Algoritmer håller koll på böckerna i Malmö

Biblioteken i Malmö är först i Sverige med att göra mediehanteringen algoritmstyrd. På sikt kan det frigöra uppemot 40 procent av de anställdas tid. Tiden ska de använda till att ge Malmöborna bättre service. Biblioteksassistenten Annika Bogardy är inte orolig för neddragningar.

På Malmö stadsbibliotek och de 12 områdesbiblioteken mäter medarbetarna hyllor som ska registreras i systemet IMMS (se faktaruta).

Alla böcker är sedan länge märkta med chip och nu ska även reservationshyllor och vagnar förses med varsitt chip. Dessa ska personalen i fortsättningen läsa av med sina mobiltelefoner så att systemet vet exakt var varje bok finns.

– Det blir ett helt nytt sätt att arbeta, mer precist och effektivt, säger Annika Bogardy, biblioteksassistent på Stadsbiblioteket.

Omlastningscentral

Hon jobbar i entrén med att hjälpa besökare till rätta, och i sorteringen. Stadsbiblioteket är en stor omlastningscentral redan idag och anläggningen som sorterar allt material ska snart byggas ut för att klara logistiken när bokbeståndet blir gemensamt för alla bibliotek.

Du har väl läst vår granskning av arbetsmiljön på biblioteken?

– Vi ska ha två vagnar för varje områdesbibliotek – en för reserverade böcker och en för allt som ska upp på deras hyllor. Där blir jag inblandad, säger Annika Bogardy.

Hon ska även få utbildning i hur logistiken hanteras med en mobilapp och därefter utbilda all personal på stadsbiblioteket i hur scanningen ska gå till.

"Vi får inte glömma bort att scanna alla transportvagnar och böcker som flyttas för annars kommer ingen att ha en aning om var böckerna är", säger Annika Bogardy.

Först i landet

Biblioteken i Malmö är först i Sverige med algoritmstyrningen av samlingarna. Det öppnar för att styra böcker och andra medier till de bibliotek där de behövs mest. Systemet känner av om en viss litteratur saknas någonstans och skapar rapporter som bibliotekarierna får upp i sina mobiltelefoner så att de kan fylla igen hålen.

– Vi kan lägga in en algoritm som säger att på det här biblioteket ska minst 50 och max 80 procent av befintligt hyllområde vara språk. Vi kan profilera bibliotek mot till exempel trädgårdsodling eller tv-spel. Och vi ska aldrig ha vare sig överfulla eller tomma hyllor, vilket vi kan ha idag, säger Christina Mattisson, systemförvaltare och bibliotekarie på Stadsbiblioteket.

Smartare användning av pengarna

Det finns en oro för att algoritmstyrningen ska leda till att den smala litteraturen, som färre lånar, ska försvinna. Det tror inte Christina Mattisson ska ske.

– Vi köper mycket utifrån efterfrågan redan idag, men inte bara. Det här är ett sätt att förvalta en ganska mager mediebudget på ett smartare sätt, säger hon.

En rapport från biblioteken i Köpenhamn och Århus, som infört samma system, visar att det kan effektivisera mediehanteringen med 40 procent.

Men enligt Christina Mattisson finns det inga planer på att dra ner på personal.

– Rutinuppgifter kan försvinna men det blir mer tid till mötet med besökarna och litteraturförmedlingen, säger hon.

Riskbedömningar pekar på oro

Genc Beqiri är ordförande för Vision på kulturförvaltningen i Malmö stad och biblioteksassistent på områdesbiblioteket i Oxie.

– Våra riskbedömningar visar att det finns en oro, som vid alla förändringar, men det har inte sagts något som tyder på oron är berättigad, säger han.

Han ser snarare utvecklingsmöjligheter för Visions medlemmar. De kommer att få göra mer än att springa efter böcker, som han säger, och kanske jobba uppsökande med olika grupper eller specialisera sig på något område.

Inte heller Annika Bogardy är orolig. Hon ser fram emot att ha mer tid till att hjälpa besökarna.

– Jag tycker att det här är spännande, säger hon.