Misstolkad i mätning

Nästan alla arbetsplatser gör ­medarbetarundersökningar. Men till vilken nytta? Var femte chef tycker att de är värdelösa. Och flera har ­blivit tilltufsade av sin arbetsgivare på grund av resultaten.

Medarbetarna ger höga betyg till sin arbetsplats och arbetssituation och de trivs med sina arbetsuppgifter. Men fyra frågeställningar når inte upp till medelbetyget 3,0. Förtroendet för ledningen når 2,8. Tydligare mål, innehåll i medarbetarsamtal, återkoppling och möjligheter till kompetensutveckling är några förbättringsområden.”

Så kan det se ut på arbetsplatsens hemsida när man har gjort en ny medarbetarenkät. Känns det igen?

Syftet med undersökningarna är ta tempen på hur verksamheten fungerar, om arbetsmiljön är bra och inte minst – hur nöjda de anställda är med ledarskapet. Allt för att kunna förbättra och utveckla verksamheten.

Men vad tycker cheferna om medarbetarundersökningarna? Var sjunde som svarat på Chefen i fokus granskning säger att resultatet i undersökningarna har använts mot dem och att det har lett till negativa konsekvenser för dem. Det känner Visions arbetsmiljöexpert Carola Löfstrand igen.

– Medarbetarundersökningar är ett redskap i det systematiska arbetsmiljöarbetet. De borde vara chefens bästa vän, men problemet är att vi ser att de också används för att tufsa till och flytta på chefer. Det är en trend som varken gagnar chefernas arbetsmiljö, medarbetarna eller verksamheten, säger hon.

Om chefen får kritik i medarbetarundersökningen kan resultatet, enligt Carola Löfstrand, användas för att legitimera att göra sig av med den. ”Det här visar att du är dålig i ditt ledarskap”. ”Du måste skärpa dig”. Carola Löfstrand anser att arbetsgivarna ofta brister i att analysera resultaten bra.

– Ett dåligt resultat kanske handlar om att medarbetarna förväntar sig att chefen ska fixa saker som han eller hon inte har mandat att göra. Det måste finnas handlingsplaner, en beredskap för vad som ska göras om resultatet visar ditt eller datt. Man måste ta reda på vad som orsakar problemen och ge chefen förutsättningar så att de inte uppstår.

En av fem chefer i vår granskning tycker dock att de har stor användning av resultaten. Men en lika stor andel tycker att resultaten inte går att använda över huvud taget. Cheferna ger flera exempel på varför det inte fungerar: medarbetarna förstår inte de luddigt formulerade frågorna, svaren misstolkas och fel åtgärder sätts in, ledningen vet inte vad man ska göra med resultaten och frågorna är för generella och passar inte in i den lokala verksamheten.

Robert Holmberg är forskare i arbets- och organisationspsykologi vid Lunds universitet. Han ingår i en grupp som har stu­derat medarbetarundersökningar på olika typer av arbetsplatser. Han har flera förklaringar till varför undersökningarna inte alltid fungerar som man har tänkt sig.

– Arbetsgivare har för stor tilltro till mätandet och själva enkätutskickandet och räknar med att svaren de får ska leda till förbättringar. De chefer som tacklar det här bra har medverkat i utformningen av enkäten och tidigt bestämt sig för vad de vill fokusera på, vad de ska göra för att få svar på just de frågorna och hur de vill använda resultaten.

Robert Holmberg tror att det skulle vara bra om cheferna generellt var mer involverade i den processen.

– Det kan vara väldigt bra för att skapa beredskap, motivation och förmåga att jobba med resultaten.

Men att chefer i verksamheterna är med och utformar undersökningarna är mycket ovanligt. I vår undersökning svarar cirka tre av fyra att de inte alls varit delaktiga.

I stället är det vanligast att medarbetarundersökningar köps in från det stora utbudet av externa företag.

– Det tror jag bidrar till att man hamnar i knepiga situationer. Det är lätt att köpa och utföra undersökningar men mycket svårare att bygga en beredskap och förbereda organisationen och cheferna för resultaten. Dessutom måste chefer på olika nivåer kunna samarbeta för att jobba med resultaten, säger Robert Holmberg.

Örjan Lutz är utredare och arbetar med uppföljning av arbetsgivarfrågor på Sveriges Kommuner och Landsting, SKL. Han tycker att det är mycket viktigt att cheferna är involverade i medarbetarundersökningarna även om det inte behöver innebära att de är med och formulerar frågorna.

– Arbetsgivaren måste förankra varför man gör undersökningen och vad man ska ha den till så att cheferna förstår att arbetsgivaren inte gör det för att sätta dit dem, utan för att utveckla verksamheten. Om man gör undersökningar med några års mellanrum det kan vara bra att friska upp minnet hos cheferna på en chefsdag eller något liknande, säger Örjan Lutz.

Han tror att många kommuner skulle behöva bli bättre kravställare på företagen som gör undersökningar för att få fram tydligare resultat på det de vill utveckla och förbättra.

– Jag tror att det finns en generell frustration över att man får så mycket information som man inte vet vad man ska göra med. Materialet man får in blir väldigt omfattande och svårt att hantera, säger Örjan Lutz.

Forskaren Robert Holmberg tycker sig dock se att medarbetarundersökningar specialiseras allt mer, just eftersom svaren annars är för generella och problemen för specifika.

– Jag tror det finns den typen av funderingar på flera håll, att man skräddarsyr mer både hur man mäter och hur man följer upp. Det är bra att undersökningar har generella frågor för hela organisationen men på samma sätt kanske man ska ställa specifika frågor om hur det fungerar i de olika delarna av verksamheten också, säger Robert Holmberg.

Kan det skada en organisation att göra en stor medarbetarundersökning när det har gått grus i maskineriet i en dåligt fungerande verksamhet?

– Nej, det kanske är överdrivet, men det kan ta uppmärksamhet från andra saker som är viktigare. Det finns också en risk att man skapar situationer som ställer väldigt stora krav på cheferna att fixa problemen. Har man bra förutsättningar från början kan det vara okej. Men finns det kritik, svårigheter och brister i verksamheten så blir det dubbelt svårt, säger Robert Holmberg.

Örjan Lutz säger att det är en trend­känslig och tuff bransch där aktörerna ständigt försöker hitta nya säljargument och locka med nya mätmetoder för att locka köpare till medarbetarundersökningar med budskap som: mät detta så kommer allt att bli bra.

– De här undersökningarna är viktiga, men de är bara ett av flera sätt att ta reda på hur organisationen mår och fungerar. Vill man veta det på ett djupare plan förutsätts att man pratar med varandra också.