyanställda ska gå brandutbildning hos Martina Wellberg Bengtsson i nästa vecka, i stället för som förr: att alla tre ordnar en egen. Och har hon till exempel ett komplicerat rehab-ärende att lösa, brukar hon rådfråga någon av sina kollegor.

– Ofta har någon varit med om en liknande situation. Det gör att vi kan lösa mycket själva och att Eva har mer tid till oss då vi verkligen behöver henne, säger Ankica Maros.

Eva Sällström skrattar och säger att enhetscheferna numera är så självgående att hon nästan är arbetslös.

– Fast så är det ju inte förstås, det är mycket jag behöver veta och vara del i. Men vi har fått till en mer effektiv organisation där vi hela tiden försöker ta tillvara allas olika kompetenser och arbetar mer flexibelt.

De tre enhetscheferna säger att de även ser hur förhållningssättet sipprar ner till medarbetarna, att de tänker nytt och tar allt fler egna initiativ för verksamhetens bästa.

– Vår roll som chefer blir att lyfta sådana situationer, medvetandegöra när medarbetarna har det här tänket som vi vill åt, säger Jenni Kriborg.