Är du välkommen till nya jobbet?

En genomtänkt introduktion på nya jobbet är viktig både för anställda och arbetsgivare. Den som är ny får en snabb och trygg start och chefen får en medarbetare som jobbar effektivt från början. Men Tidningen ­Visions undersökning visar att det ­brister på många håll.

Vision har som tumregel att en nyanställd på jobb som kräver högskoleutbildning ska ha ett års planlagd introduktion vid sin första anställning. Den som har erfarenhet sedan tidigare ska garanteras minst 100 dagar.

Men undersökningen, som drygt 1 000 Visionmedlemmar födda 1985 och senare svarat på, visar att nästan ingen får så lång introduktion. 40 procent svarar att den var kortare än en vecka.

Ingela Thylefors är docent inom arbets- och organisationspsykologi och expert på ledarskapsfrågor i offentlig verksamhet. Hon anser att även en månad generellt är för kort tid för introduktion för nyutexaminerade.

– Många arbetsgivare tror nog att det räcker och det gjorde det säkert för tio år sedan. Men i dag är det för lite när det gäller akademiska yrken.

Ingela Thylefors nämner att akademiska professionsutbildningar har blivit allt mer teoretiska och ger en sämre förberedelse för arbetslivet än tidigare.

– Många känner sig och är valhänta när de börjar på sitt första jobb. Praktiska arbetsuppgifter som man förr fick lära sig att hantera på utbildningen faller i dag på den första arbetsgivaren.

Det som deltagarna i undersökningen saknade mest i sina introduktioner var struktur, tydligare genomgångar av rutiner på arbetsplatsen, en handledare eller mentor samt mer tid för introduktion. Många efterlyste också tydligare arbetsbeskrivningar, alltså vad man ska göra på jobbet.

Just struktur och tydliga rutiner ser Ingela Thylefors som viktigt för att en introduktion ska lyckas. Särskilt på jobb med hög arbetsbelastning.

– Det är sällan så att ”gamlingarna” inte vill hjälpa till att lotsa in en ny arbetskamrat men ibland hinner de inte. Då är det extra viktigt med rutiner, strukturer och skriftliga checklistor.

Det finns också en risk att nyanställda börjar jobba ineffektivt eller med direkt olämpliga metoder om de inte får en bra introduktion.

– För en nyanställd är det inte så svårt att ta emot välmenande kritik. Men att ifrågasätta någons arbete efter en längre tid, när omgivningen kanske har börjar irritera sig, kan upplevas som kränkande, säger Ingela Thylefors.

Det är inte alltid det går som man tänkt sig på nya jobbet. Det fick Rabia Yilmaz erfara när hon började administrativ assistent på Hässelby-Vällingby stadsdelsförvaltning i Stockholm. Chefen som anställde henne hade hunnit sluta när hon började och kollegan som fick introduktionen i knät hade inte en aning vem Rabia Yilmaz var.

– Hon hade redan en hög arbetsbelastning. Jag kände att hon var irriterad när jag ställde frågor men det var ju inte hennes fel. Det kändes som på dagis och att hon var min förskolelärare.

Rabia Yilmaz företrädare hade gått i pension och i hennes bokhylla stod ett tiotal pärmar. Närmaste chefen uppmanade henne att titta i dem och själv analysera hur hon skulle lägga upp jobbet.

– Trots att det fanns en person som hade haft samma jobb tidigare fick jag börja om från början.

Rabia Yilmaz hade inte heller fått behörighet att jobba i alla dataprogram hon behövde. Det fick hon ordna själv.

– De första tre veckorna fick jag mingla runt för att ta reda på saker själv. Jag lärde ju känna en massa människor men allt var väldigt otydligt, jag visste inte vad jag skulle göra.

Rabia Yilmaz tog sig igenom den första tiden och lärde sig till slut sitt nya jobb. I dag trivs hon bra och är mycket nöjd med sin chef.

– Introduktionen är jätteviktig och nu har jag själv hand om den för nya på min arbetsplats.

Elisabeth Carle, personaldirektör i Nacka, har lång erfarenhet av att arbeta med personalfrågor i kommunen. Hon säger att synen på introduktion har förändrats de senaste åren.

– Den har förändrats radikalt och har blivit en högt prioriterad fråga. Vi vill vara en attraktiv arbetsgivare med en proffsig introduktion för våra nya medarbetare så att de får en bra start. Vårt behov av att utveckla introduktionen beror även på att personalomsättningen successivt har ökat de senaste åren. Vi rekryterar fler nyutexaminerade medarbetare till vissa yrken och då är det extra viktigt med en väl genomtänkt introduktion. 

Nacka kommun har lagt till tre frågor i medarbetarundersökningen där nyanställda får svara på hur de upplevde sin introduktion till arbetet, arbetsgruppen och till kommunens styrmodell.

– Då kan vi direkt fånga upp hur introduktionen fungerar. Vi ser precis vilka enheter som är bra och vilka som är mindre bra och hur det påverkar förutsättningarna för hälsa och nöjdhet hos de nya medarbetarna, säger Elisabeth Carle.

Nacka förenklar och automatiserar också administrationen kring nyanställningarna så att allt finns på plats när den nya medarbetaren börjar. Det handlar om allt från beställningar av passerkort, datorer, mobiltelefoner och behörigheter till datasystem.

Varför är det så viktigt med en bra introduktion?

– Vi har ju rekryterat de medarbetare vi tror på, då vill vi att de verkligen ska få bra förutsättningar att göra ett bra jobb. Vi vill också att de ska känna sig trygga och inte drabbas av stress och ohälsa.

Vad är det svåraste?

– Att få hela organisationen att inse att introduktion är en viktig strategisk fråga som tar tid. För vissa yrken talar vi om introduktionsåret eller åtminstone sex månader, säger Elisabeth Carle.