Så hjälper robotar administratörer och socialsekreterare

Snabbare service till medborgarna och mer tid till medarbetarna. Det är resultatet sedan flera digitala kolleger började arbeta med administration i Ronneby kommun.

För fyra år sedan fick socialsekreterarna på arbete- och väldfärdsförvaltningen i Ronneby en ny kollega.

Inget ovanligt i sig men just den här kollegan har fördelar som få kan mäta sig med. Han klagar inte, han är aldrig sjuk, han hamnar aldrig i konflikter och han utför sina arbetsuppgifter till punkt och pricka. Möjligen lite väl noggrant.

Han heter Ronney.

– Vi har stor nytta av Ronney. I stället för att lägga tid på administrativt arbete kan jag fokusera på sådant som kräver min kompetens, säger socialsekreterare Åsa Karlsson.

Ronney – nya robotkollegan

Ronney är alltså en robot, byggd med RPA-teknik, Robotic Process Automation.

→ Kommer AI göra oss arbetslösa?

På arbete- och väldfärdsförvaltningen jobbar Ronney med ekonomiskt bistånd, framför allt på natten. Han läser nya ansökningar som klienter lämnat in digitalt, gör beräkningar och ekonomiutredningar.

För varje ärende skrivs också en rapport, där det exempelvis noteras om det finns något som en handläggare behöver titta vidare på.

Varje natt går roboten också igenom systemet för att se om det hänt något ytterligare i ärenden som väntar på att uppdateras.

Det är alltid en handläggare som fattar besluten. Och när det är gjort kan Ronney boka en utbetalning.

– Eftersom han gör likadant i alla ärenden blir det en enhetlig bedömning i grunden. Men jag kan ju alltid använda min kompetens för att kontrollera att det blir rätt eller om det är så att vi behöver göra annorlunda för just den här individen, i den här situationen. Jag står för de individuella bedömningarna – Ronney är ju extremt fyrkantig, säger Åsa Karlsson med ett leende.

Hanterar 2000 scheman

Under åren har medarbetarna på Ronneby kommun fått flera digitala kolleger, så många att de nu kallas Digitala familjen.

Lönekonsulterna på personalenheten har hjälp av roboten HaRry.

Han jobbar också nattskift, framför allt med att koppla schemat från verksamheterna inom utbildningsförvaltningen till lönesystemet.

– Vi har närmare 2 000 scheman varje år. Tidigare satt vi och knappade in allt för hand och det tog väldigt mycket tid. Nu gör HaRry det och det är en stor hjälp för oss, berättar Marie Andersson, lönesamordnare.

Varje morgon finns det en loggfil som visar vad HaRry har gjort under natten och om det är något som inte gått igenom.

– Men det är inte HaRry som ställer till med problem. Är det något som inte fungerar beror det oftast på att vi eller verksamheten har gjort en förändring som vi glömt att tala om för honom, säger Marie Andersson.

Barnie, caRMenziTa, Len@, BerIT och SAM

På utbildningsförvaltningen jobbar Barnie, som hjälper till med ansökningar och placeringar inom förskolan.

caRMenziTa finns på det kommunala bolaget Ronneby Miljö och Teknik. Ekonomiassistenten Emeli Johnsson, har varit med och skapat robot-kollegan som jobbar med projektredovisning och bokföring av personalens tider så att de hamnar på rätt projekt.

– caRMenziTa underlättar för oss vid månadsbokslut, säger Emeli Johnsson.

Roboten Bosse arbetar på vård- och omsorgsförvaltningen med vikarietillsättningar. Här finns också Len@ som en gång i månaden sköter resursfördelningen för hemtjänsten.

BerIT är en chatbot och service- och digitaliseringsenhetens digitala medarbetare. En fördel med henne är hon finns tillgänglig dygnet runt för att svara på IT-relaterade frågor som kan dyka upp inom kommunens olika verksamheter.

SAM är en avatar som möter besökare till stadshuset och fungerar ungefär som en receptionist.Kolleger från Digitala familjen.

Därför heter robotarna så

Att robotarna har fått egna namn och speciella stavningar är ibland en lek med bokstäver men de har också en praktisk funktion. Ronney, till exempel, fungerar som en handläggare och då behövs det rent tekniskt ett namn i systemet när han loggar in.

I namnet caRMenziTa står versalerna för Ronneby Miljö och Teknik som i dagligt tal uttalas RMT. I HaRry är det HR-avdelningen som åsyftas och Barnie jobbar förstås med frågor som rör barn.

→ Framtidssäkra ditt jobb: 6 tips.

Det som är gemensamt för Ronnebys digitala medarbetare är att de frigör tid.

Robotarna och människorna

En robot kan utföra tidskrävande, monotona, återkommande arbetsuppgifter som egentligen inte kräver någon specifik kunskap.

I stället kan medarbetarna arbeta med mer kvalitetshöjande och mer utmanande arbetsuppgifter där deras kompetens verkligen behövs, menar Emma Hessbo, verksamhetsutvecklare inom digitalisering hos Ronneby kommun.

– Jag brinner för att frigöra tid för de personliga mötena. Vi har aldrig haft som mål att tekniken ska ersätta någon, den ska göra att kvaliteten blir bättre. Att vi ska lägga rätt resurser på rätt saker – det tjatar jag enormt mycket om, säger hon.

Emma Hessbo är projektledaren bakom de digitala medarbetarna.

Vi har aldrig haft som mål att tekniken ska ersätta någon, den ska göra att kvaliteten blir bättre.

Emma Hessbo

I förändringsarbetet har hon varit på plats på de olika förvaltningarna och diskuterat vad de lägger tid på för att se vad som kan automatiseras och vilken teknik som kan fungera.

För även om det är mycket teknik bakom är det inte den som ska vara i fokus, det är verksamhetens behov.

– Man måste göra ett grundläggande arbete så att man automatiserar rätt saker. Frågor som har flera svar är till exempel inte så lämpligt, där behöver vi människor, säger hon.

Gladare grupp med nya kollegerna

Emma Hessbo lyfter särskilt fram Ronney, som hon ser som en riktig framgångssaga.

– Socialsekreterarna hade det tufft innan med mycket stress och hög sjukfrånvaro. Deras utveckling har bidragit till att vi nu har tekniken inom flera avdelningar, säger hon.

Socialsekreterare Åsa Karlsson fyller i:

– Arbetsrelaterad sjukfrånvaro har vi i princip inte alls längre, det är en gladare arbetsgrupp. Hos oss har det aldrig varit tal om att minska personalen, det har hela tiden handlat om att frigöra tid så att vi ska få tid till mer kvalitativa arbetsuppgifter, exempelvis stöd till klienter för att bli självförsörjande, och till att utveckla verksamheten, säger hon.