Glädje ger lyft åt resultatet

Efter bara några år som chef fick Gabriela Arvidsson utmärkelsen Årets chef i Halmstads kommun. Hennes recept för ett gott ledarskap är att skapa tydliga strukturer, slösa med glädje och snåla med ordet ”inte”.

När Gabriela Arvidsson började sitt första chefsjobb 2014 fick hon en miniatyrmölla i present av kollegerna. Hon hade just då fått frågan om hur hon hade tänkt utforma sitt chefs- och ledarskap och satt och funderade medan hon tittade på möllan. Tidigare hade hon ju bara tillfälligt arbetat som chef.

I grunden är hon socionom och med spetskompetens inom grupprocesser och socialrätt och hade de senaste åren arbetat som utredare och projektledare. ”Det där med ledarskap är nog lite som en mölla, eller kanske mest som ett hus”, filosoferade hon. Det gäller att huset är energisnålt, det vill säga att man inte ägnar en massa tid åt saker som inte ger resultat, och att man verkligen tar vara på den energi som finns. Det vill säga vardagsglädjen i arbetet.

Det var så det började och sedan dess har Gabriela utformat ett slags ledarskapsdeklaration som hon använder i sitt dagliga arbete som myndighetschef på hemvårdsförvaltningen, där hon har 40 medarbetare på fyra olika enheter. Alla enheterna arbetar med personer som behöver hemtjänst, vård i hemmet eller särskilda boenden och medarbetarna är alla högskoleutbildade och experter på sina områden. Sedan dess har hon hunnit få toppresultat i medarbetarundersökningarna och även för ett år sedan vunnit priset Årets chef, som delas ut av kommunen. I motiveringen till priset, som lämnats in av medarbetarna, står bland annat att Gabriela verkar för en platt organisation där hon engagerar sina medarbetare, att hon jobbar för en känd struktur och ordning och reda i ledningssystemet, samt håller ekonomin i balans och är glad och positiv.

– Jag är ingen traditionell chef. Jag vill jobba med medledarskap där chefen involverar medarbetarna i problemlösandet. Sedan är det jag som fattar beslut i vissa frågor, men då är det viktigt för mig att jag fått ta del av mina kollegers tankar kring för- och nackdelar med olika alternativ, säger hon.

På myndighetsenheten, som är en del av hemvårdsförvaltningen, jobbar man enligt ­Lean-metodiken, det vill säga med fokus på kunden/patienten, arbetsglädje, rättssäkerhet, patientsäkerhet och en likvärdig bedömning. Att maximera kundnyttan och att minska resursslöseriet är också en av grundtankarna med Lean-metodiken, som ursprungligen kommer ifrån bilindustrin.

Det innebär bland annat man har en tydlig mötesstruktur: förbättringsmöte varannan vecka där man löser problem som man som enskild medarbetare inte kan lösa och individärendemöte varje vecka där man kan bolla tankar kring anonymiserade ärenden med sina kolleger. Dessutom finns en så kallad ­Lean-tavla med en tydlig struktur för vem som arbetar med förbättringar kring vad.

Gabrielas ledarskapsfilosofi har delvis tagit intryck av Lean-metodiken. Hennes egna tankar och Lean går lite in och ut i varandra. När hon blev utsedd till Årets chef 2017 fick hon många frågor om hur hon gjort för att få priset. Då återvände hon till tankarna om ledarskap som ett hus och skrev ner dem. Den första punkten handlar om att jobba energisnålt, det vill säga att täta huset så att inte någon energi slipper ut. Fråga dig: vad tar energi från mig? Vad tar energi från organisationen?

– Det som tar energi från mig är så kallade ”korridorbeslut”. Det vill säga, beslut som tas på stående fot utan att man tänkt igenom om konsekvenserna av besluten fungerar för alla, säger Gabriela.

En annan energislukare är ineffektivitet. Det vill säga saker som tar mycket tid på grund av att andra instanser och myndigheter som hon inte har kontroll över, fattar beslut som ställer till oreda i den egna verksamheten.

– Då handlar det om att identifiera problemet och att lösa det. Men om det inte går, låta bli att gräva ner sig i det och tillåta att det tar energi, förklarar Gabriela.

Den andra punkten handlar om att ta vara på vardagsglädjen på jobbet, det vill säga att satsa på ett riktigt bra värmesystem till huset. De som arbetar på hemvårdsförvaltningen möter ofta människor som befinner sig i en livskris och det är många gånger svåra och berörande livsöden de jobbar med. För att orka är det extra viktigt att visa omtanke, ödmjukhet och respekt mot varandra. I praktiken kan det till exempel handla om att ställa upp och hjälpa den som ligger efter med arbetsuppgifter på grund av sjukdom eller vab. Men också genom att bjuda på sig själv och sina misstag. Eller att ge kollegerna beröm och ta sig tid till en fika.

– De flesta som jobbar här arbetar heltid och det blir därför väldigt många timmar i veckan de spenderar här. Då är det betydelsefullt att det ger energi och glädje att vara här, säger Gabriela.

Den tredje punkten kallar Gabriela för fjärrkontrollen. Inne i det energisnåla huset med ett supereffektivt värmesystem står nämligen en tv. Om det skulle vara ett dåligt program som står på går det att byta. Det handlar om att bli medveten om sin förmåga att välja att fokusera på det positiva.

– Vi är ofta bra på att förminska det vi gör bra och att förstora det vi gör dåligt. Att vända på det är viktigt och där är jag som chef en viktig förebild, säger Gabriela.

Den sista och fjärde punkten handlar om att vara snål med ordet ”inte”. Inne i huset vill man ju, förutom att ha det varmt och gott och titta på ett bra tv-program, få ett trevligt bemötande som gör att man känner sig som en viktig och värdefull person. Gabriela förklarar:

– Om jag säger till en kollega som vill prata med mig ”Jag har inte tid, vi får ta det senare”, skapar det besvikelse och missuppfattningen att jag inte har tid eller att pratsunden inte skulle vara viktig. Det är bättre att i stället säga ”Jag pratar jättegärna med dig om en timme, går det bra?”.

Hon uppmanar alla chefer att prova detta enkla knep i en månad för att se hur det påverkar relationen till medarbetarna.

I framtiden hoppas Gabriela få fortsätta att utveckla sitt ledarskap i enlighet med de egna tankarna och Lean-metodiken. Och inte minst med hjälp av medarbetarna.

– Jag ser chefs- och ledarskapet som ett samspel mellan mig, mina kolleger och omgivningen. De påverkar mig och jag dem.