Låt teamet guida dig

Genom att förstå var dina medarbetare befinner sig i grupputvecklingsprocessen blir det lättare att nå gemensamma mål. Och som ny chef kan du få en bättre start.

Präglas dina medarbetares samtal av likheter eller olikheter? Om det oftast råder konsensus kan det bero på att du leder medarbetare som befinner sig i första fasen av en grupps utveckling. Det är en fas med stort fokus på relationerna i gruppen – men det är inte den mest effektiva gruppen. I alla fall inte enligt modellen IMGD, Integrated Model of Group Development, utvecklad av Susan Wheelan. Modellen beskriver fyra faser i en grupps utveckling: tillhörighet och trygghet, opposition och konflikt, tillit och struktur samt arbete och produktivitet.

Maria Wramsten Wilmar, forskare inom organisationspsykologi vid Göteborgs universitet, har lång erfarenhet av att arbeta med gruppers utveckling enligt Wheelans teorier.

– I en fas 1-grupp går informationen genom ledaren och man talar inte med den det berör. När en grupp är mer välfungerande, i fas 3 eller 4, då är ledarskapet decentraliserat – grupp­medlemmarna tar eget ansvar, säger hon.

Vinsterna med att grupper utvecklas är flera: effektivare möten och beslutsprocesser samt kommunikation som fokuserar på att nå gemensamma mål. Men chefer som tycker om att känna sig behövda har lätt för att fastna i ett beteende som är typiskt för fas 1, förklarar Maria Wramsten Wilmar.

– Man är den som alltid är tillgänglig och som ska ta hand om alla frågor, men om man som chef vill fokusera på det man är satt att göra är det bra att gruppen tar mer ansvar.

För att kunna utvecklas är gruppens storlek avgörande: den bör bestå av minst tre och högst fjorton till sexton medlemmar. Större grupper tenderar att utveckla subsystem och delgrupper.

– Sedan behövs ett gemensamt mål och att man uppfattar att man är ömsesidigt beroende: förståelse för att om jag tar hjälp av mina medarbetare i gruppen kommer jag kunna göra mitt jobb ännu bättre.

Hur tar man reda på i vilken fas en grupp befinner sig?

– Lyssnar man på en fas 1-grupp så säger de nästan samma sak – det är ett sätt att spegla sig i varandra. Det är ett relationellt fokus, det är snällt och trevligt, och den gruppen kan tycka att den är väldigt välfungerande. Men då är det ofta en sammanblandning av att jobba mycket och att jobba tillsammans.

Från en grupp i den andra fasen hörs mycket mer invändningar, och det är också svårare att vara en formell ledare i en grupp som präglas av olikhet och konflikt, förklarar Maria Wramsten Wilmar.

– Där ställs chefens förmåga att själv hantera konflikter på sin spets, så att man inte går in och känner sig kränkt för då är man med och försvårar konfliktens lösning eller konstruktiva hantering.

Hon rekommenderar nya chefer att ta reda på var gruppen befinner sig, eftersom de olika faserna behöver olika slags ledarskap.

– Finns det ett decentraliserat ledarskap i gruppen, då gäller det att följa det.

En fas 2-grupp fokuserar på relationer, och när medlemmarna vill utvecklas som grupp föreslås ofta relationella övningar som bowling.

– Men vad ledaren ska göra då är att hjälpa gruppen med funktionella aktiviteter som fokuserar på vad de som grupp ska göra och åstadkomma tillsammans.

I en fas 2-grupp behöver chefen hjälpa gruppen att lösa konflikter konstruktivt och peka på var gruppen ska – inte tala om personkemi eller om lösningar som handlar om att någon i gruppen bör lämna. I fas 3 och fyra handlar ledarskapet om att på olika sätt uppmuntra till både lik- och oliktänkande,
att vara en rollförebild och att jobba med ständiga förbättringar.

– Och en välfungerande grupp behöver inte vara det för all evighet. I fas 4 handlar det om att trimma systemet, jobba med beslutsprocesser, kommunikation, feedback och att decentralisera ledarskapet.

Gruppens utveckling kommer alltså före chefens behov av att eventuellt positionera sig, men det betyder inte att det är gruppen som styr. Maria Wramsten Wilmars råd till chefer som vill arbeta med grupputveckling är därför att skaffa sig kunskap.