Enklare anmäla oro med e-tjänst

I Piteå kommun har man infört en digital e-tjänst för orosanmälningar. Tanken är att det ska underlätta socialsekreterarnas arbete. Till exempel slipper de nu åka till stadshuset för att tömma faxen på kvällar och helger.

Vad har ni sett för effekt av nya e-tjänsten?

– Tidigare fick vi orosanmälningar via fax, e-post och papper. De saknade ofta information och våra handläggare fick lägga tid på att ringa runt efter kompletteringar. Det har vi kommit runt nu genom att uppgiftslämnaren måste fylla i olika fält i e-tjänsten.

Har antalet anmälningar ökat?

– Vi lanserade tjänsten i oktober 2019 och såg initialt en ökning av antal ärenden, men det avtog efter några veckor. Vår analys är att ökningen berodde på den informationskampanj som vi hade i samband med lanseringen. Vi delade ut flyers, pratade med personal på ställen där barn och unga ofta vistas och träffade lärare, rektorer och polis.

Varför införde ni e-tjänsten?

– Vi har ett politiskt beslut på att jobba mer med digitalisering och dessutom ville vi förenkla för medborgarna och öka vår tillgänglighet. Vi ville även få bort faxen. Polisen har alltid faxat in orosanmälningar vilket lett till viss fördröjning i ärendet och påverkat vår tjänstemannaberedskap kvällar och helger eftersom vi behövt åka in till stadshuset och vittjat faxen. Nu är det lättare för vår personal att jobba på distans och vi kan säkerställa att en skyddsbedömning av ärendet genomförs inom 24 timmar.

Kan man garantera sekretess när det gäller personuppgifter?

– Vi har gjort en risk- och konsekvensanalys som bland annat resulterat i att bara ett fåtal handläggare är behöriga att vittja e-tjänsten. I det stora hela innebär e-tjänsten en förbättrad säkerhet än innan, eftersom vi kan säkerställa att ingen obehörig tar del av känslig information.

Vilka lärdomar kan du dela med dig av till andra?

– Gör en noggrann behovsanalys hos era största användare – polis och skola – och internt. Det är viktigt att e-tjänsten inte bara ersätter en fysisk blankett utan att den också underlättar nya effektivare arbetssätt.