Skrev dagbok på jobbet om corona

Från februari till juli satt de medicinska sekreterarna Maria Sundqvist och Anna Svenberg i coronabunkern och försökte hantera all extra administration. För att få överblick skrev de dagbok.

Varje dag presenteras nya siffror på covid-19. Men få tänker på dem som bringar ordning i alla uppgifter. Maria Sundqvist och Anna Svenberg, medicinska sekreterare på Infektionsmottagningen vid Östra sjukhuset i Göteborg, har jobbat i skarpt läge sedan i februari förra året.

– Allt har gått så fort. Vi har fått uppfinna nya rutiner, skapat nya listor och nya koder för att rapportera på rätt sätt, säger Maria Sundqvist.

Bildade coronateam

På Infektionsmottagningen, som hanterar såväl hiv-patienter som mässlingsutbrott, är smittspårning och snabba ryck vardagsmat. Trots det krävde situationen under våren en helt ny organisation. Tillsammans med några erfarna infektionsläkare blev Maria Sundqvist och Anna Svenberg en del av coronateamet. Deras högkvarter var ett fönsterlöst rum, även kallat coronabunkern. Här satt de åtta till tio timmar om dagen, ofta även på helgerna.

­– Vi märkte knappt om det var dag eller kväll, sol eller regn. Fokus låg på att lösa situationen, säger Anna Svenberg.

– Det hände att vi glömde både frukost och lunch. Ibland smög en kollega in med en termos eller en vetelängd när de inte sett oss på ett tag, berättar Maria Sundqvist.

Började dokumentera

För att dokumentera situationen började de att skriva arbetsdagbok. De väljer några datum som stack ut:  

2020-02-25 Första positiva provsvaret – behovet av administrativt stöd blir ännu mer tydligt.

– Provtagningen hade pågått en dryg månad och plötsligt var det verklighet – smittan var här. Det var det andra rapporterade fallet i landet och vi förstod att vi behövde rutiner för att samordna och sortera alla uppgifter, säger Maria Sundqvist.

Stefan Lövfen blev en dagboksanteckning när han besökte klinikens provtagningstält. ”En positiv effekt var att media uppmärksammade vårt arbete”, säger Maria Sundqvist.

– Sköterskorna tog prover hela dagarna och trots att labb-personalen i princip jobbade dygnet runt tog det tid att få svar. Patienterna satt i karantän i väntan på besked, många var otåliga och oroliga. Vi kunde få frågor som: Kan jag gå på min mammas begravning på fredag?

2020-03-02 Negativa provsvar börjar svaras ut av oss medicinska sekreterare via 1177.se. Man gör ett test för att säkerställa att systemet fungerar som vi önskar, därefter beslut om arbetssätt.

– Antalet provtagningar ökade oerhört snabbt. Lösningen blev att skapa ett standardsvar som kunde kommuniceras via 1177. Vi fick också utforma ett nytt sätt att registrera i journalsystem, säger Maria Sundqvist.

– Varje positivt svar innebar en smittspårning där vi stöttade administrativt, förklarar Anna Svenberg. Det var stor skillnad på om patienten bara umgåtts med sin familj eller varit på ett bröllop med 250 gäster. Alla måste kallas in för tester och varje nytt positivt provsvar ledde till en ny utredning.

2020-03-06 Kommunikationen med virologen via telefon blir ohållbar och man byter till att faxa. Två gånger om dagen tar vi medicinska sekreterare emot fax och går igenom dessa för att sammanställa och rapportera till ansvarig läkare.

­– Eftersom vi inte får mejla personuppgifter inom vården blir det istället många fax. Varje för- och eftermiddag gick vi igenom långa listor med provsvar och personnummer. Det var alltid lika nervöst eftersom vi var de första som fick veta hur många som var smittade, säger Anna Svenberg.

– Riktigt nära kom det när en av våra kollegor på mottagningen testats positivt. Hen satt i karantän, men vi måste snabbt ringa in: Vem jobbade hen med? Vilka patienter hade hen behandlat?

2020-03-07-2020-03-08 Behovet av administrativt stöd ökar. Två sekreterare arbetar både lördag och söndag.

– För att hinna med började vi att jobba övertid. Det var ingen som beordrade oss utan vi insåg själva att det var nödvändigt. Alla jobbade hårt och vi var beroende av varandra, säger Maria Sundqvist.

– Till en början räckte det att en medicinsk sekreterare arbetade kvällar och helger, men snart satt minst två sekreterare i coronabunkern varje dag.

Situationen var ny för alla förra våren och det var bråttom. Maria Sundqvist och Anna Svenberg fick hela tiden nya direktiv om vilka rutiner som skulle gälla och vilken information som snabbt skulle ut till patienterna.

2020-04-20 Utökad rapport avseende antal patienter med andningsstöd på kliniken.

– Statistiken behövde bli ännu tydligare. Två gånger om dagen, även på helgerna, rapporterade vi antal patienter med covid-19 och deras syrgasbehov. Detta låg sedan till grund för planering av vårdplatser och information till myndigheter, berättar Anna Svenberg.

Bunkern tömdes

Idag står coronabunkern tom och Maria Sundqvist och Anna Svenberg har flyttat till ett vanligt kontor. Arbetsbördan är fortfarande hög men nu finns det en beredskap som gör att de känner sig rustade inför en tredje våg av smitta. Sjukhuset har en ny enhet för smittspårning, vaccinationer är på gång och arbetstiden har reglerats.

– Vi var naturligtvis trötta efter våren och det blir fortfarande en del helgjobb, men all tid schemalagd och det blir oftast ingen övertid, säger Maria Sundqvist som är skyddsombud för Vision och tycker att det är extra viktigt att alla har en rimlig arbetsbelastning.

Uppmärksammat arbete

En effekt av pandemin är att de medicinska sekreterarnas arbete har uppmärksammats och Maria Sundqvist och Anna Svenberg upplever att samarbetet mellan professionerna på mottagningen har blivit ännu bättre. 

–Teamkänslan har alltid varit bra, men nu har det blivit tydligt för alla att administrationen måste fungera i en krissituation och att vårt arbete inte kan ersättas av en dator.